10 мая 2014, 00:26

Как повысить свою эффективность и эффективность труда сотрудников. Простой способ №1

Одной из основных фобий современного человека является отключение или временное выпадение из информационной среды. Думаю, многие переживали чувство дискомфорта, если забывали дома телефон, или интернет был отключен, или нет WiFi в гостинице и др.

Чем занимается современный человек трудоспособного возраста в свободное от работы время? Читает электронную почту, читает сообщения в социальных сетях, просматривает новости в интернете, просматривает фото и т.д. Причем по результатам наблюдения за офисными работниками они этим же самым занимаются не только в свободное от работы время, но и в рабочее время. И на уходит уйма полезного времени, которое могло бы быть потрачено на более значимые дела. Причем такое «заболевание» наблюдается не только у тех, кто реально ждет какого-то важного сообщения, например, от клиента по электронной почте, но также и у тех сотрудников, которые не получают по почте важных сообщений. Дополнительно работодатели создают внутренние информационные порталы, которые также часть времени съедают у работников, причем официально.

Основной бум социальных сетей по оценкам аналитиков прошел, но если проанализировать реальную ситуацию, то можно сказать, что просто этот бум немного видоизменился. Теперь он приобрел, казалось бы, более прагматичный характер, работники не просто переписываются в социальных сетях с бывшими одноклассниками, а участвуют в социальных опросах, читают новости, общаются на форумах, читают посты на профессиональные темы и не очень. И каждый, думаю готов предоставить достаточно аргументов, чтобы объяснить как ему это профессионального необходимо. И спорить с этим не надо. Надо спросить, просто «за чей счет банкет»? Если это делается в свободное от работы время, то это проблемы самого человека, откуда он берет для этого временной ресурс: из общения со своими близкими, из своего времени отдыха, из пустого времени в дороге. Но, если это происходит в рабочее время, то понимайте, что такое саморазвитие и общение работнику оплачиваете вы как работодатель.

Казалось бы, в чем большая проблема, если работник одну минуту времени потратит на просмотр новых сообщений по электронной почте?

Большая. Проверка электронной почты стала фобией современного человека. Он постоянно в ожидании какого-то сообщения по почте, почта просматривается каждые 10 минут, при этом в голове постоянно сидит идея о проверке почты. Может ли при такой умственной загруженности работник выполнять то, что ему необходимо выполнять для своих прямых должностных обязанностей? Работники постоянно отвлекаются на почту. Бросают незавершенные дела, начинают отвечать на письма, которые не являются первостепенной важности, потом опять возвращаются к делу, опять его бросают для проверки почты и т.д. таким образом, эффективность работы и трудозатраты резко возрастают.

Даже для собственного повышения эффективности, известные консультанты дают один и тот же совет:

«Проверять почту и отвечать на нее, только в четко установленное время».

То есть для повышения эффективности своего труда и повышения его результативности необходимо правильно организовать процесс проверки почты и ответов на сообщения.

Естественно, эти советы не касаются тех, для кого отвечать на электронную почту и есть суть его работы.

Для повышения собственной эффективности работы рекомендую попробовать применить несколько простых вариантов:

Вариант №1. Установить четко время скачивания и просмотра почты. И четко время на ответы на сообщения.

Например, почта скачивается с утра в промежутке с 09.00 до 09.15 и отвечается на 1-2 очень срочных письма. Остальные письма ранжируются по срочности ответа. Если 15 минут установленного времени вышло, надо прекратить решение этой задачи до следующего временного промежутка.

Следующий временной промежуток лучше выбирать на время делового спада – на предобеденное или послеобеденное время с 12.00 до 15.00, но оставив для этого не более 30 минут. Здесь уже можно ответить на некоторые письма из разряда срочных, важных.

Если срочных важных писем нет, не надо все 30 минут убивать на электронную почту, найдите дело, которое в приоритете стоит выше, чем ответ на пустые письма.

И третий временной промежуток, это конец рабочего дня. например, за полчаса до его окончания. Но главное, не посвящать этому все 30 минут до конца рабочего дня, так как последние 10 минут рабочего дня Вам еще понадобятся для подведения итогов и написанию планов на завтра.

Проводила такой эксперимент сама и поняла, что даже клиентов можно приучить к такому своему распорядку. Например, мои клиенты понимают, что мне лучше звонить и писать по окончании рабочего дня, так как тогда их письма будут просматриваться первыми и они быстро будут получать ответ (один клиент признался, что раскусил мою тактику, ответа на электронные письма).

Вариант №2. Установить правило: «закончил дело – молодец, можешь скачать почту».

Очень жесткое правило, предупреждаю сразу. Искушение скачать электронную почту или зайти в социальные сети для «важного» дела будет практически непреодолимым. И тут очень важно себе признаться в том, что мы готовы делать все, что угодно, лишь бы не делать дело.

Но, тот, кто сможет перебороть в себе этого великого «отмазывателя от реально важных дел», добьется очень много.

Если есть какое-то дело, которое вы давно и никак не можете сделать, можно установить себе ограничение, что вы в принципе не скачаете почту пока не закончите это дело. Поверьте дело будет сделано и быстрее чем вы раньше думали. О том, как мы умеем раздувать значимость и сложность дела – поговорим в следующий раз. Но ничто так не ускоряет сроки выполнения дела как жесточайший дедлайн или жесточайшее наказание.

При использовании этого варианта почта будет скачиваться в день столько раз, сколько дел вы себе определите на этот день. Главное, опять же не мухлевать и не брать маленьких дел по 10 минут, чтобы через каждые 10 минут скачивать почту. Дело должно занимать не меньше 1 часа.

Этот способ хорош, тем, что он объединяет в себе навыки к переключению. Ничто так не переключает мозг от дела как электронные письма по разным вопросам. Поэтому, если одно крупное дело вы закончили. Скачайте почту – отвлекитесь, но не увлекайтесь. Для ответов на электронную почту не должно выделяться времени больше чем 15 минут. Если честно, то для переключения с одного дела на другое достаточно 10 минут, так что 15 минут – уже берется с запасом. Главное не растянуть эти 15 минут еще на 30, дабы не приступать к следующему важному делу №2 на сегодня.

