Онлайн-конференция по специфике трудоустройства секретарей-референтов

1. Основные должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт должен:
- Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
- Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
- Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
- Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
- Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
- Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
- Вести прием посетителей.
- Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
- Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
- Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
- Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Все из должностной инструкции+всё, что не кого свалить+руководителю денег на счёт закинуть сбегать :)

2. Требования и пожелания к кандидату на должность секретаря-референта

Из технавыков;
1. Вышка;
2. Иностранный;
3. Комп.
Интеллект:
1. Наличие мозга (интуиция+дипломатичность+грамотная речь и т.д.).
Все!
Все остальное - наработается, приложится, схватиться, додумается.
Возраст - не критерий, однозначно. На моей практике 42-летний помощник блестяще справлялась со своими обязанностями, работая в крупнейшей корпорации.

разные, зависит от места работы и самодурства руководителя.
Встречаются требования от "полного нуля без в/о, без опыта" до "высокоинтеллектуальной кофе-леди с огромным опытом, знанием трёх ин.языков, в т.ч. китайского и турецкого, готовой к регулярным переработкам работать у чёрта на куличках территориально", причём оба варианта за почти одинаковую з/п.

Как правило, в/о, английский базовый, грамотный русский, соблюдение делового стиля. Всё остальное зависит от хотелок непосредственных руководителей, могут быть самые экзотические требования :)))))

3. Образование, способы повышения квалификации

На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Не хватает пункта о "владении вопросом" приготовления индийского чая с лимоном с использованием кипятильника и водопроводной воды, а также его подачи в граненном стакане с металлическим подстаканником и чайной ложкой. Правила выкладки печенья на глубокой тарелке с надписью "общепит" тоже лишними не будут... ))

вообще-то, настоящий секретарь-референт не должен готовить чай, пользоваться кипятильником и раскладывать печенье (максимум - принести готовый чай в переговорную гостям и боссу). На это есть сотрудники попроще: буфетчики (или кофе-леди, по-новому, по-модному). Другое дело, что не у всех работодателей есть фин.возможность на такой персонал, вот и вешают на референта всю дрянь..

Без вышки никогда не брал.
В повышениИ квалификации этим людям отказывают редко. Вопрос: какой следующий шаг хочет сделать СР? Им, больше, чем другим, помогут советом руководители.

Образование высшее гуманитарное (особенно популярны лингвистика, экономическое, юридическое, психология), курсы по делопроизводству кратковременные или фундаментальные (Колледж МИД, ВНИИДАД).

4. Заработная плата и система мотивации. Обсудить результаты обзора заработных плат секретаря-референта. Просмотреть обзор

Окладно-премиальная. Других вариантов и быть не может.

При первом и втором диапазоне (с такой оплатой труда в Москве) у Вас будет трудится очень примитивный СР.

Трудиться

Спасибо

Да, какая-то Маша с Уралмаша :) Видала я таких немало. Работодателю лишь бы платить поменьше, а то, что имидж компании страдает от таких чУднЫх девочек - это его не волнует :))))

по Москве обзор з/п вообще не совпадает с реальностью. Ни по одному пункту. Достаточно просмотреть хотя бы вакансии на вашем сайте: требования в них и предлагаемые суммы.

5. Способы поиска работы на позицию секретаря-референта

Наш любимый Суперджоб :)
или по знакомству.

на очень хорошую (читай - интересную и более-менее адекватно оплачиваемую) работу - исключительно по "закрытым каналам". То, что вывешивают на сайтах, - шелуха, и ничего нормального, как правило, не бывает (работодатели из крупных, солидных, известных фирм порой даже отклики на вакансии не просматривают).

6. Способы поиска сотрудников на позицию секретаря-референта

На эту позицию всегда подбирал себе сам. Ни КА, ни hr-ов компании не просил (кроме функций размещения вакансии, приглашение отобранных кандидатов на собеседование).

Все бы руководители сами отбирали бы себе помощника....а то зависеть от настроения девочки, с которой пересекаться потом вообще никак не будешь - это как-то неправильно. С кем работать - тот и выбирает.

Я помню, как моему товарищу (управляющему банком) hr подбирала СР. Так она сама раньше его СР была + любовница).
Это, пожалуй, хоть логике поддается)

ха-ха, вы не представляете, насколько зависят соискатели от настроения и причуд руководителя :)) "Нет, какие-то слишком голубые глаза (прим. - на фото в резюме), не надо её приглашать на собесед", "какая-то фамилия у неё некрасивая", "у нас этих Наташ уже столько! Куда ещё одну!", "хм, какая красивая, вся бухгалтерия от ревности работу запорет", "хм, какая некрасивая, смотреть противно", "Ирина? Ну уж нет! Бывшую жену-сволочь так же звали", "Светлана? Только что главбух арендодателя Светлана Аркадьевна настроение испортила, никаких Светлан"
и всё в таком духе.......

