29 авг 2013, 11:25

Как правильно отказать кандидату

Работа рекрутёра имеет свою специфику – отказывать соискателям приходится гораздо чаще, чем сообщать им о том, что они приняты на вакантную должность. От того, каким будет отказ, во многом зависит репутация компании на кадровом рынке. Как сказать нет кандидату, не обидев его и тем более не спровоцировав судебный процесс?

Советы менеджерам по кадрам дают специалисты портала Superjob.

Помните об этике
Итак, сопоставив своё впечатление о кандидате, с которым состоялось собеседование, с требованиями вакансии, Вы приходите к выводу, что данный специалист для компании не подходит. Какими должны быть Ваши дальнейшие шаги? Первое, что следует сделать, когда решение об отказе принято, - сообщить об этом кандидату. Вы можете возразить, что не всегда есть время обзванивать всех, кто приходил на собеседование, да и непросто говорить человеку, что он не подошёл. Однако стоит пересилить себя и донести эту не слишком приятную новость до соискателя. И не просто донести, а сделать это грамотно, чтобы не задеть личное достоинство человека и не спровоцировать негатив с его стороны. Обратную связь с соискателем можно осуществить несколькими способами.

Телефон или письмо
Сообщить кандидату о том, что он не подходит для работы в Вашей компании можно, позвонив ему или отправив электронное письмо. Что же лучше? В профессиональном сообществе сложилось устойчивое мнение: в большинстве случаев (но не во всех) электронное письмо – хорошая замена телефонной беседе. Главное, чтобы составлено оно было правильно, ведь рекрутёр – официальное лицо компании, а письменный отказ при неблагоприятных обстоятельствах вполне может стать юридическим документом в суде.

Расставить все точки над «i» по телефону несколько сложнее, ведь Вам придется отвечать на вопросы соискателя, а возможно, и выслушать нечто неприятное в свой адрес, если человек сочтет, что в Вашей компании его не оценили.

Выбор формы сообщения зависит от многих факторов: от уровня вакансии, предварительной договорённости с кандидатом, а также от количества соискателей, приходивших на собеседование по поводу работы на конкретной должности. Очевидно, что потенциальному топ-менеджеру, прошедшему несколько этапов собеседования, лучше перезвонить, нежели отправлять письмо.

Бывает, что кандидатам приходится отказывать и при личной встрече, к примеру, когда они сами приезжают в офис, чтобы поинтересоваться своей судьбой. Такой вариант развития событий потребует от Вас максимального такта и вежливости.

Аргументы, и только аргументы
Судя по результатам опроса Исследовательского центра Superjob.ru, в существовании дискриминации при поиске работы убеждено большинство россиян. Известно немало случаев, когда отвергнутые соискатели приходили в офис, добиваясь личной встречи с руководителем, или забрасывали кадровую службу гневными письмами. Чтобы избежать подобных осложнений, Ваш отказ должен быть однозначным, но доброжелательным. Какой бы способ общения с кандидатом Вы ни выбрали, главное – правильно построить диалог (или монолог, если Вы предпочли письменное обращение).

Объясняя соискателю, почему он не подошёл, очень важно ссылаться исключительно на его деловые качества. Не забывайте, что никакие обстоятельства, кроме профессиональных качеств работника, не могут быть причиной отказа в принятии на работу (статья 3 ТК РФ).

Конечно, в реальности при принятии решения работодатель не может не учитывать такие качества соискателя, как возраст, пол, место жительства и т. д. Однако сообщить молодому человеку, претендовавшему на должность офис-менеджера, что он не подходит компании, потому что «девушка предпочтительнее», означает признать факт нарушения трудового законодательства. Поэтому, дабы не усложнять жизнь самим себе, найдите благовидную причину отказа и сформулируйте её лаконично, не вдаваясь в подробности. В зависимости от ситуации можно пользоваться, например, такими формулировками: «Уровень образования другого соискателя больше соответствует нашим требованиям»; «Руководство компании решило продвинуть на эту позицию одного из уже работающих у нас специалистов»; «В настоящий момент нам необходим человек с большим опытом работы в нефтегазовой (лесопромышленной, пищевой, химической) отрасли» и т. д.

