26 авг 2014, 11:21

Селекция особого персонала. Секретарь

Первая публикация, посвященная особенностям подбора и гипотетическим возможностям селекции персонала особого по его принадлежности к «ближнему кругу» руководства, была посвящена «Безопаснику» (//hr.superjob.ru/ocenka-i-podbor-personala/selekciya-osobogo-personala-bezopasnik-1277).

Характер обсуждения показал, что HR-ры не имеют возможности и не испытывают потребности влиять на подбор этих специфичных специалистов, а тем более их селекцию и «культуривацию». Потому как текущая практика приема «безопасников» сложилась «по вполне осознанным причинам», а точнее - «понятиям», имеющим глубокие социальные и даже исторические корни.

Теперь же предлагается к обсуждению казалось бы простая, но… не совсем простая должность - секретарь.

Секретарь - это профессия, требующая только профподготовки, или это призвание?

Качества, необходимые хорошему секретарю, известны: достаточный интеллект, гибкость, коммуникабельность, отсутствие лишних амбиций, умение быстро принимать решения, планировать рабочий день и т.д.

«Великие секретари», по мнению гуру в управлении Д. Майстера, обладают следующими качествами:

- гордятся своей работой, демонстрируя личную приверженность качеству;

- им не приходят в голову мысли типа «я сделаю только то, за что мне заплатят»;

- добиваются большей ответственности;

- инициативны, не ждут, пока им скажут, что делать;

- работают столько, сколько требуется, «не посматривая на часы»;

- являются командными игроками;

- вовлечены в дела фирмы, не «застревая» в своей роли;

- стремятся изучить бизнес и те роли, которые играют те, кому они служат;

- учитывают потребности тех, кому служат;

- понимают тех, кому служат;

- наблюдательны, честны и лояльны;

- критику воспринимают конструктивно;

- заботятся (добавлю: без «озабоченности»).

В России должность секретаря традиционно занимают представительницы слабого пола. Считается, что секретарь - визитная карточка фирмы. Многие руководители понимают это буквально и вместо профессионала берут женщину, как минимум, с презентабельной внешностью. Бывает, имеют неуемные пожелания видеть под боком внешность «эффектную».

Анекдот по теме:

Директор пристально разглядывает новую секретаршу.

- Четверо детей, - говорит ему на ухо начальник отдела кадров.

- Не может быть. У такой молоденькой и уже четверо детей?

- Не у нее, а у вас.

Есть несколько условных типов секретарей, которых стоит опасаться. Они способны развалить устоявшиеся деловые процессы босса, испортить его отношения с окружением, нанести серьезный ущерб его карьере и репутации.

«Идеал». Каждый мужчина мечтает видеть рядом с собой женщину, которая считает его самым умным, смотрит на него с уважением и восхищением, помогает во всем и никогда не возражает. При этом хороша собой, рабски предана и по-матерински заботлива. Такое сочетание крайне редко встречается в природе, чаще это сознательно исполняемая роль. Например, с целью заполучить шефа в мужья любой ценой (развал семьи, «подмоченная» репутация). Как только цель достигнута, может произойти превращение волшебное наоборот, из царевны в жабу, все замечательные качества мгновенно исчезнут, а вместе с ними и мечты бывшего босса (теперь мужа) об идеальной женщине.

Например. У начальника новая секретарша. К ней подходит жена начальника.

- Надеюсь, вы не будете столь энергичны, как предыдущая?

- А кто была предыдущая?

- Я.

«Амбициозный прагматик». Если секретарь стесняется называть себя секретарем, предпочитая более красивые названия «офис-менеджер» или «помощник руководителя», вряд ли стоит рассчитывать на долговременное сотрудничество с ним. Эта должность для нее - ступень в карьерной лестнице, и блюсти она будет, скорее всего, не интересы шефа, а свои собственные.

«Манипулятор». Еще один тип тщеславных секретарш. Для удовлетворения амбиций им достаточно осознания своей власти в роли приближенной к первому лицу. На первый взгляд, такая секретарша просто клад - предана и незаменима. Но склонность к манипуляциям - это зона высокого риска. Пользуясь близостью к руководителю и разнообразной информации, она постепенно начинает манипулировать и боссом, и сотрудниками, даже может стать «серым кардиналом».

- Вы довольны своим новым секретарем? - спрашивают одного директора.

- Ой, и не спрашивайте! За короткое время она так организовала работу секретариата, что, кроме нее, никто ничего понять не может. Я ее теперь даже уволить не могу...