Вариант №3. Поручить прочитывание почты кому-то другому. Ну это если у вас есть помощник и ваше время для вас очень-очень ценно.

Тогда помощник сможет отсеять все ненужное, спам, расставить приоритеты по ответам на почту. На какие-то письма ответит сам. А дальше важно структурировать работу такого помощника: он должен отправлять вам не более 1 письма на которое вам надо ответить. Естественно письмо должно быть из разряда «самое важное и срочное на сегодня». И только после того как помощник увидит, что вы ответили на это письмо отправить вам письмо с приоритетом №2.

Этот вариант требует от человека очень много:

Высокой оценки своего личного времени. Если кто знает, сколько стоит минута его рабочего времени, то должен понимать, что глупо ее тратить на удаление спама. Высокого профессионального уровня помощника, который достаточно в тем, чтобы расставлять приоритеты. В данном случае если есть, кто-то кто может путем наставничества неделю обучать такого помощника, это будет оптимально. В противном случае все решит жесткий регламент с прописанием, что есть для вас «срочно», то есть «важно». Сложно ли это сделать? Непросто. Но результат окупит себя сторицей.

А вот что делать, если вы такой молодец уже живете по этим принципам, а вот как живут ваши сотрудники вы либо не знаете, либо знаете, но никак не влияете на это. Это значит, что сами вы движетесь по пути повышения личной эффективности и результативности работы, но двигаетесь туда один. Сотрудники остаются далеко позади.

А как же вы тогда требуете от них достижения поставленных задач и высокой результативности в работе?

Как организовать вопрос прочитывания электронной почты сотрудниками:

Методом объяснения, лекций – самый неэффективный способ. Методом обучения, временных экспериментов с оценкой достижений за время эксперимента – самый лучший способ на замотивированных сотрудников. Методом регламентации работы – путем введения инструкций, регламентов, техническими ограничениями по скачиванию почты и выход в социальные сети в нерегламентированное время – самый простой по трудозатратности и действенный метод.

И под конец:

«Электронная почта и социальные сети способны поглотить любое количество вашего времени, в том числе и все рабочее.

Главное задать себе вопрос: а продвинет ли Вас это к вашим целям?

А сделает ли Вас это более успешным?

А реально ли это то, что ждет от Вас ваш работодатель и за что он вам платит деньги?

И уже от ответа на эти вопросы, выбирайте, что Вам делать: скачать почту или позвонить клиенту или партнеру и доделать то, что вы давно никак не можете доделать?»


10 5
12 584
42 комментария
Если в компании последовательно решаются вопросы ИБ и вкладываются деньги в развитие ИТ-инфраструктуры, то такие проблемы в принципе не возникают.
1. Внутренняя сеть организации должна быть изолирована от Интернет, CD/ВМВ/...-ROM и USB-портов на рабочих машинах в принципе не должно быть, корпуса должны быть опломбированы, у пользователей не должно быть прав администратора (ПО должно устанавливаться по Сети, причем у поддержки первой линии к этим механизмам не должно быть доступа), вход должен осуществляться не с помощью клавиатурного пароля, а при помощи токена (то есть пользователи не должны знать свой пароль и не должны иметь даже теоретической возможности его кому-то сообщить), в организации должна быть внедрена СУДИР - система управления доступом к информационным ресурсам (это, помимо прочего, дает возможность пользователю заходить при помощи одного токена в любые автоматизированные системы в соответствии с его правами, причем осуществляется сквозной контроль и логирование всех операций пользователя во всех системах и легко можно выявлять и пресекать аномалии, типа захода с помощью одного токена на две рабочие станции одновременно или захода в АС с чужой рабочей станции и.т.п. и много что еще)
2. Доступ в Интернет для рядовых сотрудников - с выделенных машин (из расчета 1 машина на 5 человек), если Сеть не требуется сотруднику для выполнения его непосредственных обязанностей (в основном это касается сотрудников, занимающихся проектной работой, аналитиков, программистов и.т.д.). В сочетании с опенспейс этот подход работает просто отлично. От себя замечу, что сотрудники, занимающиеся проектной работой, работают под высокой нагрузкой, а их доход зависит от результата (проектные бонусы) и как-то особо их контролировать обычно не требуется. То же самое относится и к высокооплачиваемому профзвену, будь то бизнес-аналитики или ведущие программисты.
3. Перенос файлов с компьютерных киосков на машины внутренней сети - только через специализированные файловые перекладчики (обратная передача невозможна).
4. Пользоваться личной почтой и телефоном для общения с клиентами, подрядчиками, контрагентами - запрещено. Корпоративная внешняя почта попадает на внутренние машины автоматически (по сути, ящик один и не надо каждый раз бегать к киоску, чтобы проверить, не пришло ли важное письмо).
5. Рядовые сотрудники для общения с клиентами в принципе не должны пользоваться почтой и личным телефоном - все контакты должны идти через CRM систему (она должна уметь маршрутизировать корреспонденцию и быть интегрирована с системами IP-телефонии. Во-первых, рядовым сотрудникам при таком раскладе напрямую недоступна клиентская база, во-вторых, по всем переговорам с клиентами ведется автоматический трекинг и не надо тратить время на занесение этой информации в CRM - это делается автоматически. Плюс, если показатели у кого-то низкие, сразу видно где это вызвано недостаточной активностью. И если клиент уходит тоже сразу понятно - работали ли с ним или нет ("как работали" разобраться сложнее, но нередко причины не в плохой работе, а в отсутствии последовательной работы вообще).
6. Соцсети в общем случае блокируются (за исключением определенных подразделений), вместе с анонимайзерами, через которые эти запреты можно обойти (и сайтами из категорий Игры, Развлечения, Adult и некоторыми другими)
7. Общие рассылки (за исключением оговоренных исключений) по электронной почте запрещены (только через делопроизводителей подразделений)
8. Распоряжения, протоколы, служебные записки и.т.д. должны идти не через электронную почту, а через СЭДО (систему электронного документооборота). У каждой категории документов должен иметься норматив на обработку (3 дня, 2 недели и.т.д.). В случае нарушения нормативов, информация автоматически поступает руководителю подразделения. В случае если руководитель своевременно не решит проблему, система адресует эскалирует вопрос выше. И выше. В идеале такая система должна (помимо всего прочего) автоматически оценивать исполнительскую дисциплину сотрудников и передавать эту оценку в бухгалтерские программы, начисляющие зп (практически это можно сделать только спустя пару лет после запуска СЭДО и для России это экзотика)