7. Специфика трудоустройства. Подготовка к собеседованию. Основные вопросы, на которые приходится отвечать на собеседовании. Проверка знаний и навыков

Бывает, что вопросы имеют мало общего с трудовой деятельностью. "Как давно замужем? Не собираетесь ли в декрет в ближайшие 5 лет? Кто будет сидеть с ребёнком, если он заболеет? и т.п.
Предыдущая деятельность, знания, умения и навыки у хороших референтов обычно подробно расписаны в резюме, так что, если что-то и потребует уточнения, то совсем по мелочам, и случается крайне редко.
Проверку знаний могут устроить по пунктам "знание иностранного языка", "делопроизводство", работа в некоторых программных продуктах. В особо "прогрессивных" компаниях дают выполнять объёмные тестовые задания на общий уровень интеллекта. Правда, результаты никогда не сообщают :)

Проверка знаний и навыков проводится довольно редко - как правило, при трудоустройстве в крупные корпорации, банки. Можно попасть на тесты по ПК, русскому языку, английскому, делопроизводству, включая вопросы из курса делового этикета, логики - чаще это комплексный тест. Чтобы понять что это такое, погуглите тест в ЦБ РФ из 30 вопросов.
В мелкие и средние компании тестов не проводят, часто отбор происходит по принципу "нравиться-не нравиться" (причём по абсолютно субъективным непонятным критериям - не понравится может что угодно).

8. Обмен опытом. Вопросы, которые необходимо задать представителю работодателя; на что обращать внимание при выборе работодателя

По "этикету соискателя" обязателен вопрос, на который практически никогда не получить правдивого ответа на собеседовании (только потом, после устройства, новые коллеги расскажут правду): по какой причине место стало вакантным. Исключение - появление вакансии по причине введения новой штатной единицы. Вариант "предыдущий сотрудник получил повышение/перевод" - скользкий, т.к всем известно, что хорошего секретаря невозможно повысить: выше него только его директор, но при этом есть вариант, что секретариат разросся, возникла необходимость в руководителе этой новой структуры, поэтому очень хорошему секретерю отдали эту должность. Перевод в другое подразделение на аналогичную должность -тоже вариант неоднозначный. Реальная причина перевода? Также было бы неплохо узнать, сколько в среднем (лет, месяцев) работали предшественники на этой должности, с чем были связаны их уходы из компании.
Непременно надо увидеть своё потенциальное рабочее место, дабы оценить бытовые условия: светло, тепло, вентиляция, эргономичность, наличие/отсутствие окон, посетить места общего пользования (говорят, что туалет надо посещать в первую очередь, ибо по его состоянию можно делать вывод о необходимости собеседования вообще :)) Но в арендованных зданиях БЦ туалет малоинформативен, к сожалению. Зато всенепременно надо узнать про условия для приёма пищи: есть ли специально отведённая комната для этого, и что там находится. Если фирма-работодатель заказывает обеды на стороне, всё равно должна быть спец.комната-столовая с набором быт.техники.

Будущее рабочее место на первичных собеседованиях не показывают, а до вторичных часто дело не доходит.
Хорошая была бы идея вывешивать фото рабочего места прямо на сайте. Мы им фото кандидата - а датели нам фото рабочего места. Я уверена, что после просмотра большинства фото желание отсылать резюме туда бы пропало :))))

Браво! Адекватный обмен.
Я однажды посмотрел офис, а про место свое рабочее забыл спросить. Мне его месяц комплектовали после выхода.)))

Да фигня вопрос! З\п платят ведь. Суть не в комплектации, а в нормальных условиях на рабочем месте. А то знаете, когда летом при 30-градусной жаре на улице сидишь на работе с обогревателем - это здорово только тем, кто заходит на 5 минут с жары. Или когда при той же жаре на улице на рабочем месте на 2-3 градуса жарче, никакой вентиляции, духота и преддверие теплового удара. Или когда в комнате 9 кв.м. без окон и вентиляции стоит 4 раб.стола с компами и принтерами, 4 человека одновременно говорят по телефону, принтеры постоянно печатают. Я так работала, описала все свои реальные рабочие места. Но зато всегда было всё укомплектовано.

