Совещание: управленческий инструмент или «пожиратель» рабочего времени?
Как говорится в одном известном выражении, «для вас это то, что вы думаете о нем». Как и почему совещания становятся «пожирателями» времени, понятно всем. Первая причина — это несоблюдение организационных правил (регламент, четкая повестка, контроль времени). Вторая — поведение самих участников (участники погружаются в непродуктивные обсуждения, пытаются найти виновных, а не решить проблему и т.д.). Третья — поведение того, кто ведет совещание (отсутствие понимания четкой цели совещания, слабые управленческие навыки и т.д.). Вот почему многие работники, которым по должности приходится принимать участие в совещаниях, через какое-то время начинают скептически относиться к идее о том, что такие мероприятия могут быть эффективными.
А вот как реально превратить совещание в инструмент управления? Очень просто и очень сложно одновременно. Сложно только принять решение четко следовать условиям эффективного совещания и следовать им.
А вот простыми являются сами условия.
Первый пункт — время совещания.
Есть два варианта:
1. Следование четко заданному времени. Например, если было установлено, что совещание не превысит 1 часа, то ставится будильник, и через час совещание прекращается, независимо от его этапа.
2. На совещании решается только определенное количество вопросов (оптимально 1, но не более 3), время не фиксируется. Выбрать оптимальный вариант можно только путем практики, так как это зависит от специфики обсуждаемых вопросов и самих участников.
Второй пункт — ответственный за совещание выполняет роль ведущего (задающего вопрос, ставящего проблему) и контролера. Необходимо следить за очередностью высказываний и соблюдением регламента выступления участников.
Третий пункт — порядок обсуждения. Он зависит от цели совещания. Целей можно выделять очень много, но по-хорошему существует всего два вида совещаний: информационные и поисковые.
Как строится информационное совещание? Информационное совещание имеет своей целью доведение до участников определенной единой информации по ситуации. Это может быть доклад одного или нескольких участников. Доклады должны быть короткими и по существу.
Поисковое совещание также всегда содержит и определенную информационную часть, но более короткую, так как целью является поиск решения, а не получение информации. Докладчик озвучивает проблемы коротко и по пунктам, начиная с самой серьезной. При этом он должен сам предложить (заранее подготовив) свои предложения по разрешению этих проблем (опять же по пунктам, начиная с лучшего решения, по его мнению). После доклада участники могут задать вопросы, если они требуются для разъяснения ситуации (тут самое главное не уйти в обсуждение «кто виноват» или «перевода стрелок»), и затем, если нужно, коротко высказаться по предложенным решениям. Самым сложным является грамотное окончание такого совещания, так как в его конце должно быть принято решение. Если участники в процессе высказывания или голосования не могут прийти к решению, руководителю необходимо принять решение самому и озвучить его участникам. Главное понимать, что проведение эффективных совещаний — это искусство, которое надо осваивать. И его точно можно освоить! Было бы желание.
Валентина Митрофанова, заместитель председателя и руководитель рабочей группы по профессиональным стандартам Совета по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального Совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, учредитель и директор «IPK Group», эксперт по вопросам трудового законодательства и реализации управленческих решений.
По искоренению всех заседаний!"
В.Маяковский (с)
Зачем заседать и просиживать дорогие костюмы, работать надо!
Предприятия бывают разные. Как говорится предприятие предприятию рознь. Есть такие предприятия, где все сотрудники целыми днями носятся взмыленные, а есть такие, где практически и заняться то нечем, так, только видимость работы.
В качестве примера, представьте себе небольшую прозябающую, как правило только что созданную конторку, как правило созданную специально под какой то проект, где руководитель нанял сотрудников, закинул удочки и ждет положительного решения от банкиров, касательно кредитования, либо милости от поставщиков. Понятно, что такому руководителю нечем занять своих сотрудников, и он делает рассеянный вид, типа не замечает, что весь коллектив бездельничает, а коллектив же в свою очередь изо всех сил пытается изображать рабочую обстановку, ну а как же, а то он им в конце месяца еще и зарплату откажется платить, типа , а за что вам платить то, что вы делали, неприличные ролики в интернете смотрели, и вам еще за это деньги платить? Они же этого не хотят, вот и изображают рабочий процесс.
Совещание для такого предприятия, просто не что иное как спасательный круг, вот и бросает руководитель его своим подчиненным, понимая, что долго изображать рабочую обстановку они не смогут, дохнуть начнут со скуки, и подчиненные этот самый спасательный круг с удовольствием ловят.
Совещание как правило начинается со слов, типа, Знаете что, дорогие мои работники, вот смотрю я на вас, как вы работаете, и меня это не устраивает, так дальше дело не пойдет, и начинается выплеск претензий персонально каждому сотруднику, те в свою очередь ловко парируют, и отмазки вроде бы принимаются. Длиться такое совещание может аж до конца рабочего дня, особенно если говорить не спеша, с расстановочкой, тшательно подбирая каждое слово, главное закончить совещание на оптимистичной ноте, чтобы на следующее утро работникам на работу опять выйти захотелось.
Другое дело, что на каждом предприятии, пусть даже и на таком, бывают люди, которые действительно заняты работой, такие люди как секретарь, бухгалтер, менеджер на телефоне, и этим людям ежедневные совещания такого рода, плавно переходящие в чаепитие заканчивающиеся обедом несколько в тягость.