Немного психологии
Существуют и определенные психологические приемы, позволяющие наименее болезненно расстаться с неподходящим кандидатом. К примеру, отказывая, сделайте акцент на тех аспектах работы в Вашей компании, которые идут в разрез с интересами соискателя. Так, женщине, имеющей ребенка, можно указать на то, что в компании не принято уходить с работы раньше, соответственно, ей придется доплачивать няне. Или кандидату, чьей заветной мечтой является карьерный рост, можно сказать, что организация приветствует рост только по горизонтали и здесь у него будет мало шансов «продвинуться». Для того чтобы построить диалог таким образом, нужно знать приоритеты кандидата, его ожидания от работы. Но данная стратегия хорошо работает – один или несколько таких аргументов снизят заинтересованность соискателя в вакансии, и он воспримет отказ менее болезненно.

На позитивной ноте
Шаблоны «отказных» писем несложно найти в сети, однако не стоит использовать один вариант на все случаи жизни. В зависимости от ситуации можно пользоваться, например, такими формулировками: «Уровень образования другого соискателя больше соответствует нашим требованиям»; «Руководство компании решило продвинуть на эту позицию одного из уже работающих у нас специалистов»; «В настоящий момент нам необходим человек с большим опытом работы в нефтегазовой (лесопромышленной, пищевой, химической) отрасли» и т.д. В письме желательно обратиться к соискателю по имени, это не займёт много времени, но придаст ответу личный характер.

Нередко подобные письма или телефонный разговор завершают фразой: «Ваше резюме осталось в нашей базе данных, и, возможно, в будущем мы свяжемся с Вами». Но единого мнения среди рекрутёров относительно целесообразности такой формулировки нет. Кто-то считает, что не стоит безосновательно обнадёживать кандидата, другие уверены: профессиональный мир тесен, и не исключено, что соискатель действительно когда-нибудь может оказаться полезен компании.

Эту фразу вполне можно заменить комплиментом, похвалой на тему профессиональных качеств соискателя. В любом случае, завершать беседу или письмо следует на позитивной ноте. Обязательно поблагодарите кандидата за участие в конкурсе, пожелайте ему удачи в дальнейших поисках и попрощайтесь. Не секрет, что репутация компании во многом формируется усилиями соискателей, которых не приняли на работу, поэтому будьте доброжелательны и вежливы!

6 2
25 678
40 комментариев
29 авг 2013, 12:10
New
"Однако сообщить молодому человеку, претендовавшему на должность офис-менеджера, что он не подходит компании, потому что «девушка предпочтительнее», означает признать факт нарушения трудового законодательства."
Всё, занавес.
Нарушать можно-признавать нельзя.
29 авг 2013, 21:32
New
Если компания считает, что с такой работой, как офис-менеджер, справится только девушка, то эта компания в глубоком маразме. А дуракам, как мы знаем с детства, закон не писан.
29 авг 2013, 12:47
New
Не пойму, к чему эта статья, а главное - Для кого?
За весь мой 20 летний стаж, только пару раз мне позвонили и сказали, что я не подхожу.
Вот вам и "обратная связь".
29 авг 2013, 18:00
New
Подавляющее большинство участников этого форума эйчары (не соискатели), поэтому эта статья - напоминание для начинающих рекрутеров о том, какие шаблоны вызубрить на крайний случай, чтобы избежать судебного разбирательства.

А ещё в статье рекомендуется разделять начинающему рекрутеру соискателей-ТОПов от простых смертных: с ТОПом необходимо обязательно созвониться и сказать причину отказа.
Наглое вранье теперь называется -"Немного психологии"?
29 авг 2013, 18:03
New
С соискателями-неадекватами (а отсеянный соискатель это на 90% неадекват) только так! %))))
Это отвратительно. Соискателю тоже следует применять "немного психологии", но почему-то рекрутеры от этого не в восторге.
Чем больше я читаю таких статей тем хуже мне становится, что это за специалист такой который не в состоянии составить "отказное письмо".
29 авг 2013, 18:34
New
Получаю вот такие письма от большинства работодателей

от Superjob: "Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии.
К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение.
Мы внимательно ознакомились с Вашей Кандидатурой, и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность.
Надеемся, что в самое ближайшее время Вы сможете себя реализовать на работе в другой компании"

а это: "Сообщаем Вам, что вакансия "ХХХХХ" компании "ХХХХХ", на которую Вы откликались, была перенесена в архив.