если собеседование не в КА, а на самом месте работы, я с некоторых пор ОБЯЗАТЕЛЬНО завожу разговор про его комфортность, и мне показывают потенциальное рабочее место, не дожидаясь моей прямой просьбы. А то знаете ли, одним фото ничего не понять. А ну как там нет никакой вентиляции? А ну как там холодно зимой и летом? А ну как там вонь от расположенной по соседству курилки или туалета? Или ещё какая-нибудь фигня. Те, кто там работают, давно уже свыклись со всеми недостатками, и люди давно уже не реагируют на них.А нам всё сразу будет видно.
Или вот ещё "новомодное" поветрие. Мне уже пару раз попадались вакансии руководителя секретариата. Рабочее место - за стойкой ресепшен вкупе с двумя секретарями-ресепшионистами. Сидят один на другом, локтями толкаются, у каждого свой комп, представляете, наверное, каково это? В общем, после просмотра таких условий труда желание трудиться как-то уменьшается.
Кстати, за работу в помещении без окон полагаются компенсации (по нормам ОТ), но никто об этом и не вспоминает.

Мне пару раз прямо говорили, что у них зимой очень жарко или холодно наоборот (сидят с печкой под ногами), но как правило это не единственные минусы, вкупе с этим обязательно ещё что-то будет не так.

вот именно, что ОБЯЗАТЕЛЬНО что-то ещё будет. :((

немаловажным пунктом является сумма и структура з/п. Уточнять надо обязательно, ибо в объявлениях на сайте не всегда раскрывают "цвет", структуру, периодичность выплат, а также особо хитрые датели указывают в объявлениях сумму к начислению (она же "грязными", она же gross), тогда как большинство соискателей имеют в виду сумму к выдаче на руки (она же "чистыми, она же net). Чтобы избежать впоследствии неприятных сюрпризов, лучше максимально подробно всё уточнять, не стесняясь.

структура рабочего дня (начало, конец, перерыв на обед, задержки, их учёт и компенсация), законный отпуск (возможен в любой сезон или есть периоды строгого запрета на отпуск - сезон активной работы предприятия и т.п.), возможность в экстренных случаях отпроситься, взять отпуск за свой счёт и т.п. - тоже требуют максимиально полного освещения ещё на этапе собеседования. Соискатель обязан знать, как работодатель планирует его эксплуатировать. (когда-то давным-давно, в юности, был у меня случай - очень долгое собеседование с руководителем службы персонала крупной компании, и только ближе к концу, именно при обсуждении таких мелочей для работодателя, как структура рабочего дня секретаря-референта, она мне как бы невзначай сообщает - а если директор куда-то уезжает, то он всегда возвращается в офис, и его надо ждать, независимо от времени на часах, хоть 18, хоть 20, хоть 23 часа там будет. И это очень часто. На мой вопрос - кто учитывает все эти задержки и как они компенсируются, дама оскорбилась: какие компенсации, это всё - часть работы, за которую платится з/п! Замечу, что сумма з/п там была минимальная из прилично возможной. На этом наше общение было, разумеется, закончено, мы с ней обе зазря потеряли очень много времени. С тех пор вопрос о переработках - один из первых, который я стараюсь прояснить).

9. Соискатели. Обмен опытом. С чем связаны основные сложности трудоустройства на позицию секретаря-референта?

Всегда смотрите на отзывы с предыдущих мест работы. Если человек "под Вас", то не поленитесь поговорить и задать вопросы предыдущим работодателям сами.

смотря на кого напоретесь на предыдущем месте работы, и в каком настроении он будет. Такого могут наговорить, что уши в трубочку сворачиваются, и хочется соискателя сдать в милицию, психушку и дом престарелых одновременно . Либо же скажут нечто нейтральное, а человек-то великолепный, просто на прошлом месте работы не было возможности раскрыть его таланты, либо же вообще не требовалось проявлять эти таланты. Самому надо смотреть на человека, спрашиват его, говорить с ним, чай, не 10-летний ребёнок ищет себе няньку. :)) И правду говорить - чего именно ждёте от соискателя. Умный секретарь никогда не будет приписывать себе те требуемые качества, которых у него нет, лишь бы его приняли на эту работу.