И.т.д. и.т.п.
10 мая 2014, 02:53
New
В век высоких технологий войти в соц.сеть или просмотреть эл.почту можно через собственный телефон, перекуры и отлучение в туалет также в помощь.

//"8. Распоряжения, протоколы, служебные записки и.т.д. должны идти не через электронную почту, а через СЭДО (систему электронного документооборота)."
Норматив времени на обработку с привязкой к зарплате вынудит заниматься активным очковтирательством и расцветом негласных договоренностей между отделами внутри организации.

Описанная вами бюрократическая система будет требовать усилий многих сотрудников для её идеального функционирования, так как если она не сможет гладко и быстро реагировать, то все клиенты организации почувствуют это на своей шкуре. При возникновении непредвиденных ситуаций очень сомнительно, что рядом будет тот руководитель, у которого будут права её разрешить.
Буду краток:
1. Работает.
2. Не требует, т.к. является органической частью рабочего процесса (при разумной организации действа). Директивно такую систему не внедрить, - в ней нужно жить, причем жить там должны в первую очередь топы (при нормальном раскладе такая система внедряется сверху вниз - сначала в ней фиксируются только ключевые распоряжения, затем важные и только потом речь доходит до текучки). Здесь Вы абсолютно правильно понимаете ситуацию.
3. Как можно понять из п.2 - переход не мгновенный.
4. Вопрос с очковтирательством решается подразделением внутреннего аудита (подразделение прямого подчинения). Без этого - действительно никак. Здесь Вы тоже все верно поняли.
"Учет и контроль — вот главное, что требуется для …правильного функционирования ... коммунистического общества"(с, ВИЛ) :-)
5. Автоматическая оценка работы сотрудников - вопрос очень сложный. Конкретно оценка исполнительской дисциплины там - вещь не самой высокой важности, с не самым большим влиянием на конечный выхлоп. У нас этого нет, я просто пример привел.
13 мая 2014, 13:53
New
Согласно полностью, понты и зря потраченные деньги, очки втереть руководству что все под контролем и израсходовать на это бюджет, а еще содержать специального халявщика для того чтоб она за всем этим так сказать "следил"
14 мая 2014, 12:33
New
А я была бы рада, если бы в нашей компании произошел " расцвет негласных договоренностей между отделами внутри организации". У нас сейчас имеется расцвет активных интриг на тему "как перевалить вину за косяки, да и вообще перевалить работу на другой отдел, замарать репутацию другого отдела ,а самому остаться в белом". Если возникнут какие-то негласные договоренности между отделами , в нашей компании все было бы эффективнее "в разы"!!! И я так думаю, что компания где я работаю - такая не единственная. А описанная Сусаниными бюрократическая система - это просто мечта и вообще шикарно. У нас вот детский сад, хотя вроде на первый взлгяд серьезная контора. Ия уверена, что эта бюрократическая система, если внедрится, сэкономит времени некоторых( я бы сказала даже многих) струдников раза в 2 ( я не преувеличиваю).
14 мая 2014, 19:02
New
В бюрократической системе много разных руководителей - это ещё большее распыление ответственности между ними. Вину за косяки в ней также на себя никто брать не будет, а будут спихивать на другой отдел, с которым нет договоренностей по припискам и совместному очковтирательству.

//"в нашей компании все было бы эффективнее "в разы"!!!"
Дополнительно к работе добавится много чего ещё (найдутся гении, которые все это выдумают, чтобы оправдать свою зарплату): больше будет постоянных отписок, совещаний, докладов и отчетов, которые в обязательном порядке должны будут делать все, начиная от рядового сотрудника до начальника -> руководители меньше будут уделять проблемам отдела и у них будет меньше возможности их решать, а те, кто могли бы их решить, будут на совещании.

