Трудовая книжка: выдавать – не выдавать?

В отдел кадров приходит работник, просит выдать ему его же трудовую книжку для оформления заграничного паспорта (получения визы, предоставления в пенсионный фонд и т.д.) и обязуется ее вернуть точно в срок в целости и сохранности.

Знакомая ситуация? Что делать кадровику?

Не выдавать? Но тогда у работника могут возникнуть проблемы.

А это наш «родной» работник, которого мы можем таким образом демотивировать и последствия окажутся для работодателя плачевными – от скрытого недовольства и саботажа до увольнения.

Выдать? Но как быть, если работник испортит или потеряет книжку?

Появляются вечные русские вопросы:

• Кто виноват? – Сам работник, ФМС (посольство, пенсионный фонд и т.п.) или представитель работодателя, выдавший трудовую книжку?
• Что делать? – Кто должен будет в случае утраты приобретать книжку? Придётся ли восстанавливать все записи? Или достаточно восстановить запись с последнего места работы? Кто должен будет это делать? Сам сотрудник или работодатель?

Ответы можно найти в трудовом законодательстве РФ:

Начнем со ст. 65 ТК РФ: При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: … трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

…В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Следующая ст. 66 ТК РФ гласит: Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника…

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Таким образом, законодатель объясняет нам, что при оформлении трудовых отношений обязательно наличие трудовой книжки.

Далее внимательно изучаем Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) и Инструкцию по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69).

В п.7 Правил сказано: Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Обратите внимание: копию или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. О подлиннике трудовой книжки речь не идет!

Исходя из п. 8 Правил, оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

А п. 35 Правил обязует работодателя выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (п. 36 Правил).

Таким образом, при оформлении на работу работодатель принимает трудовую книжку и выдает ее только при увольнении.

Вариант с утратой трудовой книжки рассматривается в п. 31 Правил: лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Для этого работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил).

В случае утраты трудовой книжки полностью восстанавливать придется лицу, уполномоченному вести трудовые книжки работников.

В разделе 7 Инструкции сформулированы особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Так, п. 7.2. гласит: Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами.

Общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы …

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Согласно п.45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя… За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Это подтверждает и Письмо Роструда от 29.12.2005 N 25-19/14554 "О предоставлении подлинника трудовой книжки": …Ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо.

Исходя из вышеизложенного, я не рекомендую выдавать ТКн на руки работнику.
Сделайте копию и заверьте ее.

Коллеги, уважайте Трудовой кодекс Российской Федерации (а также Правила и Инструкцию) и будет Вам счастье!