«Принцесса на горошине». У таких секретарей не работа, а «сплошные проблемы». И проблемы шефа она принимает так близко к сердцу, что постоянно находится на грани между здоровьем и болезнью. Поэтому ее нельзя нагружать работой. Как правило, такие секретари отличаются профессиональной некомпетентностью и чаще создают проблемы, чем решают их.

«Леди». Иметь секретаря с высшим образованием и хорошей «родословной» - приятно и престижно. Однако такие женщины считают себя жертвами обстоятельств и заставляют шефа чувствовать себя вечно виноватым: он вынужден думать не о том, что ей поручить, а как бы не обидеть ее.

Следует отметить, что в крупных и солидных компаниях желания с предпочтениями руководителей сдерживаются строгими стандартами, которые предусматривают на должность секретаря брать женщин не моложе 27 лет, без личных амбиций, которые уже сформировались как личность, имеют семью, ребенка, имеют соответствующие знания, навыки или способности.

В книге «Война за таланты», знакомящей с результатами масштабных исследований, проведенных компанией McKinsey, роль и функции оптимального секретаря соотносятся с ассистентом, референтом и говорится, что хороший секретарь - это половина команды. «…Любая большая организация быстро бы развалилась, если бы не мощный костяк секретарей, выполняющих мириады административных дел...».

В отличие от уже рассмотренного «тяжелого случая» с сотрудниками служб безопасности, возможности как оптимального подбора, так и воспитания нужного организации секретаря, довольно широки. Но… жизнь с ее традициями и установками, «направленность голов» руководителей и исполнителей непредсказуемы и удивительны. Кроме того, когда секретарь - и профессионал и одновременно «душечка», в этом, несомненно, всем видится заслуга руководителя. Если она «косячит» - всегда виноват кадровик, неспособен подбирать и расставлять всех по своим местам.

Итак, - даешь хорошего секретаря! Или так: «Хорошо налаженная организация сама воспитывает хороших сотрудников, сама их направляет» (Я.С. Улицкий)?

7 0
2 744
Лучшие комментарии
26 авг 2014, 17:07
Типажей маловато))). Если серьезно среди "секретарей" по функционалу можно выделить ряд направлений, и по ним принципиально отличается моя позиция в селекции. Секретарь-делопроизводитель - канцелярия, бизнес-процессы, документооборот и т.п. - выращивается. Офис-менеджер - управление АХО, и прочей жизнедеятельностью + документооборот - выращивается. Ресепшн - тоже выращивается (хотя обычно это - старт), ну руководитель - точно выращивается, и наконец - персональный ассистент - вот тут от потребностей. Бывают специфические требования - н-р знание языков. Выращивай, не выращивай, материал должен быть подходящий. Если ни для кого из сотрудников, кроме ассистента язык не нужен, то сложно будет носителя языка привлечь и растить, т.к.он должен постоянно поддерживаться... Навыки по организации рабочего дня руководителя, участие в переговорном процессе и т.п. если личный ассистент есть только у гены, то подобные навыки выращиваемому внутри компании специалисту получить негде... Вообще, с ассистентами, на мой взгляд, так: можно апгрейдить и совершенствовать того сотрудника, который уже работает на этой позиции - повышать его проф уровень, но чтобы назначить ассистентом селекционный процесс наладить сложнее - нужна "химия". И очень важны личные качества - этого селекцией не внедришь.К приготовлению чашки кофе одна барышня относится как к унизительной обязанности, а другая - как к долгу гостеприимства хозяйки. И это от воспитания только зависит, ничем не исправить...
4 0
Ответить
По мнению автора поста
29 комментариев
26 авг 2014, 11:30
New
Секретарь у нас теперь особый персонал?
Дожили..
26 авг 2014, 11:41
New
Видно, что не довелось Вам работать с теми, кого тут обозначили «Великие секретари».
Когда "визитная карточка" - это никто и звать ее никак, то и организация как-то... не совсем чтобы...
26 авг 2014, 11:54
New
То что обозначено под "Великими секретарями" с тем же успехом относится к абсолютно любой профессии.
Вот только таких сумасшедших людей я не встречал.