P.S. Если думаете, что этого не будет, то представьте, что дополнительно к этому внедренному документообороту у Вас будет не один, а уже два непосредственных начальника (а у них свои начальники). И конечно, хотелось бы быть в этом случае также оптимистичным: "эта бюрократическая система, если внедрится, сэкономит времени некоторых( я бы сказала даже многих) струдников раза в 2".
15 мая 2014, 13:22
New
В строительстве где я работаю, четкая вертикаль власти, и появление новых начальников не грозит ни в коем случае ( начальники просто не пустят никого в свой огород). Я говорю лишь об электронном документообороте и электронном контроле над исполнительской дисциплиной. Для этого достаточно толкового администратора и толкового программиста. И никто спихивать уже ни на кого не сможет - все будет системе документооборота видно.
10 мая 2014, 22:25
New
я хочу увидеть людей, которые добровольно работают в таком аду.
это же концлагерь 21 века какой-то.
10 мая 2014, 22:28
New
по-моему, описанная выше система напоминает только какой-то утопический офис людей-роботов.
на самом деле, по мне, все гораздо проще - если человек не хочет работать, его не заставит НИЧТО. ни опенспейс. ни система мониторинга каждого чиха и похода по нужде. а если человек хочет работать - то от такой обстановки быстро сникнет.
вот и ищем все золотую середину
И в чем здесь ад? Что Вконтакте недоступен в рабочее время? Или что спамить нельзя? Если Вы никогда не получали по корпоративной почте сообщения в духе: "..если не перешлете это сообщение двум знакомым, умрет котик/на вас падет венец безбрачия/...", то Вы либо не работали в крупных компаниях. Либо там уже закрутили гайки к Вашему приходу.
Без последовательного контроля невозможно обеспечить стабильное качество ни услуг, ни продукции в сколь-либо серьезных масштабах. Когда уже невозможно держать всех участников процесса на виду или когда кроме энтузиастов своего дела и прочих перфекционистов в процесс вовлечены и вполне заурядные люди, которых конечный результат не слишком-то и волнует. Да, людей можно воспитывать, все эти внутренние коммуникации и привитие общих ценностей на это и направлены, но лично я скептически отношусь к вопросу перевоспитания взрослых людей в промышленных масштабах. Здесь на моей стороне и работы Сартра, и работы биологов-эволюционистов (исследование вопросов группового отбора и роли альтруизма), и пример Союза, в котором десятилетиями пытались взрастить коммунаров- творцов и "настоящих" людей. Когда я смотрю по сторонам, мне приходит в голову, что эта благородная попытка изначально была обречена на провал. Вы можете таких людей отобрать и отшлифовать их таланты. Вы можете увеличить долю таких людей, создавая подходящую среду, в которой они будут вариться с малолетства. Вы можете таких людей продвигать, чтобы именно они задавали тон и вели других вперед. Но рассчитывать, что каким-то волшебным способом можно превратить миллионы людей в их подобие - верх наивности. По крайней мере, если Вы не собираетесь вмешиваться в геном или в работу мозга, чтобы закрепить нужные поведенческие паттерны.
Поэтому...."Учет и контроль — вот главное, что требуется для …" и далее по тексту.
По мне неотвратимость наказания и справедливость вознаграждения (и то, и другое в смысле эргодичности), обеспеченные ненавязчивым техническим контролем и здоровой организацией процессов - не самый плохой расклад.
Большинству людей, по моим наблюдениям, очень комфортно живется в ситуации, когда правила ясны, более-менее постоянны, не оторваны от практики и строго выполняются.
Разумеется, есть доля людей, которым трудно подчиняться правилам. Если такие люди, помимо нежелания ходить строем, еще и отличаются какими-либо талантами, их просто стоит включать в состав подразделений, где их таланты и способности будут востребованы.
11 мая 2014, 15:52
New
вот поэтому я не работаю в крупных компаниях:)
хоть в контакте на работе и не сижу. есть чем заняться пополезнее, порабоать, например)
но лично у меня от такого тоталитаризма пропадет желание работать, и появится..да, именно желание сидеть вконтакте
описанная Вами система, по мне, так подходит лишь для армии безмозглых идиотов-работов.
впрочем, крупные компании потому и обрастают тысячным штатом "младших ассистентов старших менеджеров по сканированию", что людей не желающих думать и что-то делать - к сожалению, слишком много
Довольно опрометчиво оскорблять миллионы людей, трудом которых Вы пользуетесь ежедневно. Процессор Вашего компьютера, его ОС, канал, обеспечивающий подключение Вашего компьютера/планшета/ноутбука/... к Сети, благодаря которым Вы сейчас общаетесь на форуме, мобильный телефон/смартофон и сеть сотовой связи, благодаря которым Вы имеете возможность болтать с подругами и семьей, самолет, на котором Вы летаете в отпуск, холодильник, в котором Вы храните продукты, банковская карточка, которая дает Вам возможность расплачиваться в любой точке мира - все это сделано большими и очень большими компаниями.
P.S. тоталитаризм - это то, что было в нацистской Германии. Применять это понятие к работе подразделений андеррайтинга, внутреннего аудита, контроля качества и.т.д. довольно легкомысленно, ИМХО.
11 мая 2014, 20:58
New
ну да, толпой безвольных хомячков, готовых хоть строем ходить, лишь бы хватило денег на третий кредит, управлять проще, чем людьми, имеющими свое мнение.
мне искренне жаль тех, чья единственная мотивация в работе - это страх того, что "большой брат следит за тобой". впрочем, их начальникам я тоже не завидую
1. Имеющих свое мнение о чем? Какое отношение контроль эффективности имеет к мыслям человека? Сотрудники могут верить во что угодно и думать о чем угодно, пока это не мешает исполнению их рабочих обязанностей, более того, в транснациональных компаниях делают все, чтобы не дай бог кого-нибудь как-нибудь не дискриминировать. Даже в мелочах - кошерное меню, постное меню, халяльный стол, пища для вегетарианцев, диетическое питание, блюда для диабетиков, национальные кухни полудюжины видов (мало ли кого в столовую занесет).
2. В большинстве своем контроль ненавязчивый и "утруждает" сотрудников не многим больше, чем, например, верификация банком или страховой компанией данных, предоставленных клиентом при получении кредита или оформлении страховки. Как и что там проверяется для добросовестных клиентов остается за кадром, если процесс нормально организован. В нормальных условиях на данные табельного учета линейный руководитель смотрит не чаще, чем Вы - на прогноз погоды или градусник и небо за окном.
Все что Вас волнует - под дождь не попасть и не одеться не по погоде легко или тепло. Вы ведь не отслеживаете с маниакальным упорством изменение погоды на доли градуса каждые полчаса только потому, что интернет сервисы дают Вам такую возможность?
13 мая 2014, 19:04
New
"Если Вы никогда не получали по корпоративной почте сообщения в духе: "..если не перешлете это сообщение двум знакомым, умрет котик/на вас падет венец безбрачия/...", то Вы либо не работали в крупных компаниях. Либо там уже закрутили гайки к Вашему приходу"

