Переход на электронный документооборот в работе с кадровыми документами. Невозможное, возможно, станет возможным!

Настало время, когда работа кадровых служб должна кардинально измениться. Старые документы, которые в большинстве своем ведутся просто «по привычке», должны уйти в прошлое, автоматизация кадрового документооборота – одна из наиболее актуальных задач для служб управления персоналом сегодня.

Я не буду здесь приводить какие-то очевидные аргументы из области «когда космические корабли бороздят просторы вселенной», и сразу перейдем к вопросам того, что такая автоматизация и исключение лишних документов и кадровых процедур дает работодателю:

· Экономия времени и человеческих ресурсов на ведение кадровых документов, сокращение ФОТ;

· Возможность увеличить скорость обмена документами, скорость реализации кадровых процедур;

· Сокращает банально затраты на канцелярские товары, места для хранения документов и т.д;

В общем, плюсов очень много, здесь их, наверное, можно долго перечислять. Но по своей практике могу сказать, что в среднестатистической компании сокращение части документов вызовет в лучшем случае непонимание, в худшем - возмущение и активное сопротивление. Почему?

Первое, никто не любит кардинальных изменений в своей работе.

Второе, у всех внутри сидит страх, что «без бумажки мы…никто» и ничего не докажем при конфликте с работником или в суде.

Третье, инспекция труда при проведении проверок требует все подряд, не особенно обращая внимания на то, что должно быть у работодателя обязательно, а что остается на его усмотрение.

Четвертое, «мы то не против, но бухгалтерия требует бумажку по каждому поводу и не даст нам ничего отменить».

В общем, оправдания, привычка и некорректное взаимодействие внутри компании и с государственными контролирующими органами. Если все эти слова Вам близки и Вы можете еще накидать немало разных аргументов, то предлагаю дальше не читать. Мой материал для других работодателей.

Во-первых, по моей практике могу сказать, что уменьшить объем кадровых документов на 50-60% - задача абсолютно реальная, иногда удается оптимизировать до 80% объема документов, сократить огромное количество трудозатрат на выполнение того, что не несет никакой функциональной нагрузки и экономической ценности.

Во-вторых, законодательство, к счастью, движется по пути сокращения требований к бумажным документам. Во многих статьях Трудового кодекса РФ не требуется с кадровыми документами знакомить «под роспись», а значит, бизнес может использовать иные способы ознакомления - вывешивание информации на электронном ресурсе или на каких-то общедоступных источниках размещения информации, отправление по электронной почте или внутренней коммуникационной системе и т.д.

Просто для примера: в большинстве своем на практике организации, у которых есть сменный режим работы, продолжают знакомить работников с графиком сменности под роспись, хотя таких требований в ст. 103 Трудового кодекса РФ не установлено. И такое ознакомление без ущерба для управленческих решений можно организовать иным менее трудозатратным способом.

Опять же для примера, в Трудовом кодексе РФ обязательным для ведения является только 4 приказа в письменной форме, в работе же любой среднестатистической кадровой службе количество таких приказов доходит до 15-20.

И хотя есть еще документы, которые все-таки исходя из сегодняшних требований трудового законодательства надо вести в бумажном виде, но все-таки идут обсуждения о том, чтобы сокращать количество таких процедур и документов.

В частности, сейчас подготовлен к рассмотрению законопроект "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части использования документов в электронной форме)", согласно которому планируется разрешить работникам знакомиться с локальными актами, используя электронную подпись.

Предполагается, что именно электронная подпись станет подтверждением того, что работник ознакомился с содержанием правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией (при ее наличии), даже (святая святых) положением об охране труда и другими локальными актами.

Применять такой порядок можно будет только при одновременном соблюдении следующих условий:

Первое, работодателем принят локальный нормативный акт, устанавливающий порядок использования электронной подписи и случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях. Естественно, что работник должен быть ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись (под живую подпись). То есть по факту, введя такой локальный нормативный акт, работодатель будет знакомить работника только с этим актом под роспись, полностью переводя все остальные документы в электронный формат.

Естественно, так как задачу доказательства того, что работник был ознакомлен с указанными документами, необходимо все-таки решать, чтобы работодатель не потерял право требовать от работника соблюдения положений данных актов и привлекать, при необходимости, к дисциплинарным взысканиям, работодателю необходимо будет принять организационно-технические меры для использования электронной подписи. В том числе установить порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечить целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью.

Правда, в этом проекте, одно из «узких» мест это предложение о том, как решать ситуацию, если работник не согласен с установленным в организации порядком использования электронной подписи. Предлагается, что по письменному заявлению работника использование электронной подписи в трудовых отношениях с данным работником применяться не будет. Хотя, с другой стороны, так как с таким локальным нормативным актом работодатель вновь принимаемых работников будет знакомить до подписания трудового договора, скорее всего таких «отказников» не будет.

Сейчас право знакомить с локальными нормативными актами работодатель имеет только в отношении сотрудников, работающих на дистанционной основе – они уже сегодня могут быть ознакомлены с локальными актами путем обмена электронными документами с работодателем (ст. 312.1 ТК РФ).

Проект пока находится на рассмотрении, надеемся, что он будет принят, и работодатель кроме исключения лишних документов и кадровых процедур сможет и оставшиеся обязательные процедуры перевести в электронный документооборот.

Понятно, что все документы пока исключить будет невозможно, но даже если останется только:

· ознакомление с локальным нормативным актом, регулирующим особенности порядок внутреннего электронного документооборота;

· трудовой договор и соглашения к нему;

· 4 вида приказа, установленных Трудовым кодексом РФ;

· личная карточка Т-2 (пока еще);

· трудовая книжка (пока не перешли на электронную трудовую книжку);

· 2 журнала учета учета;

- это будет уже революция в традиционном кадровом делопроизводстве!!!!!

Но уже сейчас в любой компании ресурсы для сокращения ненужных кадровых документов точно имеются, уж поверьте моему опыту. Было бы желание, и тогда оптимизировать значительно эту функцию сможет любая компания!