Секретарь - это милое лицо на входе, не более.
А вот персональный ассистент - это уже куда серъезнее.
26 авг 2014, 12:08
New
Конечно, персональный ассистент - это уже куда серьезнее. По принципу "как яхту назовешь, так она и поплывет".
"Секретарь - это милое лицо на входе, не более" - это говорит о том, как у вас расценивается секретарь и какой он имеет функционал.
А вот бывают "сумасшедшие", которые тянут всю текучку с адмхозом, и на которых чуть не молятся. Действительно, это с тем же успехом относится к абсолютно любой профессии.
26 авг 2014, 12:10
New
Ну если речь о компании из 10 человек, где секретарь ведет все от АХО до документооброта, то да.
Когда вы никак не можете пройти через это милое лицо, оно уже не будет казаться вам таким уж милым...
Секретарь, это ключевая фигура в решении какого либо вопроса, поскольку именно секретарь может решить вопрос пропустить вас к шефу, или записать в очередь...
26 авг 2014, 12:00
New
Количество и качество анекдотов про секретаря уступает пожалуй только анекдотам про тещу, про Штирлица и Василия Ивановича.
Итак, директор лично проводит собеседование:
- Вот ваше рабочее место.
- Хорошо.
- Вот телефон с автоответчиком, по которому вы будете отвечать на звонки, и помогать мне связаться с нужными людьми.
- Хорошо.
- Вот кофеварка, в которой вы должны уметь быстро приготовить кофе и подать в мой кабинет.
- Хорошо.
- Вот компьютер, на котором вы будете рассылать и принимать электронную почту, работать в Интернете.
- Хорошо.
Пытается узнать хоть что-нибудь о девушке:
- Скажите, а вы знаете ещё какие-нибудь слова, кроме слова “хорошо”.
- Секс.
Директор с облегчением:
- Хорошо.
И почему же так вот? От зависти? Ведь хороший секретарь - это подмога руководителя... и его отрада. Только вот то, что предлагается - изваять из хорошего человека хорошего специалиста - в большинстве наших фирм и контор не осознается. В лучшем случае, отправили на КПК - и давай, наяривай.
Это если еще где-то видят в секретаре человека. В таких условиях секретутка и может стать хорошим секретарем.
Автор поста
26 авг 2014, 12:23
New
Вы правы, отношение и уважение в наибольшей мере определяет отдачу от специалиста (конечно, при прочих равных условиях). Это один из ведущих принципов воспитания = подготовки кадров на их рабочем месте.
26 авг 2014, 15:05
New
На тему как, кого и зачем подбирают для работы секретарем можно почитать здесь hr.superjob.ru/poisk-rabo…entov-1002
Типы секретарей - довольно реалистичные, я себя могу соотнести с типом 2 "амбициозный прагматик", т.к. предпочитаю не называться секретарем, но не потому что стыдно, а потому что в этой профессии существует разделение в зависимости от выполняемых задач на ресепшиониста, секретаря офиса, офис-менеджера, помощника руководителя...И я выполняю задачи реального помощника, которые несколько отличаются от "подай кофе-сходи на почту". Хотя многие датели не видят этой разницы и "помощник руководителя" для них просто красивая вывеска для девочки "принеси-подай-ответь на звонок".