  - Довелось поработать в организации (филиал всероссийской), где была (и нормально функционировала) интрасеть.
Так вот, подобной ерунды (что приведена, как цитата) там небыло.
Объяснение простое:
всё - документально.
И можно, при необходимости, "поднять" хоть всю переписку (без особых хлопот).
Анонимность (относительная) - есть в интернете
(пока пользователь - не заставит уделить ему особое внимание, тогда и провайдер - "сдаст" его
"с потрохами", под угрозой лишения лицензии).
В интранете (нормально, рядовому пользователю) - анонимность не нужна, почему её - нет.
А, значит, не будет и подобных сообщений (откровенно не по делу).
14 мая 2014, 12:46
New
Вот я бы хотела так работать. Никакого концлагеря не вижу. Вижу целесообразно организованный документооборот, исключающий лишние движения. Видела компании, которые так работают и все думала "вот бы у нас так". И никто в этих компаниях не страдает , оттого что в соцсети не может поболтаться в рабочее время.
Я не поняла - если человек не в соцсети в течение дня, получает рабочие документы и реагирует на них вовремя - то это сразу робот? Драматизируете.
Меня вот наоборот достало уже ,что документы теряются, что у каждого надо уточнять - а видел ли он такой-то приказ-указ. Достало что девушки с серьезными лицами по пол-дня выбирают сапоги, а потом с честными глазами возмущенно говорят:"Ну не успееелаааа я !!!!!!!".Достало, что визы собирать на документе - это полдня проболтаться в коридоре ( очередь). Вот это, я считаю - ужас.
14 мая 2014, 20:18
New
причем тут соцсети? на нормальной работе и желания нет в них сидеть.
есть чем заняться.
а визы полдя собирают как раз из -за такой бюрократической системы, а без всего этого маразма визы 4 человек лично я собираю за 15 минут
15 мая 2014, 13:29
New
Автор поднял такую тему - про всякое хождение в инет не порабочим делам, в том числе и вы соцсети. при этом и соцсети.......
Ну Вам повезло, что за 15 минут. У нас вот виз 10-15 на договоре. Электронный документооборот таков, что люди не могут толком посмотреть все документы, которые нужны для рассмотрение договора. Дык чтоб визу получить, надо к человеку попасть. А у человека очередь по всяким вопросам. Пусть уж лучше электронная бюрократия, чем демократичное стояние в коридоре! А уж эти бедные девушкаи из канцелярии как визы собирают на протоколах и как они раздают протоо\колы под роспись!!! Это вообще песня...... В совещании участвуют по 10-20 человек. Просто обойти все задолбаешься! А если они еще и замечания начнут замечать - девки вообще вешаются.
Вы описываете организационно-управленческую проблему (большое количество согласующих/участников совещания) - и думаете, что ее можно решить техническими средствами (внедрение СЭД). Так вот, уверяю вас, нет. Пока вы не сократите количество виз на договоре до приемлемых величин, никакой СЭД ничего не ускорит. Представьте вместо СЭД, например, пневмопочту - сильно ускорится процесс???
11 мая 2014, 23:20
New
Я вот по пункту 2 скажу, есть конторы где кроме бесконечного просматривания интернета и заняться то нечем. И ничё, прибыльные конторы, конечно штаты раздуты, но не могу сказать что это плохо, конечно ничего хорошего, но люди деньги получают, тратят, поддерживают так сказать общий порядок вещей...
Хотя что хуже, сытый, обеспеченный, необременённый мыслями о хлебе насущном, мещанин(хипстер) или замордованный, неслышный, живущий от получки до получки рабочий(пролетариат, коль на то пошло), на этот вопрос я ответить себе не могу :(
Штаты раздувают, как правило, или для минимизации операционных рисков на высокомаржинальных направлениях бизнеса (чтобы уход квалифицированного специалиста или даже группы специалистов не нанес ущерб бизнесу), или чтобы выиграть темп (например, не дать нанять этих же специалистов конкурентам), или для создания кадрового резерва (перед выходом на новые рынки или рывком по расширению своей доли рынка, например и.т.п.). Впрочем, это актуально в основном на бурно растущих рынках или для очень квалифицированных специалистов.
В реалиях нашей страны это вызвано чаще или аппаратными играми менеджеров (плох тот начальник управления, который не мечтает стать директором департамента) или созданием синекур (отделы стратегического планирования международного развития бла-бла). Другой пример: вокруг вертикально-интегрированных структур часто существует масса карманных фирм и фирмочек руководителей дочек или филиалов этих холдингов, делающих свой бизнес при посильной поддержке родственников в местных органах власти ( с которыми акционеры холдинга предпочитают без особой нужды не ссориться). Понятно, что там издержки часто никто толком не считает - сколько вышло, столько вышло.
Бывает такое (раздувание штатов) и если нужно искусственно увеличить расходы по тем или иным причинам (умышленное доведение компании до банкротства, манипуляции в рамках концессионных договоров, "оптимизация" налогов в рамках вертикально-интегрированных структур и.т.д.). Раздувают штаты и если доход гарантирован (варианты с освоением госзаказов). Часто раздутые штаты существуют в фирмах, где имеет место конфликт акционеров в той или иной форме (дублирование структур, "политическая" целесообразность и.т.п.). Нередко такое случается просто из-за неумения управлять ресурсами или желания перестраховаться.
Разные, в общем, бывают варианты, я за 10 лет всякого насмотрелся.
Нюанс в том, что деньги не возникают из неоткуда. И то, что рабочие лапу сосут, нередко является следствием вышеперечисленного.
11 мая 2014, 02:35
New
Есть должности, на которых необходимо реагировать на почту без промедления - менеджеры по работе с клиентами, продажники, секретари - так длительное отсутствие обратной связи ведёт к потере клиента. Так же есть выделенные сотрудники для продвижения компании в социальных сетях.
Для всех остальных - тайм-менеджмент :) Обрубить социальные сети, игры, но не полностью интернет. Хотя, кто не хочет работать - работать лучше не станет, если не интернет - то выходы покурить, длительные обеды, и т.д....
Тотальный контроль за каждым шагом - утомляет. Т.е. изначально работодатель подозревает сотрудника. Даже хорошо исполняющим должностные обязанности в такой атмосфере будет не по себе. Система мотивации со знаком "минус" даёт краткосрочный эффект.
Не лучше ли мотивировать на успешное своевременное выполнение задач не запретами, а поощрением?
Чтобы покурить, сотрудник должен выйти за пределы офиса. Сколько он провел за пределами офиса руководитель видит разве что не онлайн. Как на это реагировать- на усмотрение линейного руководителя, т.к. за конечный результат именно он отвечает, в т.ч личным доходом.