Если Вы не получали иных сообщений об этой вакансии, то это означает, что работодатель либо не успел просмотреть Ваш отклик, либо не заинтересовался им.

Возможно, также, что Ваше резюме отложили и свяжутся с Вами позже.

С уважением,
hh.ru" ((((
29 авг 2013, 18:35
New
Ведь ответ прилетает моментально)))
29 авг 2013, 20:55
New
За все годы поиска ни разу не получала отказных писем после собеседования, только на этапе рассмотрения интервью. Про телефонные звонки вообще молчу. А, нет, было один раз, но позвонили, чтобы поерничать.
29 авг 2013, 21:51
New
Самое лучшее противозачаточное для работодателей - вообще не давать отверженным обратной связи. Ибо необоснованный отказ закон вроде как запрещает, а молчание - не запрещает.

Лично мне эта обратная связь вообще не интересна. Правду, почему не взяли, все равно не скажут. И смягчать "горечь поражения" сладкой пилюлькой тоже мне не надо, ибо как правило нет ни горечи, не поражения. Я ж не червонец, чтобы всем нравиться.

Хотя тут прислали мне отказ, честно улыбнуло:

We have reviewed your background and are impressed by your accomplishments.

Unfortunately, we feel that our position would not make the best use of your experience and skills. Once again, we appreciate your interest in our firm and wish you every success in your career.

Ну там и правда была простенькая работка рядом с домом, потому и откликалась.
29 авг 2013, 22:10
New
Думаю, что такой отказ приятно получить :))
29 авг 2013, 23:46
New
Мне обычно по- русски пишут подобное...(((
30 авг 2013, 11:01
New
"Так, женщине, имеющей ребенка, можно указать на то, что в компании не принято уходить с работы раньше, соответственно, ей придется доплачивать няне. "
мне вот эта фраза понравилась больше всего!!!!!!! :))))))))))) отмаза просто всем отмазам отмаза!

при том, что: "Не забывайте, что никакие обстоятельства, кроме профессиональных качеств работника, не могут быть причиной отказа в принятии на работу (статья 3 ТК РФ)."