капризы работодателя. Порой хотят "посмотреть всех", кто более-менее подошёл, причём, резюме собирают за весь месяц, что вакансия опубликована, вместо того, чтоб как в кино - увидел первое подходящее резюме - ах, какой секретарь, позвал на собесед - ах, какая женщина! - и принял. :)) Поэтому зачастую наиболее велики шансы трудоустроиться у тех, кто просто попал под конец поисков.
"Подводные камни" вакансии, о которых никогда не напишут в объявлении. Нельзя написать "нужна маленькая женщина, т.к. руководитель сам - "метр в прыжке" :), нельзя написать "нужна покорная бессловесная тварь дрожащая, т.к. руководительница - самодур", нельзя написать "нужна серая моль, чтоб не вызывать ревность супруги/бухгалтерии". Теперь вот нельзя и про возраст писать в объявлении, так что многим отказывают без объяснений при прекрасном опыте, чудесном резюме, но с возрастом, перевалившим за 30, думая, что это уже старухи, погрязшие в маразме :)

+1000%. Прямо в точку.
Я ходила неоднократно на такие "смотрины". После слов кадровика, что вакансию только позавчера разместили, мне сразу захотелось убежать, так как понимаю, что будут смотреть до одури и через пару дней никто не вспомнит, кто я.
С другой стороны так бывает, что размещают вакансию отбирают-приглашают в течении 3-7 дней и - вакансия закрыта. У меня был такой опыт, откликнулась- меня записали на собеседование через 3 дня (уже была запись до меня), потом перезвонили и сказали, что взяли человека. Т.е. кто-то приехал первый-понравился-взяли, а я до собеседа не доехала. Так что подходы разные бывают, но чаще первый вариант.
Спрашивайте, в течении какого времени будут смотреть кандидатов. Если говорят, что месяц - то не стоит даже ехать, это несерьёзно. Оптимальный срок закрытия вакансии - неделя, максимум две.
"Подводных камней" море и очень даже жаль, что этого не пишут. Сколько бы времени можно было сэкономить :) на бесполезные поездки. Например, давеча я проходила собеседование в банке. Проводила собеседование почему-то руководитель отдела (не кадровик) ко мне прямого отношения не имевшего бы. По ней было видно, что своей работы море, а тут ещё и собеседованиями подгрузили. За почти полчаса беседы, ни слова не было сказано ни про функционал, ни про навыки (если не считать вопроса, а секретарём руководителя Вы вообще работали? - а ну да, в резюме есть....) зато меня пытали, как на допросе: с кем живете? где родители? муж? на что живете? квартира своя или снимаете? местная или приезжая? прописка? сколько сейчас зарабатываете? а хотите сколько? кредиты, ипотеку брать хотите? (при этом итоговую сумму оклада не озвучивали, было сказано: "это на следующем собеседовании, если оно будет..."). Меня так и подмывало сказать: "Скажите прямо - кто Вам нужен, а я скажу, подойду я под Вашу картинку или нет.... А работать я готова - раз уж пришла, я не хожу на неинтересные мне вакансии" Еле сдержалась. Потом заглянула какая-то женщина, кивнула, и моя дама свернула собеседование :"Меня зовут, явамперезвоню" :))))))
Уважаемый руководитель, и какого же помощника Вам подберут так? С "высокой культурой" явно проблемы в учреждении :)))))

по последнему вашему примеру - когда собеседования начинают уходить в русло "с кем\на что\где живёте" и т.п., я теперь не стесняюсь мягко прерывать и попросить всё-таки рассказать о том, какого именно кандидата ищут. Говорю, что я честно отвечу - я такая или нет, поскольку врать мне нет резона: я хочу найти работу надолго, а не на месяц. На адекватных интервьюеров это действует безотказно. Правда, пару раз попались какие-то "не такие" девицы, категорично заявившие, что собеседование они проводят по СВОИМ правилам. В этих случаях я прощалась, хоть морально мне было весьма тяжело это делать, я весьма не люблю конфликтные ситуации.

10. Работодатели и рекрутеры. Обмен опытом. С чем связаны основные сложности подбора кандидатов на позицию секретаря-референта?

Основные проблемы (если приглашаешь человека правильно работать, а не ...):
- наличие ума, сообразительности,
- правильной речи,
- приятного и опрятного внешнего вида (вкуса в одежде),
- приятного голоса,
- наличие навыков грамотного (точного, системного) изложения на бумаге мыслей (протоколирование, приказы, распоряжения, служебные записки и тд)
В этом основные проблемы

Tot pe,s rhfcbdst ljk;ys ,snm///
(еще зубы красивые должны быть)

Правильную речь и приятный голос оцениваем ещё на этапе телефонного разговора. Внешний вид можно и регламентировать, ежели есть необходимость. В противном случае, внешний вид есть индикатор адекватности человека. Наличие ума (сюда же - грамотность изложения на бумаге и устно) удаётся проверить не сразу - на собеседованиях люди волнуются, что бы там ни говорили. Финальным кандидатам можно предложить для выполнения проф. тесты+проверку общего развития, но обязательно в спокойной обстановке - в отдельной комнате, где никто бы не "нависал", не отвлекал звонками, разговорами и т.п.

