19 апр, 11:07

Совещание: управленческий инструмент или «пожиратель» рабочего времени?

Как говорится в одном известном выражении, «для вас это то, что вы думаете о нем». Как и почему совещания становятся «пожирателями» времени, понятно всем. Первая причина — это несоблюдение организационных правил (регламент, четкая повестка, контроль времени). Вторая — поведение самих участников (участники погружаются в непродуктивные обсуждения, пытаются найти виновных, а не решить проблему и т.д.). Третья — поведение того, кто ведет совещание (отсутствие понимания четкой цели совещания, слабые управленческие навыки и т.д.). Вот почему многие работники, которым по должности приходится принимать участие в совещаниях, через какое-то время начинают скептически относиться к идее о том, что такие мероприятия могут быть эффективными.

А вот как реально превратить совещание в инструмент управления? Очень просто и очень сложно одновременно. Сложно только принять решение четко следовать условиям эффективного совещания и следовать им.

А вот простыми являются сами условия.

Первый пункт — время совещания.
Есть два варианта:
1. Следование четко заданному времени. Например, если было установлено, что совещание не превысит 1 часа, то ставится будильник, и через час совещание прекращается, независимо от его этапа.
2. На совещании решается только определенное количество вопросов (оптимально 1, но не более 3), время не фиксируется. Выбрать оптимальный вариант можно только путем практики, так как это зависит от специфики обсуждаемых вопросов и самих участников.

Второй пункт — ответственный за совещание выполняет роль ведущего (задающего вопрос, ставящего проблему) и контролера. Необходимо следить за очередностью высказываний и соблюдением регламента выступления участников.

Третий пункт — порядок обсуждения. Он зависит от цели совещания. Целей можно выделять очень много, но по-хорошему существует всего два вида совещаний: информационные и поисковые.
Как строится информационное совещание? Информационное совещание имеет своей целью доведение до участников определенной единой информации по ситуации. Это может быть доклад одного или нескольких участников. Доклады должны быть короткими и по существу.
Поисковое совещание также всегда содержит и определенную информационную часть, но более короткую, так как целью является поиск решения, а не получение информации. Докладчик озвучивает проблемы коротко и по пунктам, начиная с самой серьезной. При этом он должен сам предложить (заранее подготовив) свои предложения по разрешению этих проблем (опять же по пунктам, начиная с лучшего решения, по его мнению). После доклада участники могут задать вопросы, если они требуются для разъяснения ситуации (тут самое главное не уйти в обсуждение «кто виноват» или «перевода стрелок»), и затем, если нужно, коротко высказаться по предложенным решениям. Самым сложным является грамотное окончание такого совещания, так как в его конце должно быть принято решение. Если участники в процессе высказывания или голосования не могут прийти к решению, руководителю необходимо принять решение самому и озвучить его участникам. Главное понимать, что проведение эффективных совещаний — это искусство, которое надо осваивать. И его точно можно освоить! Было бы желание.

Валентина Митрофанова, заместитель председателя и руководитель рабочей группы по профессиональным стандартам Совета по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального Совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, учредитель и директор «IPK Group», эксперт по вопросам трудового законодательства и реализации управленческих решений.

1 6
3 383
9 комментариев
20 апр, 18:21
New
Эффективность совещания - есть величина обратнопропорциональная его длительности и количеству участников...
"О, ещё бы одно заседание,
По искоренению всех заседаний!"
В.Маяковский (с)

Зачем заседать и просиживать дорогие костюмы, работать надо!
О просиженных дорогих костюмах.
Предприятия бывают разные. Как говорится предприятие предприятию рознь. Есть такие предприятия, где все сотрудники целыми днями носятся взмыленные, а есть такие, где практически и заняться то нечем, так, только видимость работы.
В качестве примера, представьте себе небольшую прозябающую, как правило только что созданную конторку, как правило созданную специально под какой то проект, где руководитель нанял сотрудников, закинул удочки и ждет положительного решения от банкиров, касательно кредитования, либо милости от поставщиков. Понятно, что такому руководителю нечем занять своих сотрудников, и он делает рассеянный вид, типа не замечает, что весь коллектив бездельничает, а коллектив же в свою очередь изо всех сил пытается изображать рабочую обстановку, ну а как же, а то он им в конце месяца еще и зарплату откажется платить, типа , а за что вам платить то, что вы делали, неприличные ролики в интернете смотрели, и вам еще за это деньги платить? Они же этого не хотят, вот и изображают рабочий процесс.
Совещание для такого предприятия, просто не что иное как спасательный круг, вот и бросает руководитель его своим подчиненным, понимая, что долго изображать рабочую обстановку они не смогут, дохнуть начнут со скуки, и подчиненные этот самый спасательный круг с удовольствием ловят.
Совещание как правило начинается со слов, типа, Знаете что, дорогие мои работники, вот смотрю я на вас, как вы работаете, и меня это не устраивает, так дальше дело не пойдет, и начинается выплеск претензий персонально каждому сотруднику, те в свою очередь ловко парируют, и отмазки вроде бы принимаются. Длиться такое совещание может аж до конца рабочего дня, особенно если говорить не спеша, с расстановочкой, тшательно подбирая каждое слово, главное закончить совещание на оптимистичной ноте, чтобы на следующее утро работникам на работу опять выйти захотелось.
Другое дело, что на каждом предприятии, пусть даже и на таком, бывают люди, которые действительно заняты работой, такие люди как секретарь, бухгалтер, менеджер на телефоне, и этим людям ежедневные совещания такого рода, плавно переходящие в чаепитие заканчивающиеся обедом несколько в тягость.
Согласна, что всё зависит от предприятия, его целей и руководителя. Мне пришлось работать в разных конторах и, естественно, везде по-разному. Мне больше всего симпатизирут, когда совещание проводится исключительно в целях состыковки действий разных подразделений, которые затечены на одном деле. Всё остальное, это пустая трата времени и слов. Сейчас я уже понимаю, что многие совещания, которые были на моём рабочем векУ, всё сплошная болтовня на пустом месте, просто жалко времени и сил, которые были потрачены на организацию и подготовку таких совещаний :)
26 апр, 10:38
New
Есть одно правило, которое заменяет все остальные: проводите совещание стоя ;)
26 апр, 13:02
New
Читать статью невозможно из-за грамматических ошибок (ставится, говорится пишется без мягкого знака)
См. tsya.ru/
26 апр, 14:23
New
Откройте словарь. Все зависит от падежа .И написано все правильно.
26 апр, 13:33
New
Советую пользоваться услугами корректора перед публикацией статей. Информация интересная, но очень отвлекают ошибки.
26 апр, 15:19
New
Статья средненькая - на 3-4 балла, главная проблема в руководстве ( у него ума не хватает) , одного умника поставили порулить реактором и не смотря на то , что другие сотрудники говорили "не надо " ,он его все равно взорвал. Получили Чернобыль . И хотя никакой катастрофы не было - человек жал на газ , хотя ехал в бетонную стену. И руководители закричали КАТАСТРОФА , хотя видели только результат. Да и отвечать за свою дурь очень не хочется.
Отменить Войти и отправить