Как говорится в одном известном выражении, «для вас это то, что вы думаете о нем». Как и почему совещания становятся «пожирателями» времени, понятно всем. Первая причина — это несоблюдение организационных правил (регламент, четкая повестка, контроль времени). Вторая — поведение самих участников (участники погружаются в непродуктивные обсуждения, пытаются найти виновных, а не решить проблему и т.д.). Третья — поведение того, кто ведет совещание (отсутствие понимания четкой цели совещания, слабые управленческие навыки и т.д.). Вот почему многие работники, которым по должности приходится принимать участие в совещаниях, через какое-то время начинают скептически относиться к идее о том, что такие мероприятия могут быть эффективными.
А вот как реально превратить совещание в инструмент управления? Очень просто и очень сложно одновременно. Сложно только принять решение четко следовать условиям эффективного совещания и следовать им.
А вот простыми являются сами условия.
Первый пункт — время совещания.
Есть два варианта:
1. Следование четко заданному времени. Например, если было установлено, что совещание не превысит 1 часа, то ставится будильник, и через час совещание прекращается, независимо от его этапа.
2. На совещании решается только определенное количество вопросов (оптимально 1, но не более 3), время не фиксируется. Выбрать оптимальный вариант можно только путем практики, так как это зависит от специфики обсуждаемых вопросов и самих участников.
Второй пункт — ответственный за совещание выполняет роль ведущего (задающего вопрос, ставящего проблему) и контролера. Необходимо следить за очередностью высказываний и соблюдением регламента выступления участников.
Третий пункт — порядок обсуждения. Он зависит от цели совещания. Целей можно выделять очень много, но по-хорошему существует всего два вида совещаний: информационные и поисковые.
Как строится информационное совещание? Информационное совещание имеет своей целью доведение до участников определенной единой информации по ситуации. Это может быть доклад одного или нескольких участников. Доклады должны быть короткими и по существу.
Поисковое совещание также всегда содержит и определенную информационную часть, но более короткую, так как целью является поиск решения, а не получение информации. Докладчик озвучивает проблемы коротко и по пунктам, начиная с самой серьезной. При этом он должен сам предложить (заранее подготовив) свои предложения по разрешению этих проблем (опять же по пунктам, начиная с лучшего решения, по его мнению). После доклада участники могут задать вопросы, если они требуются для разъяснения ситуации (тут самое главное не уйти в обсуждение «кто виноват» или «перевода стрелок»), и затем, если нужно, коротко высказаться по предложенным решениям. Самым сложным является грамотное окончание такого совещания, так как в его конце должно быть принято решение. Если участники в процессе высказывания или голосования не могут прийти к решению, руководителю необходимо принять решение самому и озвучить его участникам. Главное понимать, что проведение эффективных совещаний — это искусство, которое надо осваивать. И его точно можно освоить! Было бы желание.
Валентина Митрофанова, заместитель председателя и руководитель рабочей группы по профессиональным стандартам Совета по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального Совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, учредитель и директор «IPK Group», эксперт по вопросам трудового законодательства и реализации управленческих решений.