Таки у меня всё это есть. Но "мы Вам перезвоним"...))))

ага, у меня - тоже. Думаю, что всё-таки рылом не вышла.
Жаль, что сразу не пишут, что нужна высокая блондинка с огромным бюстом, ну или кого там конкретно ищут. :) На прошлой работе вот искали, наоборот, невысоких и даже маленьких секретарей, ибо всё руководство - коротышки :)

А Вы думаете "высокой блондинке с огромным бюстом" интересно работать на побегушках за копейки на дядю Васю :))) Уверенна, у них есть более весомые источники дохода, и секретарство они в кошмарном сне не видели. Так что, господа, выбирайте уж из тех, кто есть :))))

а Вы думаете, что все высокие блондинки - сплошь умные супермодели или путаны? :))) Это я так, навскидку. Вон же, реальный пример ниже привела про маленьких. :)
На одном профильном форуме секретарей я как-то раз посмотрела фото участниц. Кое-то были реально красивы, но они в форуме писали с такими кошмарными ошибками и такие тупейшие суждения выдавали, что было стыдно. Кое-кто были откровенно некрасивыми, и даже не предпринимали никаких попыток скорректировать свою некрасивость с помощью причёски, одежды, косметики. Но были грамотными и умными в общении. Большая же часть были "серединка на половинку", ни то, ни сё, как говорится. Так что статистика такова. :)
Не нравятся им те, кто есть :)

Ну это смотря для чего секретарь нужен - для красивой вывески или для реальной работы. Хотя да, большинство среднестатистических таких. И ещё наблюдение - красивые девочки любят тусить в клубах, что явно не вяжется с обязанностью приходить на работу строго к 9,00 (даже 8,45) 5 дней в неделю. Был на практике такой пример - ушла через 2 недели.
По внешности - посмотрите фото из резюме на Суперджобе - внешность чаще средняя, но луки в маечках на фоне ковра, на пляже, в клубе и т.д. просто убивают напрочь желание звать на собесед. - чел. уже не совсем в адеквате - на работном сайте такое выставлять :) Не говоря уже про логическое построение резюме )

мы с СДЖ уже не работаем, пользуемся другим сайтом. Там фото секретарей вполне приличные. Нет, конечно, попадается мрак на любые другие специальности. Очень много совсем неподходящих фото начинающих экономистов, молодых бухгалтеров, водителей. Т.е. тех людей, у кого изначально уровень общей культуры невысок. Но попадаются фото-перлы и от более высоких по должности кандидатов. Я такие любовно сохраняю, потом буду показывать, как не надо фотографироваться для резюме. :)
Про логику в резюме - не перестаю удивляться, как можно составить резюме криво, там разгуляться-то и негде для этого! Про ошибки орфографические - молчу. Редко у кого их нет.

у нынешних очень молодых (18-25 л.) секретарей хромает внимательность, пусть даже она и заявлена в графе "Личные качества" в резюме. В объявлении всегда выделяем одно-два главных требования (не дискриминирующих соискателя как личность), без которых даже не рассматриваем кандидатуру - всё равно приходит море откликов "не по теме". Часто эта же категория соискателей размещает такие жуткие фото в резюме. что без них было бы намного лучше. Адреса электронной почты тоже иногда "доставляют" - "nyashka92", "superbitch", "kidalalala-90". Такое сразу летит в мусорку: человек-то не в адеквате, нам такой нужен? Нереально высокие суммы запрашиваемой зарплаты тоже дают повод сомневаться в ментальных способностях соискателя.
С очень взрослыми кандидатами тоже есть сложности. Многие откровенно демпингуют. Это не есть правильно. Я, например, знаю, сколько стоит труд референта, а кто-то другой может и не знать, возьмёт такого, кто просит в 2 раза меньше от реальной з/п, а через 3 месяца, когда человек всё-таки обозначит свои запросы реальной суммой, мотивируя окончанием исп.срока, неприятный разговор ждёт всех, и скорее всего, окажемся опять в начале пути - мы снова размещаем объявление о поиске секретаря. О нас на сайте недобросовестных работодателей появляется очередной неправдоподобный отзыв, новые соискатели сыпят вопросами - а почему так мало проработал предыдущи сотрудник? И всё такое прочее.

11. Как построить профессиональную карьеру. Варианты дальнейшего профессионального развития

У меня много примеров дальнейшего роста СР. В основном это следующие направления:
- в hr-ы,
- в службу протокола (pr, маркетинг),
- в замуж (в декрет),
- в продажи - редко,
- в организационное проектирование.