Поощрения есть- премии очень приличные. На годовую премию даже профзвено может неплохое авто купить, если коэффициент повышенный.
От себя замечу, что доброе слово и кольт куда действеннее, чем просто доброе слово или кольт.
12 мая 2014, 19:14
New
"Думаю, многие переживали чувство дискомфорта, если забывали дома телефон"
- Или, скорее, спокойствие (никто не позвонит, в неподходящий момент).
Да, своя возможность звонить (когда телефон забыт, или разряжен) - ограничена.
Но это не значит, что заметная часть дел будет стоять.

"Дополнительно работодатели создают внутренние информационные порталы, которые также часть времени съедают у работников, причем официально."
- Всё-же интранет (внутренняя сеть организации) - полезная штука.
От неё - больше пользы (для работы), чем вреда.

"Проверка электронной почты стала фобией современного человека"
- Простое решение: включаете у себя (на телефоне, в помощь - справочная оператора связи)
уведомление о поступлении новой почты (в п/я),
после чего - в ту-же минуту получаете сигнал, по которому - можно и видеть, что именно/откуда пришло.
Удобно. Лет 10, как использую. К тому-же - совершенно бесплатно.


"Но ничто так не ускоряет сроки выполнения дела как жесточайший дедлайн или жесточайшее наказание"
- Такое примечание:
это может пагубно сказаться на делах (в т.ч. личных), т.к. "вгоняя" себя в какие-то жёсткие рамки, начинаешь, на автомате,
применять эти-же правила для взаимодействия с другими.

В целом - это вопросы, имхо, тайм-менеджмента.
Вещь полезная, если "не перегибать".
13 мая 2014, 13:58
New
Жесть. добро пожаловать в рабство.
13 мая 2014, 14:01
New
ну не знаю ... что тут много писать и обсуждать - у каждого индивидуально. Наверное есть такие люди, которые каждые 10 минут жмут на кнопку "принять почту", но это если делать не чего, либо это уже диагноз :)
Иногда бывает наоборот - забыл, не было времени ... глянуть и пропустил важное письмо.
А так - каждый вариант может найти своего почитателя
Есть более сложные и насущные проблемы повышения своей эффективности в работе
13 мая 2014, 14:02
New
Здравствуйте. Статья на 3 балла из 5 ,предназначена для планктона и для руководителей , которые до руководства не доросли - были назначены по тем или иным причинам.Дельные замечания изложил Сусанин
13 мая 2014, 14:44
New
За рамками обсуждения ключевой момент "цены системы" ее внедрения, обслуживания, обучения персонала работы с ней. Подавляющее количество фирм не использует системы которые "необходимы" сотрудникам. Для примера оцените количество бесплатных почтовых ящиков используемых "фирмами". Причины понятны , автоматизация, организация рабочих процессов, оценка рисков, оценка эффективности тоже денег стоит. Зачем платить если можно понадеяться на "Авось" или надавить на сотрудников как ни будь справятся.
13 мая 2014, 17:25
New
Ответственность руководства, на мой взгляд, состоит в том, чтобы спроектировать работу сотрудников таким образом, чтобы их рабочее время было заполнено продуктивными действиями. И контролировать надо прежде всего выполнение работы, а уж потом использование рабочего времени. Не должно быть в организации сотрудников, чья роль непонятна их непосредственному руководителю. Ещё раз повторю - это ответственность руководителя, чтобы его сотрудник, приходя на работу, знал, чем ему заняться, и знал, как, когда и каким образом это будет проконтролировано. Не надо перекладывать ответственность на рядового работника, он не должен выдумывать, чем и как ему заниматься на работе. А информационная безопасность - вещь хорошая для контроля отсутствия утечек из организации того, что считается её коммерческой тайной и конкурентным преимуществом.
Ответственность какого руководства? Распределяют задания и контролируют работу персонала, как правило, менеджеры низового звена и линейные руководители, которые на формирование организационно-штатной структуры и устройство процессов в организации влияние в общем случае оказать не могут. Ну вот есть у Вас шесть человек, а работы реально - на двух. Разогнать "лишних" работников теоретически можно, если забыть о том, что иногда трех людей на небольшой зп держать дешевле, чем одного - на более высокой (а если уйдет? а если отпуск, больничный, декрет? процесс остановится?). Но тут вот какая закавыка: если вместо пяти человек будет два, так ли уж нужен начальник отдела? Вы все еще готовы "оптимизировать"? Себе в ущерб?
Опять-таки, если один из этих шести работников - родственник начальника Вашего начальника, а Вы не член "команды", то ситуация тоже выглядит не слишком благостно, не так ли?
А занимать работников тем, чтобы они "копали" от забора до заката не так уж и весело.
И если на Ваших доходах такая "активность" не отражается, то зачем создавать себе лишнюю головную боль? То, что линейные руководители иногда сквозь пальцы смотрят на раздолбайство подчиненных, пока те соблюдают минимальные приличия, часто имеет вполне определенные причины.

Если бы мы жили в идеальном мире, где все было бы устроено по уму, в книгах по подготовке риск-менеджеров к экзаменам PRM/FRM не было бы отдельных глав типа "Разумное управление организацией" и "Реальное распределение полномочий на практике" (это не стеб, реально такие главы есть).

