"Ехали медведи…"

За последние месяцы - бывают же совпадения! - мне неоднократно пришлось столкнуться с темой переезда всего коллектива Компании (или части его) в другой офис.

Всего коллектива, конечно, сказано громко. Москва так велика, что потери "в пути" не менее 20% коллектива воспринимаются как неизбежные и нормальные.
А вот вопрос или даже вопросы: только ли в Москве переезжают офисы? Неужели изменение маршрута следования и увеличение времени в пути так важны для сотрудников, что они готовы пуститься на поиски новой работы? Кто уйдет первым? В общем, как обычно: ЧТО ДЕЛАТЬ? и КТО ВИНОВАТ?

Тема, изначально показавшаяся мне самой не столь важной, оказалась довольно острой и проблемной для больших городов, где, во-первых, власти хотят побороть пробки и вернуть жилой облик центру; а во-вторых, активная экономическая жизнь дает возможность компаниям развиваться быстрее, расти - в том числе, и численно, искать более оптимальные в части эргономики, более современные и более престижные офисы. Вопрос о переезде решает обычно акционер Компании, соответственно определяются и сроки. Дальше начинается стандартная работа: планирование новой рассадки, согласование графика, подготовка новых помещений в части ИТ-потребностей и телефонии, упаковка, разбор мебели и "все такое прочее". Чаще всего задействованы АХО, ИТ-подразделения, транспортники (если соответствующие машины есть в арсенале Компании) и гораздо реже HR-служба. Результат - "людские потери". Кто эти люди?

Прежде всего, те, кому критично важны каждые 10 минут в пути на работу и с работы - сотрудники, связанные с планами родных (садик, школа, вечерние визиты к больным родителям); учащиеся на вечерних отделениях (часто один из факторов выбора работы для них - близость офиса к ВУЗу), сотрудники, имеющие хобби (спорт, танцы, уроки йоги или пения и пр.).
Второе место я бы отдала тем, у кого в сознании одни изменения порождают мысль о других: узнал о переезде и задумался о смене работы: "Вот уж и в новый офис переезжаем. а я все помощник менеджера".
На третьем месте - любители комфорта: им и спешить особо некуда, но они привыкли, что до офиса 15 минут на машине и тащиться по пробкам полтора часа им попросту не хочется.
И, наконец, на последнем месте - "дотошные": "Я все выяснил, там рядом лакокрасочный завод. Это вредно." "Там на стоянке всего 100 мест, так что если все наши 128 автомобилистов приедут на машинах, будут проблемы".

Немалую роль, действительно, играют т.н. "гигиенические факторы" - экологическое благополучие района, характер помещений (свет, вентиляция, рассадка - распространенная рассадка open space, например, в целом плохо воспринимается российскими сотрудниками), наличие парковки и нужного количества мест на ней, при отсутствии возможности парковаться на территории - ситуация вокруг; качество питания в столовой, цены и даже размер порций . Всего и не перечислить.
НО! Не только этим определяется успешный исход дела. Как исход сражения часто зависит от арт-подготовки, так и благополучный в части сохранения коллектива и спокойной рабочей атмосферы в нем исход переезда заисит от HR-подготовки.

Что нужно сделать HR-службе (и большая часть усилий непосредственно ляжет на ее руководителя ), чтобы снизить накал страстей? Мой личный опыт подсказывает мне следующее.

1. Своевременно и позитивно сообщить о грядущем переезде, подчеркнув преимущества этого решения, не замалчивая возможных минусов. "Да, этот офисный комплекс чуть дальше от центра города, но он только что отстроен, в нем много интересных дизайнерских решений, больше света и гораздо современнее работают системы вентиляции". Или " Новый офисный комплекс будет немного проще, но он не арендован, а является собственностью нашей Компании, а это значит, что нам больше не придется переезжать".
   
2. В этом же сообщении аккуратно и честно сказать, что Компания готова принять решение тех, кто по каким-то причинам решит искать новую работу, и попросить их сообщить об этом в HR-отдел.
   
3. С КАЖДЫМ, сообщившим, что он не сможет работать в Компании после переезда, провести индивидуальную беседу (если только это не тот, человек, возможность бесконфликтного увольнения которого Вы давно обдумывали по просьбе его руководителя). В беседе выяснить причины такого решения, зафиксировать их. Если сотрудник важен для Копании, попытаться предложить ему что-то "компенсационное". Он снимает квартиру прямо напротив офиса? Давайте попробуем помочь ему найти аналогичную близко к новому офису и помочь с переездом. Дорога в новый офис связана с пробками? Давайте попробуем изменить график работы, чтобы он успевал приезжать и уезжать до пробок!
   
4. Со всеми, с кем консенсус не достигнут, договориться о том, что и они начинают искать работу, и Компания сотрудника, и желательно синхронизировать эти процессы так, чтобы новичок прошел адаптацию под руководством "старичка", а не просто с руководителем.
   
5. Участвуйте в составлении новой рассадки: потери в комфорте должны быть минимальными. Переезд и без того - стресс для сотрудника.
   
6. Фиксируйте в корпоративной информации все "достижения": помогли прекрасному логисту найти квартиру в этом районе, и он остается в Компании? Изменили график бухгалтеру, и она успеет забрать дочку из садика, в связи с чем закрыла обновленное было резюме и остается с нами? Напишите об этом в корпоративных новостях! Пусть в сознании людей отложится позитивный прецедент, и если раньше они считали, что их решение бесповоротно, то после этого Вы отвоюете у неудобств переезда еще пару процентов из тех двадцати неизбежных!
   
7. Опубликуйте фото готовых помещений в самом выгодном ракурсе. Публикуйте новости переезда, шутки о нем, забавные случаи.
   
8. Время от времени благодарите всех за "стойкость и мужество, проявленные в боях со стихией переезда".
   
9. По завершении процесса поинтересуйтесь, все ли у всех хорошо: нет ли нереализованных пожеланий, не возникло ли непредвиденных проблем. Активистов процесса поблагодарите отдельно.
   
10. Обсудите с руководством возможность устроить небольшой праздник-новоселье: достаточно большого торта с корпоративной символикой, речи 1-го лица (хотя бы в качестве видеообращения по корпоративным каналам информирования), фотоконкурса "На новом месте"....

И, наконец, если переезд в новый офис входит в ближайшие планы Вашей Компании, СЛАЖЕННОГО ВАМ И НЕСКУЧНОГО ПРОЦЕССА!
Поделитесь с нами историями позитивными и нет - в качестве работы над ошибками, ведь "охота к перемене мест" (особенно - в крупных городах) все чаще, по разным причинам, охватывает Компании разного размер, возраста и формы собственности. (Все, рассказанное выше, почерпнуто автором из практического опыта - собственного и коллег.)