21 ноя 2014, 12:45

Персональные данные уволенного работника

Во время работы, в кадровой службе предприятия, накапливается масса документов по каждому работнику, в которых содержатся персональные данные сотрудников. Это могут быть приказы, копии личных документов, служебные записки, личные карточки и проч., то есть та информация, которая необходима работодателю в связи с возникшими договорными трудовыми отношениями с конкретными работниками. В данном случае, работодатель выступает в роли оператора, а работник в роли субъекта персональных данных (ст.3 №152-ФЗ).

С окончанием трудовых отношений, считается, что работодатель (оператор) достиг цели обработки персональных данных, и согласно п.4 ст.21 №152-ФЗ "обязан прекратить обработку персональных данных, и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных...".

Так же, согласно п.1 ст.14 №152-ФЗ, бывший работник (субъект персональных данных) - вправе требовать от оператора (бывшего работодателя) блокирования или уничтожения персональных данных...".

Таким образом, если бывший работник, по какой либо причине заинтересован в уничтожении своих персональных данных, оставшихся у его бывшего работодателя, ему надлежит письменно обратиться по месту бывшей работы с требованием об уничтожении документов, содержащих персональные данные.

Вместе с тем, зачастую, работники кадровых служб, ссылаясь на п.п.2 п.2 ст.1 №152-ФЗ и на «Перечнь типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утверждают, что кадровые документы, содержащие персональные данные, сдаются в архив и хранятся там в течении 75 лет. Данное утверждение в корне не верно...

"Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов. В связи с принятием Федерального закона от 22.10.2004 №152-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ утратили силу.

Ст.22 №152-ФЗ "Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
п.п.б) п. 4: документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет...". Однако, согласно п.4 ст.3 №125-ФЗ "документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению..". Таким образом, пока личное дело работника не прошло экспертизу ценности документов и не поставлено на государственный учёт, положения пп. б п.4.ст.22 ФЗ "Об архивном деле в РФ" на него не распространяются. Так же, согласно положений №152-ФЗ, архив может иметь статус частного (в негосударственных организациях) и порядок хранения документов в нём определяется учредителями предприятия, однако, в случае, если ЛНА негосударственного предприятия, будет вступать в противоречие с ФЗ, то положения такого нормативного акта будут недействительными.

В заключение, хотелось бы услышать мнение уважаемых читателей, относительно необходимости наличия документов содержащих ваши персональные данные у бывшего работодателя.

Нужны ли бывшему работодателю документы, содержащие ваши персональные данные?
28,6%
Да, нужны
10
42,9%
Нет, не нужны
15
20,0%
Нет, не нужны, но закон требует, что бы документы хранились в архиве
7
8,6%
Затрудняюсь ответить
3
Голосование завершено. Проголосовало 35 человек.
Добавлено 21 ноя 2014, 14:06

Прошу прощения, по Архивам - ФЗ-125

5 1
8 755
37 комментариев
21 ноя 2014, 13:10
New
а как быть,если например трудовая проверка решит проверить прошлые года,а доки уничтожены?Нет тела нет дела?Например как личные карточки заполнялись,они же даже к этому прикапываются.
По поводу персональных данных-это все пустое,ну скажешь ты уничтожить оригиналы,тк боишься за доки,а они может уже копии себе сделали 10 раз.
Автор поста
21 ноя 2014, 13:25
New
Да пусть прикапываются сколько душе угодно. По окончанию проверки, в случае выявления нарушений трудового законодательства, инспектором составляется протокол об административном правонарушении, где должна быть ссылка на соответствующий НПА (требуйте, что бы это была конкретная статья закона), пишите, что с протоколом таким то не согласен. Ну а дальше можно обжаловать. В акте по результатам проверки, помимо подписи, так же пишите свое особое мнение.
Не знаю (и если честно, не хочется смотреть инфу о составе документов, которые подлежат передаче в архив для подтверждения пенсионного стажа при начислении пенсии), поэтому считаю, что надо учитывать, что -
-налоговый кодекс требует хранение документов для проверки налога на прибыль и пр. налогов - 5 лет (значит и по начислению зарплаты-налогов на неё- вычеты по НДФЛ .) , т.к. это расходы фирмы;
- для расчета пенсии по возрасту, досрочной пенсии ( по заболеванию, инвалидности) фирма или гос архив по запросу пенсионного фонда должен предоставить сведения по зарплате, премиям, стаже работы (приказы прием-увольнение), начислениям по больничным листам, по уходу за ребенком, декрет..т.д.
Думаю, что ещё долго будет практика хранить данные о работнике до момента ликвидации фирмы.
После ликвидации фирма должна передать эти сведения в гос.архив.
Как бы не был персонифицированный учет , но проверка данных может понадобиться, да и ПФР при досрочной пенсии может делать запрос о стаже и подтверждении начислений по заработной плате.
Автор поста
21 ноя 2014, 14:03
New
Прекрасное уточнение, хотя и ожидаемое
Отвечаю:
Первичные бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, содержащие персональные данные работников должны быть уничтожены через 5 лет после прекращения трудовых отношений.
Запросы пенсионного фонда, основанные на внутриведомственных приказах, идущих вразрез с ФЗ - филькина грамота стоимостью 3 копеки.