Что удивительно - не вспомни примеров карьерного роста СР, уходящего в другую компанию/всегда горизонтальное перемещение. Переходили на повышение в рамках структур, где работали СР.

Есть непреложное правило: хороший секретарь никуда не повышается, т.к. выше него только его директор. Так что... Не очень хорошие референты у вас были :)))
Или вы смешиваете понятия "секретарь на ресепшен" и "секретарь-референт". Ресепшионисты - это низшая ступень, там обычно и происходит "распределение". Если человеку нравится работа, если он справляется, его переводят выше по секретарской карьерной лестнице (вплоть до персонального ассистента генерального директора или руководителя секретариата), в противном случае - просят освободить должность, а дальше всё зависит от фирмы - если есть место в другом отделе, и человек не совсем деревянный, адекватный - предлагают "повышение", ведь человек уже в курсе специфики деятельности и всего прочего, т.е. меньше времени потратим на адаптацию и обучение азам.

Варианты: или строить карьеру в административной сфере (высшая должность - персональный помощник первого лица ) или переползти в другой отдел (при наличии профильного образования или огромного желания обучаться) - часто в бухгалтерию/финансы, кадры/hr, менеджер по работе с клиентами/продажи, реклама-дизайн (при наличии образования, в РА). "Переползают" часто после полгода-года работы на ресепшен, более стойкие идут по административной линии до конца. Меня, например, в отдел кадров сманивают, но я держусь :))))
Да, с секретарским опытом не горят желанием брать на другие позиции в стороннюю компанию, а посему перемещение возможно только внутри своей, а уже потом при наличии опыта перейти на лучшие условия в другую компанию.
Также вариант, работая в крупной компании, встретить будущего мужа и больше не работать, но это тоже из серии "все секретари спят", так что особо рассчитывать на это не стоит :))))

12. Какие изменения на рынке труда произошли для секретарей-референтов в последнее время? Сколько времени занимает поиск работы? Велика ли конкуренция?

Очень много в последнее время появилось "фенечек" с которыми надо уметь работать.

вы имеете в виду разные виды ПО?

частенько путают секретаря-референта с секретарём-ресепшионистом, с кофе-леди, с буфетчиком, с "прислугой за всех". Соответственно, референт часто совмещает выполнение своих прямых обязанностей с обязанностями всех перечисленных сотрудников (без изменений в сумме з/п, естественно). Многие руководители не понимают, что это происходит в ущерб основной деятельности референта. Многие работодатели не понимают, что абсолютно незачем искать и принимать человека с реальным в/о на обязанности ресепшиониста, которому достаточно только полного среднего образования. Часто директор находится в плену стереотипа "референт=молодость", не понимая, что у взрослого референта много не только профессионального, но и жизненого опыта, что зачастую, бывает важнее. Почти всегда 45-летняя дама со всеми своими "семейными сложностями" работает охотнее и эффективнее, нежели 22-летняя выпускница, без детей, без забот, без проблем.

Скорость нахождения работы зависит от многих факторов. В т.ч. и от мудрости руководителя принять "правильного" со всех точек зрения человека.
Соискателям хочется пожелать трезво оценивать предлагаемые условия (временно располагаемся в пром.зоне за МКАД, в ангаре, но очень скоро переедем в центр Москвы в офис класса А+ :) или вы привыкли на работе к свободному стилю во всём (общение между всеми сотрудниками, форма одежды, структура рабочего дня) , а здесь всё очень строго регламентировано и нарушения недопустимы); реально рассчитывать на свои возможности (например, желание очень рано вставать и очень поздно возвращаться домой из-за того, чтоб очень далеко ездить на работу на трёх видах транспорта только потому, что там платят на 5 тыс.руб. больше, чем на аналогичной вакансии, но на соседней станции метро).

С работой плохо. Недостаточное количество адекватных вакансий.
Часто достойные кандидаты не добираются до потенциального руководителя из-за прихотей проводящих собеседование дам. Моё мнение, лучше таким "отборщикам" доверять только отбор резюме по формальным признакам, созвон с соискателями и приглашение на интервью. Выбирать лучше руководителю.
Конечно, он загружен, но лучше найти время и соизволить побеседовать с тем, с кем потом придётся тесно сотрудничать. Перепоручая выбор Вы отсеиваете немало хороших кандидатов, потому что проводящей собеседование девочке/даме не понравилась причёска, имя, или кандидат была выше/симпатичнее/образованнее интервьюера. Зачем создавать лишний субъективный барьер?