P.S. То, что от непосредственного руководителя многое зависит - факт и здесь я с Вами согласен.. Многое. Но ДАЛЕКО не все.
14 мая 2014, 12:38
New
Прежде всего, это ответственность высшего руководства, как, впрочем, и всё в организации. И говорю я об этом потому, что мне, к сожалению, участвовать в оптимизации приходилось. К сожалению, потому что с одной стороны, это один из шагов на пути к снижению расходов и повышению эффективности, а с другой, как ни крути, - это человеческие судьбы. Именно поэтому я, как директор по персоналу, стараюсь сейчас не допускать создания лишних рабочих мест. Честно скажу, не всегда получается, но стараюсь.
При прогнозировании численности обычно учитываются такие вещи, как возможность ухода в отпуск, на больничный и т.д. Это нормально. Но если работы реально на двоих, то троих держать ещё можно, а вот пятерых - сомневаюсь.
Большинство людей изначально всё-таки приходит на работу, чтобы работать, а не чтобы сидеть в соцсетях. Но если им заняться реально нечем – это не их вина, а беда руководства. И… сотрудники становятся такими, какими руководство позволяет им быть. Позволяет, прежде всего, не обеспечивая фронт работ. И тогда начинается контроль рабочего времени, часто как способ прикрыть свои управленческие ошибки. Не всегда, но часто.
Да, я согласна с Вами, что это идеальная картина, когда каждый руководитель, начиная с первого лица, понимает свою роль, свои задачи и свою ответственность, а также роль, задачи и ответственность тех, кем он руководит. На данный момент, к сожалению, в нашей стране это так (в других странах не работала, поэтому не знаю).
14 мая 2014, 12:59
New
Вроде бы все правильно говорите. Ну вот я руководитель отдела. Ответстветнно заявляю - с соцсетями и прочей фигней в инете бороться так , как Вы описали-не получится.
Человек слаб. Даже самые ответственные люди, и даже пожилые как зомби тянутся в инет, при этом у них совершенно невменяемые глаза . Я спиной чувствую это состояние - мне даже в монитор смотреть не надо - по ним видно, в инете сидит. Задания дашь и даже над душой стоять будешь - все равно они в этот инет пойдут, хоть лопни! Задания не успеют сделать и расскажут кучу рассказов почему они это не успели, да так правдоподобно, что прослезишься.
Опять же над душой стоять - ну тоже не дело. И некогда, вообще-то ( свои обязанности есть), да и людям вообще-то обидно когда над ними надсмотрщик.

Да, между прочим, люди сами признаются, что уже лучше бы отключили и не искушали......... а то сидят и борются с собой........
14 мая 2014, 18:01
New
1) Я оговорилась, что описала идеальную ситуацию, которую ни в одной компании в полной мере не встречала.
2) Наличие распределения задач и зон ответственности – это только часть элементов системы. Например, такие элементы, как контроль выполнения работы и система поощрений/наказаний за выполнение/невыполнение работы, никто не отменял.
3) Если человек работу выполняет, так, может, пусть в оставшееся время в интернете сидит? А если он бОльшую часть времени проводит в интернете, значит, работы ему мало, и надо задуматься над перераспределением обязанностей.
4) Если человек работу НЕ выполняет и при этом сидит в интернете, то зачем Вам такой работник?
А на счёт того, что людям не нравится, когда над душой стоит надсмотрщик, тут Вы совершенно правы. Только не всё ли им равно, будете ли в качестве надсмотрщика выступать Вы, как руководитель подразделения, или надсмотрщиком будет некая обезличенная электронная система? Рано или поздно раздражение всё равно возникнет, и появится желание эту систему обмануть, либо уйти от неё.
Я не претендую на истину в последней инстанции. Это всё моё личное мнение. И стараюсь я исходить прежде всего из здравого смысла.
15 мая 2014, 13:13
New
по п.3. может, есть такие профессии , где есть понимание, что "все сделано". Вот я работаю в строительстве, так вот у нас нет ни одной профессии ( инженер ПТО, СДО ПО, финансисты, бухгалтерия), где бы человек хотя бы один разз ответственно мог сказать "мне делать нечего". Даже если все текущие дела приделаны ( что бывает редко), то всегда есть необходимость изучить новые нормативы ( в строительстве выпускаются практически каждый день) , сделать всегда откладываемые дела по менеджменту качества и по архивному хранению документов и т.д ( список длинный). Не представляю такого момента, чтобы НЕ БЫЛО ВООБЩЕ НИКАКИХ ЗАДАЧ. Какой интернет?

по п. 4 . "Зачем такой работник?" А Вы где-то других видели? Тогда Вам повезло. Ни одного человека не видела, который бы в рабочее время не порывался бы полезть в инет по своим интересам. Да я сама грешна. Но поскольку я в этом смысле давно себя "сломала", то в инет по своим делам хожу строго в обеденный перерыв.

Когда я быдла молода , я тоже думала, что загруженному человеку совестно будет в инет лазить не по рабочим делам. но нифига не совестно - охота пуще неволи. Вот такое было разочарование. Это тоже мнение
15 мая 2014, 17:11
New
Для контроля текучки существуют планёрки. Для откладываемых дел по менеджменту качества или архивному хранению и т.д., и т.п. можно ведь тоже сроки поставить и проконтролировать выполнение, так как это тоже часть работы, обязанности, зафиксированные в должностной инструкции. По изучению новых нормативов - может быть, не знаю, подойдёт Вам такая форма или нет – назначить одного ответственного, который раз в определённый период времени будет доклады делать на эту тему.