"....на должность секретаря брать женщин не моложе 27 лет, без личных амбиций, которые уже сформировались как личность, имеют семью, ребенка, имеют соответствующие знания, навыки или способности." - и это всё про меня :)))) Только когда вспоминаю количество пустопорожних собеседований, начинаю думать, что всё это далеко не основные критерии выбора и возможно даже, декларируя их, ищут с точностью до наоборот.
Автор поста
26 авг 2014, 15:34
New
Действительно полезная была конференция и широкоформатная. Как и кого искать. Но искать из готового материала или "из того, что было" без "я тебя слепила". Не обнаружил, задавался ли кто целью изваять супер-секретаря, привести его в соответствие нужным требованиям, подобно, к примеру, пьесе "Пигмалион" (не смотрим ее хеппи-эндовое окончание)? Нужно и востребовано ли такое так сказать на практике? Теория учит нас смотреть далеко вперёд, а практика - себе под ноги (но не на ноги секретаря - шутка).
26 авг 2014, 17:07
New
Типажей маловато))). Если серьезно среди "секретарей" по функционалу можно выделить ряд направлений, и по ним принципиально отличается моя позиция в селекции. Секретарь-делопроизводитель - канцелярия, бизнес-процессы, документооборот и т.п. - выращивается. Офис-менеджер - управление АХО, и прочей жизнедеятельностью + документооборот - выращивается. Ресепшн - тоже выращивается (хотя обычно это - старт), ну руководитель - точно выращивается, и наконец - персональный ассистент - вот тут от потребностей. Бывают специфические требования - н-р знание языков. Выращивай, не выращивай, материал должен быть подходящий. Если ни для кого из сотрудников, кроме ассистента язык не нужен, то сложно будет носителя языка привлечь и растить, т.к.он должен постоянно поддерживаться... Навыки по организации рабочего дня руководителя, участие в переговорном процессе и т.п. если личный ассистент есть только у гены, то подобные навыки выращиваемому внутри компании специалисту получить негде... Вообще, с ассистентами, на мой взгляд, так: можно апгрейдить и совершенствовать того сотрудника, который уже работает на этой позиции - повышать его проф уровень, но чтобы назначить ассистентом селекционный процесс наладить сложнее - нужна "химия". И очень важны личные качества - этого селекцией не внедришь.К приготовлению чашки кофе одна барышня относится как к унизительной обязанности, а другая - как к долгу гостеприимства хозяйки. И это от воспитания только зависит, ничем не исправить...
26 авг 2014, 17:21
New
Ну и вдогонку. Если представить себе, что я заморочилась КР на ассистента гене, и взяла на ресепшн, к примеру, чудесную барышню, со всеми нужными личностными качествами, умненькую и обучаемую и с хорошим уровнем знания английского, и мы собираемся её обучить делопроизводству, и прочим полезным вещам, чтобы когда-нибудь вырастить хорошего референта. Через месяц её сманит маркетинг, или закупки, или ВЭД, т.к. хороший материал для селекции нужен всем. Редко когда девушки сознательно продолжают мечтать быть секретарями, когда их зовут в импорт-менеджеры и обещают всему научить... В общем,у меня ни разу КР на административную позицию до цели не дошел.
Автор поста
26 авг 2014, 21:21
New
Восторгаюсь наполнением Вашего комментария, именно по существу. Да, типажей маловато, внимание было на том, чтобы выделить факторы риска, учитывая, что секретарь - субъект из зоны ближнего окружения руководства. Много видит, много слышит даже без ситуаций "особого внимания" шефа. Учитывая этот аспект, важными становятся и такие качества, как лояльность и даже больше - надежность. Тут без селекции и без определенного рода наблюдения с относительно нейтральной стороны не обойтись. Обращаю на это внимание, потому что чаще всего сотрудник оценивается субъективно, а с секретарем необходима оценка объективная, непредвзятая.
27 авг 2014, 11:46
New
для тех, кто не совсем в курсе - секретарь - один из важнейших, хоть и маленьких, элементов в составе команды руководителя организации. Только подумайте: через секретаря проходит вся информация. Буквально вся. Секретарь способен ответить на любой вопрос. Но в силу именно должности делать это может только для своего руководителя или с его разрешения. То есть весь объем имеющейся информации должен быть удержан за зубами. Вот что должен уметь хороший секретарь. А печатать документы, перенаправлять звонки может и обученный в цирке кролик.
Мне не понравилось, такое качество секретарей, из перечисленного списка, как
"- являются командными игроками;"
Уж простите, меня великодушно, но на мой взгляд слово команда является матерным...
Работать в команде, подразумевает под собой полную взаимозаменяемость одного специалиста другим, и наоборот, второго - первым... Считаю, что только дилетанты могут полноценно заменять друг-друга.
Секретарь, как правило не относится к числу таких сотрудников, он никого не заменяет, и как бы не собирается заменять, ему и на своем месте хорошо, в смысле своих забот хватает...
28 авг 2014, 18:20
New