Напоминаю, что за нарушение закона о персональных данных, предусмотрена не только административная, но и уголовная ответственность. Да и работник, направляя бывшему работодателю требование на уничтожение документов, должен понимать, что в случае необходимости подтверждения каких либо данных (например для изготовления дубликата ТК), он этой возможности будет лишен.
Когда дело коснется спорных вопросов о начислении пенсии, досрочной пенсии, тогда и будите бывшему работнику говорить о стоимости запросов ПФР..))
и 100% , что вам в любом суде напомнят о 75 летнем хранении доков на работника. Закон будет на стороне работника и вы нарушаете его право на заработанную им пенсию.
И сколько тогда будите выплачивать работнику за недобросовестное хранение доков о его трудовой деятельности в фирме, никто не скажет.
Есть конкретный перечень доков по ФЗ, которые должны храниться. Вот по этому списку и храните. Всё сверх этого - уничтожайте по прошествии времени.

Нашла -
* Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

Таким образом, с учетом положений п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона "О персональных данных", согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях не требуется.

!!!!! По истечении сроков, определенных законодательством Российской Федерации, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение на срок 75 лет. При этом, на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих персональные данные работников, действие Федерального закона "О персональных данных" не распространяется, и соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия на обработку персональных данных.

© КонсультантПлюс, 1992-2014
Роскомнадзора "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом...