интересно, а уходить позже в этой компании принято? :))))
15 сен 2014, 21:50
New
Так жещине, имеющей ребёнка, отказывают тупо по причине наличия у неё этого ребёнка. Некоторые хаеры даже не скрывают этого...
30 авг 2013, 11:59
New
Я, например, никогда не заморачиваюсь, когда нет ответа по моей кандидатуре. Продолжаю дальнейшие поиски. В Москве компаний много. А тратить время выясняя, почему вы мне не звоните или почему я вам не подхожу, не вижу смысла, да и гордость не позволяет. И потом, как в песне поется: "Если твоя девушка ушла к другому, не известно кому повезло".
30 авг 2013, 15:29
New
Правильный подход я считаю))
31 авг 2013, 20:06
New
главное в отказе - не причина "почему", а просто формальное уведомление человека о том, что ему тут ничего не светит.
иногда веди сидишь, как дурак. надеешься.
кто-то ведь реально ждет "мывамперезвонима"... было бы честно, если бы человеку не приходилось ждать, думать, бояться без телефона в туалет сходить)))
1 сен 2013, 11:23
New
Опыт приходит с годами. Я тоже еще в начале своей трудовой деятельности " иногда веди сидишь, как дурак. надеешься.
кто-то ведь реально ждет "мывамперезвонима"... было бы честно, если бы человеку не приходилось ждать, думать, бояться без телефона в туалет сходить))) " Сколько было ненужных переживаний и разочарований.
А потом со временем пришло понимание сути этого процесса, а самое главное, если Вы им действительно нужны, они Вам еще несколько раз перезвонят.
1 сен 2013, 14:49
New
такого опыта - хочется иметь как можно меньше, если честно
в нормальных компаниях - вообще сразу либо берут, либо говорят до свидания)
но таких меньшинство
я за честность перед соискателем. и кстати, грамотно отказать - это тоже талант. причем весьма редкий...
1 сен 2013, 18:50
New
исходя из существующих реалий надо официально принять причину отказа "не понравилась рожа соискателя" ))) а то приходится выслушивать вымученные фантазии: "Вы - интроверт, это будет мешать в команде", "мы хотели бы сотрудника с другой структурой опыта", "нам нужен разносторонний профи, ни разу не сменивший работу до нас", (невинный, но уже такой опытный)))), "а кто докажет, что у Вас не было конфликтов"...ну и конечно, любимое растягивание резины на месяцы "идет отбор, с Вами свяжутся"
4 сен 2013, 12:25
New
как бы деликатно и обнадеживающе не был сформулирован письменный отказ, для большинства соискателей он означает только одно: это отказ, который потенциальный работодатель по определенным причинам не готов озвучить лично по телефону...а для большинства работодателей это вообще дежурный финальный аккорд, долг вежливости и не более..
такие подробные советы персональщикам о том "как правильно отказать" есть косвенное доказательство признания того факта, что в сфере этой зачастую трудятся люди случайные, познающие профессию "в бою", и зачастую не дотягивающие по уровню элементарной общечеловеческой культуры общения, даже до подбираемого ими клинингового персонала))
профессионалу в сфере HR не нужны перечисленные в теме прописные истины и образцы "отказного письма"..
тому, кто заинтересован в результате своей деятельности очевидно, что такое письмо формальность и если действительно, намерен дать разумную и взаимно полезную обратную связь, то человеку надо звонить, а не писать...
9 сен 2014, 13:24
New