Все таки вы придираетесь к этому слову)))). Если погуглить (ну или пошуршать бумажными изданиями словарей и энциклопедий), то во всех значениях "команда", как группа людей, не определяется взаимозаменяемостью участников. Взаимодополнением - да... Ключевые характеристики понятия - это небольшая группа людей, объединенная для выполнения какой-то общей задачи, управляемость, взаимодополнение, общий подход. Командами не случайно называют такие группы как спортивная команда, пожарная команда, небольшие штатные воинские подразделения также называют "командами". Во всех этих группах очевидно распределение ролей и работа на результат.
Нет, однозначно кто-то испортил этому слову имидж в ваших глазах)))) Но слово же не виновато...
Хорошо, я согласен, давайте назовем данное скопление людей еще и оркестром, тоже вроде слово не плохое...
"В России должность секретаря традиционно занимают представительницы слабого пола."
Не согласен с таким замечанием, в смысле , с тем что занимают - согласен, с тем что традиционно - не согласен.
Вспомните хотя бы произведение Грибоедова - Горе от ума, Был там некий персонаж - Молчалин, так про него говорится, что Фамусов ему, цитирую "...дал чин асессора, и произвел в секретари...", таким образом, полагаю было бы правильно написать, про представительниц слабого пола, что они традиционно занимают эту должность со времен Великой Октябрьской Социалистической Революции, поскольку именно с этих пор у нас в стране активно начали использовать труд женщин.
Автор поста
27 авг 2014, 13:46
New
Роль секретаря Вы выделили точно. А вот "Работать в команде, подразумевает под собой полную взаимозаменяемость одного специалиста другим, и наоборот, второго - первым" - это неверно, даже теоретически, да даже для спортивного уровня. Командные игроки = дилетанты - это оригинальное суждение.
Грибоедов конечно не соврет, но жил-то он несколько в другие времена. Думаю понятно, что мы обсуждаем нонешние. Секретарь как государственная должность и/или звание тогда - несколько (а иногда далеко) не то, что должность секретаря ООО, ЗАО или даже ОАО.
Спортивная команда, это одно понятие, коллектив же командой обзывают в основном продажники, но там действительно: - Ты, ты, и ты... - А можно я?, - Ну и ты,тоже, бегом раздавать флайеры... А вы все на телефон, работать, искать клиентов, живо... Я кому сказал? БЕГОМ!!!!
Вот тут то точно полная взаимозаменяемость, Даже -"БЕГОМ!!!!", всем выкрикнуть может любой член команды...
Автор поста
27 авг 2014, 15:05
New
Да, согласно моде командой называют даже загнанную в одно стойло толпу только по тому признаку, что им ДАЮТ КОМАНДЫ, а "члены команды", соответственно, получают команды.
А команда в правильном понимании - это когда или "без которой мне не жить", или "без которой мне столько не заработать", или "без которой мне этого не достичь".
Мне больше нравится, та "без которой мне не жить"...
29 авг 2014, 09:08
New
А ведь многие представительницы этой профессии очень стесняются говорить что они секретари, и уж тем более секретарши...
что не совсем понятно, так как при этом они все равно говорят синонимами, ну а слушатели, не понимающие нюансы функциональных расхождений между офис-менеджерами, помощниками руководителей и персональными ассистентами, все равно считают что перед ними секретарша...
Начинается долгое объяснение разницы...
Впрочем это свойственно и кадровикам...
Автор поста
29 авг 2014, 10:39
New
И не только секретарям и кадровикам. Доярок называют операторами доения, уборщиц - операторами технической уборки, даже клининг-менеджерами, и даже менеджером по экологической безопасности офиса. Грузчик - оператор по перемещению продукции. Продавцы, понятно все менеджеры по продажам или минимум консультанты.
Думаю, сие есть удобный тактический ход. И кадровикам - инструмент, которым можно попользоваться. Повышая в наименовании чувство собственной важности работника, можно до поры-времени не повышать зарплату. И наоборот, близкому и дорогому человеку всегда можно накинуть, поменяв важность звучания должности.
29 авг 2014, 11:33
New
безусловно...
хотя основная причина думаю в какой то закомплексованной самонеуверенности...
вот например, никто не говорит, что они сожительствуют (хотя это официальный юридический термин), все так гордо, с неким пафосом произносят:
мы находимся в гражданском браке...при этом даже не задумываются, откуда это словосочетание взялось...
Автор поста
29 авг 2014, 12:42
New
Ключевое слово "не задумываются" - относится ко всему, что происходит с гомосапиенсами вообще и особенно тому, творится сейчас. Да и началась сия гордыня с того, что поименовали себя Homo sapiens, хотя весь думательный процесс идет через другой орган, вроде бы не задуманный природой для восприятия.
29 авг 2014, 12:55
New
Вот интересно...в данных, приведенных конкретных самодентификациях (насчет секретарей), конкретными дамами руководит гордость или гордыня...
29 авг 2014, 15:44
New
Слово "секретарша", равно так же как и "бухгалтерша", "дизайнерша", "директорша" не соответствует нормам литературного русского языка. Это просторечие. У данных названий профессий нет женского рода.
Секретарь. А секретарша - жена секретаря :))))
29 авг 2014, 18:34
New
Это безусловно так...однако помните женщины, нынешняя европейская садомическая гейвакханалия, начиналась именно с этих невинных, легких невелирований гендерных границ в словах...
Отменить Войти и отправить