Селекция особого персонала. Секретарь

Первая публикация, посвященная особенностям подбора и гипотетическим возможностям селекции персонала особого по его принадлежности к «ближнему кругу» руководства, была посвящена «Безопаснику» (//hr.superjob.ru/ocenka-i-podbor-personala/selekciya-osobogo-personala-bezopasnik-1277).

Характер обсуждения показал, что HR-ры не имеют возможности и не испытывают потребности влиять на подбор этих специфичных специалистов, а тем более их селекцию и «культуривацию». Потому как текущая практика приема «безопасников» сложилась «по вполне осознанным причинам», а точнее - «понятиям», имеющим глубокие социальные и даже исторические корни.

Теперь же предлагается к обсуждению казалось бы простая, но… не совсем простая должность - секретарь.

Секретарь - это профессия, требующая только профподготовки, или это призвание?

Качества, необходимые хорошему секретарю, известны: достаточный интеллект, гибкость, коммуникабельность, отсутствие лишних амбиций, умение быстро принимать решения, планировать рабочий день и т.д.

«Великие секретари», по мнению гуру в управлении Д. Майстера, обладают следующими качествами:

- гордятся своей работой, демонстрируя личную приверженность качеству;

- им не приходят в голову мысли типа «я сделаю только то, за что мне заплатят»;

- добиваются большей ответственности;

- инициативны, не ждут, пока им скажут, что делать;

- работают столько, сколько требуется, «не посматривая на часы»;

- являются командными игроками;

- вовлечены в дела фирмы, не «застревая» в своей роли;

- стремятся изучить бизнес и те роли, которые играют те, кому они служат;

- учитывают потребности тех, кому служат;

- понимают тех, кому служат;

- наблюдательны, честны и лояльны;

- критику воспринимают конструктивно;

- заботятся (добавлю: без «озабоченности»).

В России должность секретаря традиционно занимают представительницы слабого пола. Считается, что секретарь - визитная карточка фирмы. Многие руководители понимают это буквально и вместо профессионала берут женщину, как минимум, с презентабельной внешностью. Бывает, имеют неуемные пожелания видеть под боком внешность «эффектную».

Анекдот по теме:

Директор пристально разглядывает новую секретаршу.

- Четверо детей, - говорит ему на ухо начальник отдела кадров.

- Не может быть. У такой молоденькой и уже четверо детей?

- Не у нее, а у вас.

Есть несколько условных типов секретарей, которых стоит опасаться. Они способны развалить устоявшиеся деловые процессы босса, испортить его отношения с окружением, нанести серьезный ущерб его карьере и репутации.

«Идеал». Каждый мужчина мечтает видеть рядом с собой женщину, которая считает его самым умным, смотрит на него с уважением и восхищением, помогает во всем и никогда не возражает. При этом хороша собой, рабски предана и по-матерински заботлива. Такое сочетание крайне редко встречается в природе, чаще это сознательно исполняемая роль. Например, с целью заполучить шефа в мужья любой ценой (развал семьи, «подмоченная» репутация). Как только цель достигнута, может произойти превращение волшебное наоборот, из царевны в жабу, все замечательные качества мгновенно исчезнут, а вместе с ними и мечты бывшего босса (теперь мужа) об идеальной женщине.

Например. У начальника новая секретарша. К ней подходит жена начальника.

- Надеюсь, вы не будете столь энергичны, как предыдущая?

- А кто была предыдущая?

- Я.

«Амбициозный прагматик». Если секретарь стесняется называть себя секретарем, предпочитая более красивые названия «офис-менеджер» или «помощник руководителя», вряд ли стоит рассчитывать на долговременное сотрудничество с ним. Эта должность для нее - ступень в карьерной лестнице, и блюсти она будет, скорее всего, не интересы шефа, а свои собственные.

«Манипулятор». Еще один тип тщеславных секретарш. Для удовлетворения амбиций им достаточно осознания своей власти в роли приближенной к первому лицу. На первый взгляд, такая секретарша просто клад - предана и незаменима. Но склонность к манипуляциям - это зона высокого риска. Пользуясь близостью к руководителю и разнообразной информации, она постепенно начинает манипулировать и боссом, и сотрудниками, даже может стать «серым кардиналом».

- Вы довольны своим новым секретарем? - спрашивают одного директора.

- Ой, и не спрашивайте! За короткое время она так организовала работу секретариата, что, кроме нее, никто ничего понять не может. Я ее теперь даже уволить не могу...

«Принцесса на горошине». У таких секретарей не работа, а «сплошные проблемы». И проблемы шефа она принимает так близко к сердцу, что постоянно находится на грани между здоровьем и болезнью. Поэтому ее нельзя нагружать работой. Как правило, такие секретари отличаются профессиональной некомпетентностью и чаще создают проблемы, чем решают их.

«Леди». Иметь секретаря с высшим образованием и хорошей «родословной» - приятно и престижно. Однако такие женщины считают себя жертвами обстоятельств и заставляют шефа чувствовать себя вечно виноватым: он вынужден думать не о том, что ей поручить, а как бы не обидеть ее.

Следует отметить, что в крупных и солидных компаниях желания с предпочтениями руководителей сдерживаются строгими стандартами, которые предусматривают на должность секретаря брать женщин не моложе 27 лет, без личных амбиций, которые уже сформировались как личность, имеют семью, ребенка, имеют соответствующие знания, навыки или способности.

В книге «Война за таланты», знакомящей с результатами масштабных исследований, проведенных компанией McKinsey, роль и функции оптимального секретаря соотносятся с ассистентом, референтом и говорится, что хороший секретарь - это половина команды. «…Любая большая организация быстро бы развалилась, если бы не мощный костяк секретарей, выполняющих мириады административных дел...».

В отличие от уже рассмотренного «тяжелого случая» с сотрудниками служб безопасности, возможности как оптимального подбора, так и воспитания нужного организации секретаря, довольно широки. Но… жизнь с ее традициями и установками, «направленность голов» руководителей и исполнителей непредсказуемы и удивительны. Кроме того, когда секретарь - и профессионал и одновременно «душечка», в этом, несомненно, всем видится заслуга руководителя. Если она «косячит» - всегда виноват кадровик, неспособен подбирать и расставлять всех по своим местам.

Итак, - даешь хорошего секретаря! Или так: «Хорошо налаженная организация сама воспитывает хороших сотрудников, сама их направляет» (Я.С. Улицкий)?