Согласна - всё, что приходит по подписке - полная шляпа! С более-менее приличными предложениями звонят сами работодатели (или КА), а эти вакансии не вывешиваются в открытом доступе.
Как один из вариантов избавления от телефонного\почтового спама с неадекватными вакансиями: стоит только лишь назвать своё резюме чуть солиднее и накинуть 5 тыс. к сумме ожидаемой з\п - и вот уже перестают сыпаться неадекватные предложения о работе ресепшионистом за 25 т.р. от тех, кто даже не читает резюме, а занимается ковровой рассылкой всем соискателям, у кого в названии резюме есть слово "секретарь".
Мне вот тут давеча предлагали весьма солидную сумму за просто офис-менеджера. Грю - я таким давным-давно не работаю, территориально тоже совсем не совпадает. Дык нет, три дня звонили, уговаривали - что же вы, за такие деньги можно и поработать! :) Пояснила, что из-за 2-х часов дороги в один конец с тремя пересадками в метро, чтоб поработать на неинтересной для меня работе, мне уже через неделю не захочется их хорошей з\п. :)

конкуренция велика только на первый взгляд. Разобравшись, можно выявить, что большинство работодателей не понимают разницы между секретарями-референтами и их "низшими" коллегами по цеху, к сожалению. Хороший референт всегда ценится, и это известно всем. Самое главное - найти "своего" руководителя, ведь самые мудрые из них выбирают себе секретаря на всю жизнь, и никогда не прогадывают.

Но она есть. Когда собеседуюсь всегда вижу на столах кипы резюме (то, что часто в них много чего приукрашено - это потом выясняется. Часто приходится стоять в коридоре в очереди с другими соискателями.
Почему-то люди из других сфер без дополнительного образования по делопроизводству, например, думают, что можно прийти с улицы и пойти работать секретарём. Ещё с советских времён остался стереотип - "не поступила - что же делать, пока в секретари пойду".
Возможно, для некоторых фирм, где функции секретаря сводятся к готовке чая, ответам на телефонные звонки и походам на почту - этого достаточно.
Культивируется миф, что работать секретарём могут все и уметь для этого ничего не нужно.
Мне как человеку, имеющему в активе Колледж МИД (делопроизводитель) это обидно.
Кроме того, по складу характера не все смогут работать секретарём - т.к. работа в ПОДЧИНЕНИИ, ещё и стрессовая. Поэтому лидеры и неуравновешенные особы проходят мимо :)

я уже не откликаюсь на просто "секретарь", потому, видимо, и нет очереди из соискателей, и нет кипы резюме помимо моего. Кстати, у многих "помощник руководителя" ассоциируется именно с секретарь на ресепшен. Т.е. обязанности ресепшиониста, а вакансия называется "помощник" или "делопроизвоитель", "администратор отдела" или ещё как-нить мудрёно. В этом тоже сложность.
Насчёт подчинения. Если это один-два человека (руководство) - то всего лишь надо совпастьс хотениями этого самого руководства. А уж мы подстроимся. Но если это подчинение всему отделу и по всем вопросам - нет, я такое проходила, и больше не хочу ни за какие коврижки. Нет, вру. За очень-очень хорошие коврижки (белая з\п плюс солидный соцпакет плюс территориально комфортно) соглашусь, для опыта и строчки в резюме годик смогу поработать, а потом очень постараюсь перейти на какое-то другое место в этой же компании.

Да уж, прислуживать всему отделу или всей компании - ну уж нет :) Фраза в ДИ "выполнение поручений" или "помощь" - она очень растяжимая, и её могут истолковать так, что придётся делать всё за всех, а зарабатывать при этом как уборщица и получать такое же отношение со стороны коллектива. (ни в коем разе не хочу обидеть уборщиц, нужная работа, тоже несправедливо недооцененная).
У меня сейчас 2 руководителя, они меня особо не напрягают. А вот знакомая работает в приёмной - так у неё 3 руководителя, и каждому каждые 5 минут что-нибудь нужно. Так что тут по-разному может быть.
Должности у нас любят красиво называть :) Офис-менеджер = это в правильном понимании начальник АХО, административный директор. Помощник руководителя = ассистент по всем вопросам, проведение переговоров, полная адм.поддержка, поддержание имиджа руководителя. Делопроизводитель = ответственный за документооборот компании (отдела) с глубоким теоретическим знанием предмета (делопроизводства, архивное дело). Т.е. абы кто на эти должности не подойдёт. Но реально такой работы мало, где требуются знания, опыт.
Зато всем нужны девочки на ресепшн, а чтобы не обидно было, называют красиво. Мне когда-то так и сказали: "Работа на ресепшн, а в трудовую что хочешь можем записать".