www.consultant.ru/documen…AW_139574/
Автор поста
22 ноя 2014, 08:43
New
Это старый раскомнадзоровский баян, который не является ни законом, ни вообще хоть каким нибудь нормативным актом.
А насчет нарушения прав на пенсию... Вы наверное не в курсе, но пенсии все больше и больше зависят от страхового стажа, информация о котором есть в ПФР...ну а работник, претендующий на досрочную пенсию, сам не заинтересован в уничтожении своих данных.
Перечислите пожалуйста "перечень доков которые должны храниться"
Я смотрю, для вас мало что является нормативным актом.
Насчет пенсии, обратитесь в ПФР сами и спросите, какие доки могут понадобиться.. досрочные пенсии бывают по болезни, травме. На них редко кто рассчитывает.)
Думаю, вам лучше самому поискать и найти то, что вам понравится.
Автор поста
22 ноя 2014, 17:40
New
Перечень документов дайте пожалуйста...
Неа..в вашем случае вам помогут офиц.запрос (ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении) по этому вопросу -
-Пенсионный фонд (куда сдаете отчеты)
-ФСС (расчет больничного за 2 года)
-гострудинспекцию
-прокуратуру-
- гос архив (куда сдаются доки по фирмам при ликвидации).
Объясните ситуацию и ждите. Их ответы -это 100% , что вы избежите штрафа.)
Если есть заява от работника, чтобы уничтожили доки - ему письмо в установленный срок о том, что запросы отправлены.
Остальное -дело ваше...хотите пишите, хотите не пишите.)
Автор поста
22 ноя 2014, 21:18
New
Мда...
Автор поста
23 ноя 2014, 10:40
New
Я вас что попросил? Дать перечень документов, которые должны храниться 75 лет и желательно со ссылками на ФЗ...
Вы мне про какие то запросы твердите.
21 ноя 2014, 14:01
New
152-ФЗ с момента своего рождения был только вывеской, декларацией о том, что никому не дозволено нарушать права отдельной личности на защиту своей персоны от надперсональных структур. Проще говоря - фикцией.
Получить полный комплект персональных данных при нынешней интернетовской вакханалии без особого труда можно на любого законопослушного гражданина, за исключением отдельных приближенных к опасной и трудной службе лиц и тех, кто до сих пор не вышел из тайги.
Конечно, найдутся специалисты,зарабатывающие мзду и прочии дивиденды как со стороны разглашенных, так и со стороны неправомерно разглашающих. Для проверяющей и для практикующей юридические услуги братии - хорошая, еще почти не тронутая корова: и священная декларацией прав и свобод, и допускающая обильное доение. При этом бодающая исключительно избирательно.
Не считаю, что это ненужный и бесполезный закон. Но как и многие другие законы, он "что дышло..." и далее в направлении озвученной народной поговорки.
Автор поста
21 ноя 2014, 15:08
New
Когда фирма будет несколько оштрафована по ст. 13.11 КоАП РФ, данная "фикция" превратится во вполне конкретный убыток...
Кстати, в ближайшее время, планируется увеличить размер штрафа для ЮЛ с нынешних 10 до 300 тыс. руб...
21 ноя 2014, 15:20
New
Я ж и говорю: священная корова, которая доится... и ЮЛ слишком много расплодилось.
Увеличение размеров штрафа повлечет не только стоимость "неюридической" отмазки, но и увеличение гонораров юристов, которые будут оспаривать привлечение к АО. Как свидетельствует практика, вполне результативно.
Автор поста
21 ноя 2014, 15:26
New
Ну вообще то тенденция по увеличению административных штрафов, замене многих видов уголовных наказаний на те же штрафы, увеличение величины старых и введение новых пошлин (взять хотя бы экзамены в МРЭО) свидетельствует об одном - в царской казне - дырень...
21 ноя 2014, 14:37
New
У меня после собеседований уже пара тонн анкет накопилось с персональными данными. Обычно раз в год устраиваем для них массовое истребление в шредере.
21 ноя 2014, 20:44
New
Мне в моей практике данные бывш. сотрудников нужны. Во-первых может заболеть ныне трудоустроеный, а при хороших отношениях с экс-работником его всегда можно замотивировать помочь "родному коллективу".
Во-вторых, когда человек уходит спонтанно и быстро, и не успевает толком передать дела.
В-третьих, увы, при возникновении форс-мажоров(выявлении краж, хищений. невозвращенных займов).
В общем никого не уничтожаем пока, если сотрудник изъявит желание, уничтожим. Даже, наверно в его личном присуствии.
Автор поста
21 ноя 2014, 21:03
New
Перед уничтожением, не забудьте сделать копии...
22 ноя 2014, 15:49
New
:) для чего они нужны? Это требование закона?
Автор поста
22 ноя 2014, 15:57
New
Это логика жизни...
22 ноя 2014, 16:01
New
Если от меня потребует руководство, я копии сниму.
Если нет - уничтожу по просьбе сотрудника, если за ним никаких "косяков не всплыло".
21 ноя 2014, 20:46
New
ЗЫ:
одно время сама лично отвечала за подбор персонала. Пользовалась контактами бывших сотрудников для поиска новых сотрудников и трудоустройства неподошедних кандидатур.
25 ноя 2014, 17:32
New
2) оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
Уважаемый Челентано, а с чего Вы взяли, что работодатель является ОПЕРАТОРОМ?
1. Мы обрабатываем в порядке и только те документы, которые определены законодательством.
2. В целях определённых законодательством.
3. Операции определённые законодательством.
4. Действия тоже определены.
Автор поста
25 ноя 2014, 22:34
New
Сильно...внутренне я с вами не согласен, но ход ваших мыслей мне определенно нравится...
В ближайшее время обсудим с вами эту понятийную казуистику. И думаю придем к общему знаменателю...
Автор поста
28 ноя 2014, 09:46
New
Сергей Вл..., в продолжение темы, хотелось бы у вас поинтересоваться: В ст.2. п.2 п.п.1 говорится - "Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных: обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством...". Так вот вопрос, про какого оператора законодатель ведет речь, когда говорит об обработке ПД в "соответствии с трудовым законодательством"...?
Автор поста
1 дек 2014, 12:51
New
Сергей Вл..., в продолжение темы, хотелось бы у вас поинтересоваться: В ст.2. п.2 п.п.1 говорится - "Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных: обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством...". Так вот вопрос, про какого оператора законодатель ведет речь, когда говорит об обработке ПД в "соответствии с трудовым законодательством"...?
1 дек 2014, 15:20
New
День Добрый уважаемый Челентано!
Это статья 22. Вы упускаете из виду то что, "оператор персональных данных" так же является и работодателем по отношению к своим работникам. Так что по моему всё очевидно и не противоречит моему мнению, что обычный работодатель не является оператором.
Вот как то так! С уважением!
Автор поста
1 дек 2014, 15:53
New
Сергей Вл., добрый день!
Не упускаю...
В данной статье (конечно же 22, там у меня опечатка) говорится именно о том, что персональные данные, обрабатываемые в соответствии с трудовым законодательством (то бишь ПД работников), обрабатываются оператором (т.е. работодателем)...при этом он просто не уведомляет РКН...т.е. работодатель=оператор...
1 дек 2014, 16:09
New
Статья 22. Уведомление об обработке персональных данных

1. Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
2. Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных:
1) обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством;
Вот читаю статью от начала и не понимаю, честно говоря, откуда такой вывод. Это просто исключение для оператора, как и остальные 8п.п. п 2 ст.22., поскольку у него тоже есть работники.
Автор поста
1 дек 2014, 16:17
New
В 22 статье оператор - понятие целое.
Да всё проще на самом деле... Просто определение оператора в ст.3 закона, дано некорректно.
1 дек 2014, 16:34
New
Извините, но не могу с Вами согласиться, что в статье 22 даётся определение понятия оператора, поскольку его там нет абсолютно. Ну почему же не корректно, сложно ДА, трудновоспримчиво ДА, нечитабельно ДА, но не более того. Да у нас многие законы написаны КАЗЁННЫМ, сложным для восприятия языком. Лично сам, пытаясь понять(разобраться) изучаешь не по одному разу.
Хотя считаю, что стоит либо расписать понятней, либо дать официальные разъяснения по этому вопросу. Кстати он встречается очень часто, особенно у начинающих работу специалистов.
Автор поста
1 дек 2014, 16:44
New
Так я и не говорил, что в 22 статье дается определение, там всего лишь есть понятие оператор, который осуществляет обработку персональных данных, в соответствии с трудовым законодательством...
Вы кстати первый на моей памяти профи, который считает, что работодатель не является оператором по обработке ПД работников...
1 дек 2014, 17:01
New
Да нет не один. Меня этот вопрос плотно волновал в 2011г., изучил оба ФЗ, переварил кучу комментариев и пришёл к выводу данному. Так что не сказал бы, что я один такой. Просто многие не считают нужным задумываться, если кто то известный(именитый) или справочная система написала, дают такой комментарий. Мне лично импонирует подача информации, если возможны 2 варианта, то подаются оба и описываются риски каждого.
Любимое выражение, "с этой мыслью надо переспать и если с утра он не кажется абсурдной, то имеет право на существование".
Вот опять написал целую тираду.
Автор поста
1 дек 2014, 17:11
New
В любом случае, если есть два мнения, то ситуация неоднозначна как минимум... Мне всегда нравились двоякие ситуации, так как они позволяют маневрировать в правовом поле, что обычно мне наруку в судебных делах...
Спасибо за приятную беседу...Удачи в делах!
4 дек 2014, 14:37
New
Большое спасибо. Полезная статья. Я уже два раза сталкивался когда данные оставленные у работодателя использовались мне если не во вред прямой, то уж точно не на пользу.
Но теперь по крайней мере можно разговаривать с чересчур ретивыми "кадровиками" на понятном им языке.
14 янв 2015, 06:32
New
Здравствуйте!
2-3 раза в месяц приходится поднимать архивные документы для написания справок в пенсионный фонд для подтверждения стажа бывшего работника, а работники не всегда приходят с трудовыми книжками, поэтому личные карточки очень выручают(те самые носители персональных данных).
Автор поста
14 янв 2015, 14:10
New
Выручают кого простите...?
Отменить Войти и отправить