Я в настоящий момент занимаюсь подбором персонала. В вакансиях чётко указала - предприятие радиоэлектронной промышленности, кандидат должен иметь высшее профильное образование - радиоэлектроника. 85% резюме - строители, нефтяники, бухгалтера, работники ЖКХ, есть лингвисты и преподаватели. И, что я по вашему должна ответить человеку, приславшему резюме на вакансию "инженер-разработчик ПЛИС (FPGA Designer), при этом базовое образование у него экономист, дополнительнительное - курсы повышения квалификации в области управления предприятием, за 10 лет человек сменил 15 мест работы от продавца неизвестно чего до генерального директора в разорившейся шараш-монтаж-конторе, дяденьке 41 год? О чём с ним можно поговорить по телефону? Потому и пишем стандартный ответы. Нельзя ведь сказать - мужик, ты идиот, прочитай вакансию и спроси себя: ты знаешь, что такое ПЛИС, я уж молчу про навыки программирования.
Дорогие соискатели, недовольные работой менеджеров по подбору! Что бы не "зависать в неизвестности" и не получать якобы необоснованные отказы - потрудитесь прежде, чем отправлять в компанию своё резюме, хотя бы прочитать требования вакансии к кандидату и реально оценить то, что имеется у вас. А в идеале - поинтересуйтесь профилем компании и задумайтесь - вы реально понимаете, чем вам придётся заниматься?
10 сен 2014, 20:24
New
Тут с Вами спорить не буду, Вы совершенно правы. Но доходит ведь до смешного. Пример из моей жизни: выложила на сайте своё резюме... и да, я читаю требования работодателя, прежде чем отправлять резюме. Меня пригласили на собеседование в компанию, в которую я даже резюме своё НЕ отправляла. Естественно, прежде чем согласиться приехать, я внимательно прочла требования работодателя, чтобы не тратить зря время своё и работодателя. Когда приехала, оказывается по должностным обязанностям надо ещё то, это и это. Вопросы дня: какая неведомая сила заставила работодателя пригласить меня на собеседование, если "то, это и это" в моём резюме отсутствует (в описании их вакансии тоже)? кто тянул за язык говорить, что они мне перезвонят или на почту пришлют ответ через 2 недели при любом раскладе?
Этим я только хотела сказать, что работодатели тоже хороши бывают
11 сен 2014, 09:53
New
Ничего в вашем примере смешного или необычного нет. Работодатель не только размещает вакансию, но и просматривает размещённые в сети резюме. И, при размещении вакансии указываются основные требования. Иначе описание превратится в роман. И то, что вам предложили некие дополнительные по отношению к описанному обязанности - так кто мешал запросить большую, чем было предложено оплату? Вы же на собеседование приезжаете зачем? Выгодно продать свои навыки, знания, умения. Договариваться не умеете, ответственность на себя брать не хотите, доучиваться не желаете. Работодатель плохой. А кто вам сказал, что все работодатели будут удовлетворены тем функционалом, что вы выполняли на предыдущем месте работы? То, что не перезвонили - печально конечно, но вы, опаздывая на собеседование, часто об опоздании предупреждаете? Чаще всего считается - а зачем? подождут. И плевать, что у кадровика вообще-то тоже могут быть свои планы. И помимо собеседования с очередным кандидатом есть другая работа, которую никто не отменял.
11 сен 2014, 19:30
New
Вы эти все претензии ко мне или просто так неаккуратно обобщаете?
Т.е. Вы хотите сказать, что когда работодатель ищет Специалиста по охране труда, совсем не обязательно указывать, что работник будет заниматься помимо работы по названию специальности ещё и вопросами электробезопасности и пожарной безопасности (а у некоторых ещё и промышленная безопасность только на собеседовании нарисовывается), т.к. тогда описание вакансии "превратится в роман"? Вынуждена конкретно тут с Вами не согласиться и заранее ответить, не на всех предприятиях всеми этими вопросами занимается один человек.