про "должность запишем, как договоритесь с руководством" - последние три предложения именно так и звучали! :) Мрак.
Про "помощь линейным сотрудникам" - только что общалась по тлф с внутренним эйчаром и именно на этом заострила её внимание, мол, как это понимать? Должность лич.пом.Ген.дира, а при чём тут совсем посторонние обязанности? (навешено и бухгалтерских - контроь и обоснование платежей, фин.отчёты), и отдела персонала - организация учеб.семинаров, корпоративов, и что-то там про обеспечение чистоты в приёмной в течение дня - это уже вообще странно (для меня лично). Мне отвечают вполне нормально, без раздражения, что вообще-то работы не так много, как расписано обязанностей. :)) З\п чуть выше средней и стабильно и вовремя (уже отзывы про компанию почитала), но больше ничего из соцпакета нет, и офис в опе мира за МКАДом, хоть живу вроде, недалеко, но час выйдет, да ещё и на двух видах транспорта, и метро с пересадкой.
Вот сижу и раздумываю - идти ли на такое собеседование... Т.е. опять совмещение нескольких должностей в одной. Офис-менеджер, делопроизводитель, референт и личный помощник при официально заявленной только одной - личный помощник.

Сходите, на месте сориентируетесь. Не видя обстановки, трудно объективно оценить предложение. Если отзывы о компании в рамках приличия, думаю, стоит сходить.

не, не пошла. Основная причина - добираться ужасно! Удобнее всего добираться от платформы электрички из области. Не буду уж отбирать хлеб у коллег из МО, им и так несладко приходится.

По поводу ПО - да, много всего. Важно ориентироваться в пакете MS Office, возможно 1 С, иметь навыки быстрого поиска информации. А все остальные "фенечки" целесообразно изучать под конкретного работодателя. Например, Lotus Notes - в принципе суть та же, как и Outlook, но она не так уж широко используется, Outlook я знаю, а если Lotus уж понадобится - быстро изучу, в институтах и не такое учили :) Важно, что есть понимание всей этой "механики", а технический навык - приобрести несложно.
Да, референт как кофе "5 в 1", а зарплата как за 0,5 человека :) Очень нечасто работодатели понимают это и устанавливают уровень оклада, соответствующий всем выполняемым задачам. Чаще нужен секретарь-помощник бухгалтера-кадровик-прислуга с в/о и знанием ин.языка (в компаниях, в которых о ВЭД не слыхали :)))) за 35 тыров :)))) И смех, и слёзы....Что обидно, что кто-то ведь соглашается работать на таких условиях.

13. Разное

Пусть кандидаты на эту позицию не думают, что их всех повально "спать заставят". Частенько приглашают работать).
Это самое близкое место к Руководителю. При правильных шагах можно многого добиться и с этой "наблюдательной вышки" выбрать себе интересное направление дальнейшего развития.
Не замыкайтесь на этой позиции. Правильным было через максимум три года "стартануть дальше и в нужном направлении"))))

успокойтесь вы уже со своим "спать". Это со времён "лихих 90-х", что ли, до сих пор такое мнение бытует? Для таких "секретарей" и директоров есть специальные ресурсы и специальные КА, так что на обычных работных сайтах размещают вакансии именно для работы.
Также не соглашусь с "через 3 года стартануть". Нормальный руководитель и нормальный секретарь при совпадении друг с другом меньше всего хотят куда-то стартовать друг от друга.
Секретарь-референт - это не стартовая позиция, это - профессия всей жизни.
Когда будет конференция по специфике работы секретарей на ресепшен - тогда будет уместно вещать про "правильный старт".

Я работала секретарём на телефоне и на ресепшен, потом стала референтом. Так что это не совсем таки старт. Многие почему-то считают эту работу трамплином для дальнейшего перехода в интересующий отдел. Так же часто сотрудники считают секретаря кем-то временным и малозначимым, хотя на деле от этого сотрудника зависит немало. С секретарём нужно дружить, по крайней мере, не враждовать :))))
Референтом вполне можно и нужно работать долго, важно при этом найти "своего" руководителя, т.к. при несовместимости он легко может превратить Ваши трудовые будни в ад.

Про "спать" - это уже как бородатый анекдот. В тех компаниях, где я работала, такого не было. И я уверенна, что в нормальных организациях такого нет. Кто ищет приключений, тот найдёт их....зачем позорить нашу профессию, она ничем не хуже всех остальных.

Полностью согласен

слушать транс