6 авг 2013, 13:10

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков

Как говорится, готовь сани летом, а телегу – зимой. В кадровом деле в роли пресловутой телеги выступает график отпусков. По закону его нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Но когда график отпусков составлен и утверждён, у специалистов по кадровому делопроизводству нередко возникает вопрос: обязан ли работодатель знакомить с этим документом под роспись всех сотрудников компании?

Разобраться в этом вам помогут специалисты Superjob.

На профессиональных форумах HR-менеджеров, в том числе на портале Superjob.ru, по этому поводу ведутся горячие споры. Мы решили обобщить имеющиеся мнения и разобраться в нюансах кадрового делопроизводства. Оказалось, что менеджеры по персоналу обладают в этом вопросе значительной свободой.

Убиваем двух зайцев
Для начала уточним, что говорит по этому поводу Трудовой кодекс РФ. В статье 123, регламентирующей очередность предоставления отпусков, необходимость под роспись знакомить всех сотрудников именно с графиком отпусков не предусмотрена. Упоминается лишь, что о времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала. А это не одно и то же. Тем не менее многие специалисты по кадровому делопроизводству всё же проводят такую процедуру, объясняя это двумя причинами.

Во-первых, скрытой правовой коллизией: в статье 22 Трудового кодекса говорится об обязанности работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Если считать график отпусков таким локальным нормативным актом, то знакомить с ним всех сотрудников всё же необходимо, несмотря на отсутствие прямых указаний в статье 123. Чтобы избежать возможного нарушения трудового законодательства, HR-менеджеры подстраховываются.

Во-вторых, ознакомление работников с графиком отпусков фактически способно заменить собой подготовку и заполнение многочисленных уведомлений о времени начала отпуска. Иными словами, если сотрудник расписался в графике отпусков (или в листе ознакомления), то за две недели до начала отпуска направлять ему уведомление уже необязательно. Достаточно вовремя подготовить приказ об отпуске и выплатить отпускные.

Ведь Трудовой кодекс не оговаривает форму и способ письменного уведомления работников, оставляя это на усмотрение кадровика, а устанавливает лишь срок (не позднее чем за 14 дней до начала отпуска) и необходимость получения «автографов» сотрудников. Таким образом, ознакомление с графиком отпусков под роспись позволяет убить двух зайцев: подстраховаться на случай скрытого противоречия в законодательстве и упростить уведомление сотрудников о времени начала отпуска.

Как уведомить коллег?
Итак, вы приняли решение ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков под роспись. Как рациональнее организовать эту процедуру? Существует два возможных пути.

Напомним, график отпусков составляется на основе унифицированной формы кадровых документов №Т-7. Первый путь – это внести в неё дополнительный столбец № 11 «С графиком ознакомлен / дата / подпись». Лучше сделать это с помощью приказа генерального директора. Подобное дополнение не противоречит закону.

Второй путь – создать отдельный лист ознакомления в произвольной форме. Как и график отпусков, он может быть разбит на части (по структурным подразделениям компании). Это удобно, когда речь идёт о большом коллективе. Кроме того, отдельным приказом можно закрепить обязанность ознакомить работников с графиком за конкретным сотрудником или руководителями подразделений компании.

Наконец, можно уведомить сотрудников о графике отпусков и без всяких «автографов» – с помощью электронной почты, интранет-портала компании или старого доброго информационного стенда. Но помните, что в этом случае вы не избавлены от обязанности под роспись сообщать о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за две недели до этого радостного события.

Впрочем, таким уведомлением может считаться и приказ об отпуске (сотрудник расписывается в нём после ознакомления), если он выпущен не позднее чем за две недели до начала отпускного периода. Как видно, в работе с графиком отпусков нет ничего сложного, однако знание всех нюансов данной процедуры позволит вам всегда быть в ладах с законом и собственными коллегами. Желаем вам безошибочного делопроизводства и приятных отпускных дней!

7 0
24 280
9 комментариев
6 авг 2013, 13:37
New
А согласовывать с сотрудниками график отпусков, прежде чем его утвердить - никак? Тогда они с радостью сами ознакомятся и всё подпишут.
6 авг 2013, 15:28
New
Не, пусть скажут спасибо, что вообще отпуск дают))))))))
6 авг 2013, 17:13
New
поберегли бы зайцев от убийства...
ст. 123 ТК предусматривает что график отпусков утверждается "...в порядке, установленном ...для принятия локальных нормативных актов" Может это и не самое прямое указание на необходимость знакомить с ним под роспись, но прямое напоминание, что лучше перебдеть, чем недобдеть, потому что в случае конфликта с работником ГИТ и суд могут истолковать непрямое положение кодекса на свое усмотрение и в пользу работника...
Уж если хватило сил составить график и есть намерение его соблюдать, то ознакомление под роспись - простая техническая функция...
6 авг 2013, 19:22
New
+я, намного дольше этот график составлять, опрашивая все отделы, чем потом сформировать таблицу под роспись
7 авг 2013, 10:21
New
У нас поступили просто, пустили по рукам сотрудников черновой вариант пустой таблицы-матрицы, куда каждый внес свои даты отпусков. Потом это все культурно оформили, ознакомили руководителей и подписали.
7 авг 2013, 16:59
New
обязаны ознакомить
21 ноя 2013, 14:31
New
Издали приказ о составлении графика отпусков. Руководители подразделений опросили сотрудников, представили списки. Составили график, утвердили и ознакомили с ним работников, каждого под роспись (для чего в унифицированную форму Т-7 добавили графу "с графиком отпусков ознакомлен, подпись, дата", утвердив внесение данного дополнения в форму приказом).
23 ноя 2013, 19:12
New
зачем?
Здравствуйте. График конечно необходим.Не только отпусков, график смен. График для того и нужен, что бы все знали, кто и когда куда то выходит.Замену подобрать время будет.
Отменить Войти и отправить