Увольнение сотрудника: узнаем, что входит в окончательный расчет

Когда нужно рассчитать сотрудника, если в день увольнения он отсутствовал на работе? Какие суммы можно удержать из зарплаты работника при окончательном расчете? Каковы пределы материальной ответственности работодателя за задержку выплат?

От работодателей часто поступают вопросы, связанные с окончательным расчетом при увольнении. Да и современные работники редко имеют всего пару записей в трудовой книжке, меняя за свою жизнь несколько мест работы. Расставаясь с сотрудником, нужно выплатить все причитающиеся ему суммы. Обычно это зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск. В зависимости от основания увольнения и условий трудового договора сотруднику может полагаться и выходное пособие.

Соблюдаем сроки окончательного расчета

По общему правилу, рассчитать работника нужно в день его увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, соответствующие суммы необходимо выплатить не позднее следующего дня после того, как он предъявит требование о расчете (ст. 140 ТК РФ).

Однако работника, которому предоставлен ежегодный отпуск с последующим увольнением, нужно рассчитать в день, предшествующий началу отпуска, то есть в последний день работы (определение Конституционного Суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О). При этом днем увольнения будет последний день отпуска.

Работник может подать заявление об увольнении, уже находясь в отпуске или в период своей временной нетрудоспособности. В этом случае в день увольнения, даже если он приходится на период отпуска или болезни, нужно начислить причитающиеся сотруднику суммы и перевести их на его расчетный счет в банке (если зарплата перечисляется в кредитную организацию). В ситуации, когда работник получает зарплату в кассе компании, начисленные денежные средства выдадут, если он придет в день увольнения. Если сотрудник на работе не появится, направьте ему уведомление о необходимости получить трудовую книжку и окончательный расчет. Отзывать работника из отпуска или с больничного в день увольнения не нужно.

Начисляем зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск

При окончательном расчете, прежде всего, нужно начислить сотруднику зарплату. Для этого работодатель подсчитывает количество отработанных сотрудником в месяце дней. Также не забудьте рассчитать сумму сверхурочных и оплату за работу в выходные и нерабочие праздничные дни, если сотрудник привлекался к данным видам работ в расчетном месяце (ст.152, 153 ТК РФ). Заработная плата выдается за вычетом уже выплаченного аванса и налога на доходы физических лиц (далее – НДФЛ).

Из сумм, подлежащих выплате, при необходимости нужно сделать удержания с учетом установленных ограничений (ст. 137 ТК РФ). Общий объем удержаний не может превысить 20 процентов суммы окончательного расчета, а в случаях, предусмотренных законом, – 50 процентов (ст. 138 ТК РФ).

Чаще всего денежные средства при увольнении удерживаются, чтобы возместить неотработанный аванс, выданный работнику в счет заработной платы, или погасить задолженность за дни ежегодного отпуска, которые сотрудник не отработал (абз. 2, 5 ч. второй ст. 137 ТК РФ). Но при увольнении по отдельным основаниям выплаты за неотработанные дни отпуска не удерживаются.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается путем умножения среднего дневного заработка работника на количество неиспользованных им дней отпуска. Средний дневной заработок для расчета компенсации исчисляется так. Сумма заработной платы, начисленной за последние 12 календарных месяцев, делится на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ч. четвертая, пятая ст. 139 ТК РФ).

Пример

Андрей М. работает в ООО «Кадр» с 7 апреля 2014 года. Сотрудник является инвалидом, ему полагается ежегодный основной отпуск продолжительностью 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ). Со 2 по 15 февраля 2015 года ему была предоставлена часть ежегодного оплачиваемого отпуска в количестве 14 дней. По окончании отпуска он на работу больше не выходил. После проведения служебного расследования 6 марта 2015 года Андрей был уволен за прогул (подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Рассчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск.

Расчетный период – с 7 апреля 2014 года по 6 февраля 2015 года (10 месяцев). Время с 7 по 15 февраля составляет менее половины месяца и не учитывается при расчете. Период с 16 февраля по 6 марта 2015 года также исключается из расчета стажа как время прогула. Соответственно за указанный период работнику полагается 25 дней отпуска (30 дн. отпуска в год : 12 мес. x 10 мес. отработанных).

Работнику было предоставлено 14 дней отпуска. Следовательно, Андрей не использовал 11 дней отпуска (25 дн. – 14 дн. = 11 дн.).

Средний дневной заработок Андрея составляет 800 руб.

Работнику начислят компенсацию: 800 руб. x 11 дн. = 8800 руб.

За вычетом НДФЛ Андрею выплатят 7656 руб. (8800 руб. – 8800 руб. x 13%).

Выплачиваем выходное пособие

При увольнении по некоторым основаниям работнику выплачивается выходное пособие (ст. 178 ТК РФ). Законом предусмотрена обязанность работодателя выплатить такое пособие в размере среднего месячного заработка при увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников (п. 1, 2 ч. первой ст. 81 ТК РФ) и в размере двухнедельного среднего заработка – при увольнении по ряду других оснований. Также случаи выплаты выходных пособий могут предусматриваться в коллективных и трудовых договорах (с учетом ограничений, установленных ст. 181.1, 349.3 ТК РФ). Выходные пособия, размер которых не превышает трехмесячного среднего заработка работника, не облагаются НДФЛ.

При увольнении по сокращению численности или штата за работником сохраняется также средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях по решению органа службы занятости населения средний месячный заработок сохраняется за уволенным в течение третьего месяца со дня увольнения (ст. 178 ТК РФ).

Ответственность работодателя за нарушение сроков расчета при увольнении

За нарушение сроков выплаты зарплаты работодатель несет материальную, административную и уголовную ответственность. Это касается и сроков расчета при увольнении.

Материальная ответственность состоит в обязанности работодателя выплатить сотруднику сумму окончательного расчета с процентами (денежной компенсацией) в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Обязанность выплатить компенсацию за задержку расчета при увольнении возникает у работодателя независимо от его вины. Поэтому, даже если у компании отсутствуют средства в силу объективных причин (задержка в перечислении бюджетных средств и т. п.) или нет возможности своевременно перечислить деньги в связи с проблемами банка, это не освобождает работодателя от материальной ответственности.

Важные выводы

1. Выдать или перечислить все причитающиеся работнику суммы нужно в день его увольнения или в последний день работы.
2. Зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск (если работник отгулял его не полностью) необходимо выплатить при увольнении по любому основанию.
​3. Выходное пособие, не превышающее трехмесячного среднего заработка работника, не облагается НДФЛ.