По поводу того, существуют ли такие работники... Ну раз Вы есть – значит, такие сотрудники существуют. :)


По поводу того, что загруженному человеку совестно в инет лазить...
А я не о совести говорю, а об организации работы. О совести можно подискутировать отдельно.:)
На мой взгляд, те примеры, которые Вы приводите – это и есть как раз Ваша работа, как руководителя отдела – организовать работу подчиненных так, чтобы было как можно меньше «слепых» зон их работы, остающихся без контроля. Я очень не хочу Вас обидеть, но мне кажется, что в том контексте, о котором Вы говорите, Вы хотите свою работу переложить либо на вышестоящее руководство (оно тем или иным образом должно закрыть доступ в интернет), либо на подчинённых - у них должна проснуться совесть, и они должны сами организовать себя и свою работу, хотя до сих пор у них таких стремлений не наблюдалось. Ещё раз извините, пожалуйста. Я не хочу ни в чём Вас обвинить. Исхожу только из сказанных слов и приведённых примеров, а вырванные из контекста они вполне могли создать у меня совершенно неправильную картину.
16 мая 2014, 13:03
New
"Сроки поставить и проконтролировать выполнение" – звучит академично красиво и правильно. Когда стала лет 10 назад начальником, я вот тоже была уверена, что это главный прием управления людьми.
Так вот сейчас понимаю, что это не так все просто.
Планерки- , как говорится"козе понятно", эффективный инструмент. Но на них точно также, просидев полдня в инете, человек рассказывает душераздирающую историю почему он не успел задание выполнить.
А уж контроль вне планерок......
Постоянный контроль - раздражает и вносит нервозность. Да и мне как то некомильфо ходить и людей «в попу соломинкой тыкать» .
Вопросы типа «Срок оформления архива (или других документов) был ХХ, почему не сделано?» вызывали глухую ненависть, от которой у меня волосы на голове шевелились. Представьте – у девушки там в инете парень ждет пообщаться , а тут я с архивом.
Знакомство с новыми нормативами – это вообще почти творческий процесс, его нельзя в рамки какие-либо загонять, а уж тем более доклады – это вообще нежизнеспособная вещь. Тут сроки ставить нельзя, и критериев измерения нет. И погонять нельзя, тут должно быть вдохновение и азарт развиваться.
Я предпочитаю по «делам иного порядка» не гонять людей вообще и сроков не ставить. Пусть делают их, когда есть время и вдохновение. Единственное ограничение ставлю – «В отпуск не пойдете, если это не сделано». Все об этом знают и знаете, работает – ни нервозности, ни суеты, а дела сделаны.
Про «переваливание моих обязанностей» на начальство и подчяиненных вообще не поняла.
Если я не хочу тратить свое рабочее время на понукание подчиненных и почасовое слежение за скоростью подготовки документов – я что-то на кого-то сваливаю?
Уверяю, у меня много других более полезных для компании дел. Ограничить интернет – это просто единоразовая акция, технически простая. , При чем здесь «сваливание обязанностей на начальство?»
Про совесть -я уже давно поняла, что не проснется она. Это давно уже было когда я так думала. Я не то что бы не жду - я ЗНАЮ , что не будет этого . Дык и чем ятогда подчиненных гружу?. Отключив инет ( убрав искушение) администрация помогает людям спокойно исполнять своови обязанности. И каким образом я что хочу на подчиненных свалить?
А про дисциплинированность меня лично......
Если уж я, которая ратует за дисциплину, вот уже 10 минут рабочего времени болтаюсь на форуме ( при наличии внушительного списка дел), то что уж с других спрашивать....... Утешаю себя только тем, что эта дискуссия поможет мне что-то понять, что я ранее не понимала и , возможно, лучше руководить.
16 мая 2014, 14:41
New
В отсутствие анализа реальной ситуации, только и остаётся, что говорить академично и правильно.
А на счёт того, чтобы ограничить интернет... Так найдут люди, чем другим заняться, если уж им не хочется заниматься работой. Чаи гонять, перекуры устраивать... Макияж, маникюр. Один раз я даже столкнулась с тем, что одна особа голову на работе мыла, потом сушила и делала укладку. :)
Не воспринимайте, пожалуйста, эту дискуссию слишком личностно.
Мне кажется, дискуссии такого рода нужны, чтобы очень общими мазками показать разные стороны одной и той же проблемы.
Я просто не раз сталкивалась с тем, что есть куча проблем, которые не решены на уровне общего руководства организацией. И при этом есть желание "завинтить гайки" рядовому персоналу. А когда это происходит, это либо вообще не приводит к желаемому эффекту, либо этот эффект носит краткосрочный характер.
13 мая 2014, 21:36
New
Когда у человека есть мозг, он сам прекрасно ориентируется что первично, а что вторично. Проблема в том, что все считают что у них есть мозг, но при этом не могут верно расставить приоритеты. Как ни крути это проблемы воспитания, но кгда человек чувствует себя под колпаком, он тратит массу энергии на то чтобы из-под этого колпака выбраться. Самое важное в любом офисе - иллюзия свободы.
21 мая 2014, 13:34
New
Подняли интересную тему соц.сетей, на которую у нас среди коллег частые споры. Есть устойчивое мнение, что в социальных сетях активны те люди, у которых личная жизнь отсутствует. А если все хорошо и, тем более, отношение к работе - как к работе, а не как к месту, где надо высидеть с 10 до 19, то и в социальные сети человек в рабочее время ходить не будет. Я вот лично по поводу активности в социальных сетях и подмены реального общения виртуальным не согласна. В соц.сетях новости и интересная информация. Но и времени у меня в течение дня посмотреть, что там Вася Пупкин запостил, нет.

А вы как считаете: как у тех, кто сидит и борется с искушением залезть в соц.сеть на работе, с социальной реальностью?
21 мая 2014, 15:09
New
устойчивое мнение по поводу того, что в социальных сетях те.у кого нет личной жизни, было более или менее справедливо лет 10 назад. Сейчас в социальных сетях все. У меня есть много знакомых, активных пользователей соцсетей, у которых все нормально с личной жизнью, и с карьерой.
22 мая 2014, 15:01
New
+1. Сейчас все доступно. если раньше чтоб попасть в сеть надо было от чего то отказаться, потому что можно было выйти только с работы или из дома ибо был привязан к компу, то сейчас все открыто: в пробке стоишь - запостил, в очереди стоишь в банк -написал и т.п.
12 окт 2015, 21:17
New
Комментарий удален модератором
0 0
Отменить Войти и отправить