Нужна помощь в распределение обязанностей в отделе

Правильно я поняла, функционал у них одинаковый - подбор?
то есть речь о том, как распределить нагрузку, кого на какой "участок" посадить?

Обязательно чтобы соискатели приходили все в одно и то же время? есть ли еще одно помещение для собеседований? В каждом отделе примерно одинаковое количество вакансий? почему нельзя предусмотреть хотя бы условную взаимозаменяемость менеджеров? если менеджер по офису уйдет в отпуск, остальные должны быть в курсе как выполнять его обязанности.
Вы можете условно закрепить одного за одним подразделением, другого за другим, третьего за третьим, но по факту они все равно будут помогать друг другу если в пекарне вакансий нет, а на заводе много.

все верно вы поняли.
Да, т.к. размещаемся в газетах и так указываем время собеседования(макет один,где перечисляются все вакансии). помещение только одно.все взаимозаменяемы.нет возможности что бы каждый менеджер общался с грузчиками,упаковщиками и тд(массовка) за одним прикрепленным отделом.

Лянеж, а Вы рассматривали возможность поменять медиаплан чтобы соискатели приходили разными по времени группами? или это очень дорого?
Как технически проходит у вас подбор: несколько раз в день приходит несколько групп, менеджеры между собой договариваются чья очередь собеседовать или как-то иначе? и как Ваш руководитель видит себе выход из ситуации?

нет,руководство против.
и руководство хочет от нас слышать предложения по распределением вакансиям.мы предлагали разделить по категориям масс и спец-ты,но она так не хочет

Наверно встал вопрос контроля отдела подбора и руководитель хочет четко понимать кто за какой отдел отвечает и к кому в случае чего претензии. Хотя ее позиция не совсем понятна, КАК ИМЕННО она хочет это реализовать. Может она хочет чтобы приходила одна группа, и три менеджера ее сразу делили на 3 части.
Может ей просто нужна какая-то прозрачность, чтобы оценить работу отдела, попробуйте показывать ей электронную базу где написано каким кандидатом из какого отдела занимался какой эйчар и результат-принят/не принят.

Лянеж, приветствую!

В рекламе вакансий нужно внести изменение: "Собеседование по предварительной записи".

Работу с кандидатами нужно организовать следующим образом:
1) При записи, по телефону проводите предварительный отбор. Нужно разработать соответствующие скрипты по специальностям в соответствии с требованиями, предоставляемыми начальниками отделов.
3) Группируете кандидатов по времени и специальностям прошедших предварительный отбор.
4) Назначаете время собеседования.
5) Анкеты прошедших собеседование, передаете начальникам отделов они выбирают конкретных кандидатов.
6) Приглашаете выбранных кандидатов на работу или на дополнительное собеседование (возможно с участием начальника отдела).

Всем этим собственно как раз может заняться третий менеджер.
А первые два должны быть полностью взаимозаменяемы.

спасибо,но речь о массовке

Лянеж, если массовка, то предварительная фильтрация по телефону производится с минимальными затратами.
В голове держать ничего не нужно.
В конце дня, по заявкам от начальников отделов, составляется список текущих вакансий с указанием всех требований.
На следующий день менеджерам выдаются эти списки и они фильтруют входящую массовку в соответствии с этими заявками.

Несколько участков, склады в разных местах, производства.
Лянеж, непонятно в чём сложность вашей ситуации?
Опишите более подробно именно сложности.

При правильной организации, можно вообще обойтись одним менеджером, если конечно у вас не сотни кандидатов в день.

"В рекламе вакансий нужно внести изменение: "Собеседование по предварительной записи"."
Согласна! это решило бы проблему делить кандидатов между менеджерами. Если одно помещение, это единственный выход который напрашивается.

У нас было проще: у каждого менеджера свой участок (склад, розница). Если приходил кандидат на вакансию, которая есть и там и там, то с ним беседовал любой (кто свободен), сразу выяснял предпочтения в графике и з/п, и если не подходил, например, на склад, то передавал его другому менеджеру на розницу.Плюс, оценивался приоритет - если на складе завал,, то сначала туда набирали, и наоборот...

от нас хотят тоже самое,но у нас несколько участков (2 склада в разных местах,2 производства) но нам про все на все дают всего лишь три менеджера.Ну опять же не могут 2 менеджера держать в голове столько информации по вакансиям потому что,элементарно на производствах грузчики разные как и зп...

В голове можно и не держать - можно памятку сделать типа: Подразделение/вакансия/кол-во/график/зп/приоритет так сразу видно кого и куда срочно надо. У нас на 800 человек всего 2 менеджера было, причем подбор - только часть работы

у нас заявки меняются через день на персонал всего 3 менеджера на 3000 т.человек.в этом и беда что объем большой.помимо подбора есть и другие обязанности.

Ну как вариант - по дням (часам) Сначала одна всех собеседует, на следующий день - вторая, и т.д., А остальные в это время другим делами занимаются. У вас в среднем какое кол-во кандидатов за день проходит?

в среднем человек 20. но.проблема в том,хотят так же что бы менеджер был прикреплен к одному заказчику,а если они будут чередоваться,то получается они оба будут взаимодействовать с заказчиком.

А в чем взаимодействие заключается? Если просто получить список вакансий и отчитаться - то можно официально закрепить за одним менеджером, а между собой разобраться с кандидатами.