Отпуск глазами работодателя

То, что у работников есть безусловное право на ежегодный отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней, знают все. Но что значит эта обязанность о предоставлении отпуска работникам для работодателя?

Для начала поговорим о том, что работодатель обязан обеспечить по закону:

1. Не позднее, чем за две недели до начала года утвердить график отпусков с учетом мнения первичной профсоюзной организации (ст.123 Трудового кодекса).

2. Уведомить работника о начале отпуска не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска (ст. 123 Трудового кодекса).

3. Оплатить работнику отпускные не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

4. Предоставить отпуск льготным категориям в любое удобное для них время (ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Если говорить о кадровых документах, то когда работник уходит в отпуск, для кадровой службы работодателя появляется необходимость оформления большого количества документов, а именно:

· приказ на отпуск,

· записка-расчет на отпуск,

· выплата (перечисление) отпускных,

· внесение сведений об отпуске в личную карточку работника Т-2 (раздел 8),

· внесение сведений в график отпусков (если используется унифицированная форма Т-7 или типовая форма организации имеет соответствующие графы).

Под оформление всей процедуры и оплату работнику отпускных в организации завязаны: сотрудники кадровой службы, руководитель, уполномоченный подписывать документы об отпуске, работники бухгалтерии, табельщик и иные должностные лица в компании. То есть только на оформление необходимых кадровых документов уходит достаточно большое время должностных лиц внутри компании. После приема на работу именно предоставление отпуска является самым трудоемким кадровым процессом.

При проведении нормирования труда в организациях на процедуру оформления ежегодного отпуска должностных лиц уходит около 1,5 часов суммарного времени.

При этом, если в отпуск уходит работник, чей функционал должен быть обязательно выполняться и во время его отсутствия, работодателю необходимо принять решение о том, кто это будет делать, оформить документы и установить доплату этому подменному работнику.

Оформить период выполнения обязанностей за отсутствующего работника можно как в порядке совмещения, так и в порядке исполнения обязанностей отсутствующего работника, а также в порядке увеличения объема работы или расширения зоны обслуживания (ст. 60.2. Трудового кодекса РФ). При этом с подменным работником обязательно должно быть подписано письменное соглашение и установлена доплата, исходя из требований ст. 151 Трудового кодекса РФ.

Поэтому длительное отсутствие какого-то ключевого работника для работодателя всегда чревато определенными проблемами, связанными с тем, чтобы понять, кто может за этого работника сделать работу, договориться с ним о том, что тот согласен взять на себя дополнительный объем работы, установить ему доплату. И не удивительно, что многие работодатели, понимая эту проблему, стараются договариваться с работниками о том, чтобы работник брал отпуск частями, а не сразу 28 календарных дней. (А ведь у многих категорий работников, отпуск не 28 календарных дней, а иногда значительно больше, например, у работающих в условиях Крайнего севера к основному ежегодному отпуску в 28 календарных дней прибавляется еще 24 календарных дня дополнительного ежегодного отпуска. Также есть категории работников с удлиненными основными отпусками и т.д.).

Многим работодателям кажется, что вообще удобнее работников отправлять в отпуск на 1-2 дня. Таким образом, отсутствие работника вообще сильно не скажется на нормальной работе организации. Но у такого решения есть большое количество недостатков, которые надо учитывать.

Недостаток №1.

Увеличение кадрового документооборота. Одно дело, если документы на отпуск работнику надо оформить один раз в год, и совсем другое, если 5-6 раз. А ведь весь объем кадровых документов надо будет оформлять на каждый отпуск, даже на 1-2 дня.

Недостаток №2.

Если работодатель не самостоятельно регулирует периоды, когда работники отправляются в отпуск, а работники ходят в отпуск по своему заявлению, часто это сопровождается тем, что нарушаются сроки оплаты отпускных. А по законодательству, если работодатель не выплатил работнику вовремя причитающиеся суммы, то он обязан заплатить работнику денежную компенсацию за такую задержку из расчета 1\300 ставки рефинансирования за каждый день задержки. Причем выплата данной компенсации является обязательной даже независимо от того, что, возможно, задержка выплаты отпускных произошла по вине работника, например, в связи с тем, что работник поздно принес заявление (ст. 236 Трудового кодекса РФ).

Как правило, работодатели не выплачивают эту компенсацию, тем самым усложняя и отягчая нарушение по оплате.

Недостаток №3.

Предоставление отпуска небольшими частями приводит часто к тому, что у работников отпуск не используется, а накапливается. Частично это происходит из-за того, что работники не используют полную продолжительность отпуска, частично оттого, что фактически работникам отпуск дается не в календарных днях (включая выходные), а в рабочих днях (без включения в период отпуска выходных дней).

При этом, работодатель нарушает еще и график отпусков, который он утвердил, что является нарушением трудового законодательства (ст. 123 Трудового кодекса РФ). И при проведении инспекционных проверок должностные лица компании, а часто и сам руководитель юридического лица привлекаются к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административном правонарушении.

Поэтому работодателю всегда необходимо взвешивать все преимущества и недостатки того или иного решения по вопросу предоставления очередного ежегодного отпуска работникам.