ПС Привычки опаздывать нет, т.к. ценю и своё, и чужое время. Доучиваться желаю, но не все работодатели могут это предложить, могу предположить, что некоторые ищут СРОЧНО специалиста уже со всеми необходимыми навыками и умениями
12 сен 2014, 10:46
New
Не понимаю причину вашей злости в мой адрес. Тем более - какие претензии? Вы задали вопрос, я сообщила, что возможно произошло - с точки зрения кадровика. Вы не уточняли, что вам фактически предложили совместить несколько разных должностей. Да, конечно специалист по охране труда совсем не одно и то же, что специалист по электробезопасности предприятия и промышленной безопасности. И квалификация разная, и опыт работы сильно различается. Безусловно, честнее было бы в резюме указать, что желательно бы ещё..., или предполагается дальнейшее обучение и выполнение функций... Но, честно говоря ничего криминального в том, что вам предложили к основной специальности ещё и это я не вижу. Если есть возможность взять одного человека а не десять - почему нет? Ведь по большому счёту - вопрос только в предложенных условиях и том, насколько они соответствуют вашим устремлениям. Так что искренне не понимаю, чем вас этот конкретный работодатель так уж сильно разобидел.
12 сен 2014, 18:50
New
Пыталась сделать обобщённый пример, не вышло. Хорошо, что теперь мы поняли друг друга. Соглашусь с Вами и по поводу возможности взять одного человека вместо нескольких. В этом криминала, конечно же, нет.
По поводу работодателя, почему такой подход не должен меня огорчать? Вот Вы своё время цените (судя по ранним сообщениям) и совершенно справедливо добавите минусов опоздавшему соискателю, не приехавшему без предупреждения соискателю. Почему Вы считаете, что время работодателя так уж прям ценнее времени соискателя? Я свое время ТОЖЕ вправе ценить, почему я должна была потратить 3 часа своего времени на людей, которым я заранее не подхожу (конечно, не исключаю варианта, что они могли подумать, что я просто не стала писать про ту же электробезопасность)? Они на меня потратили минут 30, я на них 3 часа (дорога туда обратно, собеседование). Так ещё и ответ не прислали, хотя обещали. А вы тут пишете, соискатели такие-сякие - учиться не хотят, ничего не хотят, опаздывают на собеседования и т.п. Я не оправдываю соискателей присылающих резюме не по делу и любителей опаздывать, но работодатели тоже хороши бывают.
15 сен 2014, 21:55
New
Так тут причина отказа банальна. Даже не надо придумывать велосипед. "Ваше образование не профильное". Всё! С этим отказом могут хоть до Страсбурга и Гааги дойти
16 сен 2014, 10:42
New
Дело не в причине отказа и не в том, что написать (или не написать) соискателю. Дело в том, что исходя из личной статистики - большинству соискателей совершенно всё равно где и кем работать, они не соотносят личный опыт и уровень образования с требованиями вакансии, не трудятся написать резюме так, что бы было понятно чем человек занимался, я уж молчу о написании резюме под конкретную вакансию. В результате - большая часть присланного - мусор. Я 2-3 часа рабочего времени трачу на ответы "нет, вы нам не подходите, потому что ваше образование и опыт не соответствуют требуемым". А у меня сейчас закрывается всего-то три вакансии. А если их 10-15?
16 сен 2014, 14:54
New
Вот этого я тоже не понимаю. Ну неужели так трудно потратить хотя бы час времени и создать несколько резюме под несколько вакансий?
Сообщать о результате конечно надо, в независимомти от решения. Есть такой ответ, мы вам перезвоним и тишина. Дорогие кадровики, таким ответом Вы не насвидание приглашаете, если уж говорите, что перезвоним или каким-то другим способом сообщите, так сообщите.
9 сен 2014, 13:26
New
Если вам ответили "мы перезвоним" - можете расслабиться и искать дальше. Перезвонят - подумаете, не перезвонять - наплевать и забыть.
10 сен 2014, 19:01
New
Статья правильная, но бесполезная. Когда искала работу не звонили, не писали на почту ни разу! Только когда я УЖЕ нашла работу, мне несколько раз соизволили позвонить (когда уже все обещанные "сообщим Вам через неделю/две результат" прошли), чтобы пригласить работать. Если время у работодателя хватает сообщить только если кандидат ему подходит, пусть так и говорит - претензий тогда вообще никаких не будет.
Порадовал ответ про ТОП-ов и простых смертных. Ну да, фактически, так и относятся. Кому-то носик подотрут, а с остальными как с быдлом "зачем с ними считаться, подумаешь, обещали дать ответ не зависимо от результата собеседования, он/она же так, никто вообще". Не считаю такой подход правильным. Пусть либо высылают ответ принимаем/не принимаем (если обещали), либо не "трут по ушам"
Вот досихпор не могу понять, что оценивает человек при знакомстве с другим человеком при приёме на работу. Если внешность или по одежде встречают, по уму провожают. Так представте сварчика в спецовке от версаче или ремонтника в робе от кутюр и тд и тп. Мне кажется, что просто все хотят что-бы человек трудился без остановки и бесплатно. В таком случае таким людям и в магазинах бесплатно давайте. Всем нужно кушать и кого-то кормить плюс оплата комунальных услуг и голым ходить не будешь.
Популярное в наше время выражение, не чего личного это бизнес. Но не только деньги играют большую роль в жизни человека, не будет распаханых полей и деньги будут бесполезны. В погоне за приболью, человек забывает об основных условиях, хлеб растёт, бумагу печатают.
2 дек 2015, 11:31
New
Впервые оказалась в ситуации, когда надо позвонить и дать отказ.
До этого давали отказы мне, от этого мучаюсь.
Собеседовала не я, соответственно даже причину толком не знаю, почему компания отказывает.
Так неприятно. Просто позвонить и отделаться общими фразами, видимо так и придётся.
Неприятное ощущение, отказ он и есть отказ. Только сложно сейчас представить себя просто "лицом компании", а не человеком, озвучивающим отказ другому человеку.
Наверное оффтоплю, но чего-то выговориться захотелось.
3 дек 2015, 13:58
New
Да уж, почетная у Вас должность- "лицо компании",занимающееся отказами соискателям. Не хотела бы, я оказаться на Вашем месте. А что мешает тому, кто проводил собеседование самому закончить процесс отбора кандидата? или не царское это дело?
3 дек 2015, 15:21
New
Катерина! Пожелайте человеку успехов в поиске!

Вдохните веру. что все у него получится! Человек, воодушевленный Вашими словами устроится на хорошую работу и будет благодарен "по гроб жизни"..если не забудет о Вас после первого рабочего дня!! :)
4 дек 2015, 16:05
New
А человек отказ запрашивал? Или это компания решила, что человек нуждается в отказе?
Отменить Войти и отправить