11 июл 2014, 11:54

Кому и зачем нужен кадровый аудит?

Начнем с самого главного. Согласно федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" – статья 19 пункт 1, экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. То есть проведение внутреннего аудита по всем видам действий внутри компании является обязанностью работодателя, а то, что действий в области персонала и оформления документов в любой компании достаточно много, понятно всем. Естественно, эти действия являются основной для осуществления бухгалтерских операций по учету, оплате труда персонала, предоставления компенсаций и гарантий и т.д., что тоже понятно всем.

Но мы не об этом. Мы часто делаем вид, что закон не обязывает нас что-то делать, особенно если нам не понятна цель таких действий или нет внутреннего ресурса. И поэтому проведением внутреннего аудита по всем видам хозяйственной деятельности работодатели в большинстве своем не занимаются. Или занимаются, но тайно. Тайно не от работников, конечно, а от внешних органов. Работодатель, осуществляя проверку какого-либо аспекта работы внутри компании, не документирует такую задачу, процедуру осуществления и ее итоги. И самое главное – действия после проведения такой проверки. А почему, кстати? Ведь проверка была проведена внутри компании? Да. И итоги есть? Да. И какие-то недоработки были выявлены? Да. И самое главное, после проведения такой проверки должностные лица внутри компании начинают осуществлять какие- то действия: что-то доделывать, что-то исправлять, что-то оптимизировать, кого-то наказывать… А вот тут – стоп.

Чтобы кого-то за что-то наказать, нужна доказательная база по факту вины. И что нужно работодателю для наложения дисциплинарного взыскания? Правильно, задокументированное подтверждение проступка, а еще и возможность подтвердить, когда эти нарушения были выявлены. То есть документировать внутренние проверки работодателю, конечно, необходимо, чтобы иметь возможность наказывать виновных должностных лиц и даже официально прекращать с ними трудовой договор в связи с совершенными проступками.

А если действиями должностного лица компании был нанесен и материальный ущерб? Вам ведь для официального привлечения к материальной ответственности тоже нужны будут факты, определение размера ущерба, виновного лица – и, конечно, роль таких «бумаг» резко возрастает.

Почему в России работодатели нечасто привлекают работников к материальной ответственности? Ведь не потому, что работники не наносят ущерб своему работодателю? Конечно, наносят. А порой еще какой! Просто не привыкли мы документировать такие вещи, и когда у работодателя реально терпение заканчивается, и он «рвет и мечет» тут-то юристы и уверенно заявят, что «доказательств у вас нет, дорогой работодатель, для применения официальных карательных мероприятий». И вот уже, наверное, эту претензию надо разворачивать в сторону тех же внутренних юристов и службы персонала: почему при наличии виновных действий со стороны работника я не могу его уволить, привлечь к ответственности и т.д.?

Кроме возможности разбираться с виновными лицами, часто работодатель не понимает того, что он проводит внутренние проверки и выявляет нарушения, является смягчающим обстоятельством при наложении административного взыскания. То есть, если работодатель регулярно проводит проверки, выявляет нарушения и их исправляет, он подстраховывает себя. При проверке у него появляются аргументы к тому, что он сам нашел нарушения, принимает меры к устранению этих нарушений и их последствий. И в этой ситуации применить максимальный размер административных санкций инспектор уже не может. Но чаще всего у работодателя срабатывает естественный страх того, что, возможно, при проверке инспектор этих нарушений не нашел бы, а тут мы сами на блюдечке с голубой каемочкой инспектору в виде протокола, или акта, или отчета о внутренней проверке такие нарушения и выставляем.

На самом деле с таким страхом можно спокойно справляться, оформляя эти документы как конфиденциальные и вытаскивая на свет только в том случае, когда будет понятно, что проверка идет и какие-то аргументы в свою пользу нам нужны, а не вручать эти документы о проверке инспектору сразу на входе. Хотя, могу сказать по своей практике, даже когда инспектору реально на входе вручаются документы о том, что в компании есть внутренний аудит, он регулярно по графику проводит внутренние проверки: вот результаты этих проверок, вот отчеты о том, что было исправлено на основании таких проверок, – отношение к работодателю сразу резко меняется. И это те единственные случаи, которые я наблюдала, когда санкции к работодателю не применялись вообще. Может, потому что инспектор просто был в шоке, конечно. Но факт остается фактом.

Даже если вы очень оптимистичный и миролюбивый работодатель, то есть искренне надеетесь, что все работники реально работают добросовестно и на благо компании, что наказывать вы никого не будете и инспекционных проверок в нашей организации не будет никогда, то, может быть, вопрос оптимизации работы внутри компании и бизнес-процессов будет для Вас аргументом?

То, что работа отдела персонала одна из самых «бюрократичных», неэффективных, трудозатратных, неоптимизировнных служб в любой компании, я могу говорить вполне обоснованно. Количество ненужных документов, которые оформляются в кадровой службе, всегда очень большое. При этом ненужных, с точки зрения закона. Эти документы ни от чего работодателя не защищают и по закону не требуются, но все равно отдел кадров продолжает упорно их оформлять – видимо, просто по инерции. Но большей частью выявляются при таких анализах не столько лишние действия, операции и документы, сколько нехватка критически важных документов, которые нужны для защиты интересов компании и работодателя. Просто потому, что нет фокуса внутри отдела: какие документы какое значение имеют? какие документы должны быть обязательно? какие закон не требует? какие новые требования появились в законе по оформлению документов? какие новые веяния судебной практики? какие документы можно вести в электронном виде? какие документы «критически» важны потому что за их отсутствие санкции высокие?

В большинстве своем такие вопросы ставят в тупик должностных лиц. Хотя как у любой службы внутри компании отдел персонала должен иметь план развития и оптимизации работы.

А если у Вас в компании его нет, то и удивляться не приходится тому, насколько часто работодатель в суде не может доказать свою правоту, даже если она реальна. Но зато при этом огромное количество времени и сил отдел персонала тратит на документы, которые по закону не нужны и никто никогда их не спросит.

Можно ли для проведения такого аудита привлекать сторонние организации? Не можно, а нужно. Какие самые главные преимущества есть у сторонних аудитов?

Первое - объективность и непредвзятость,

Второе - взгляд со стороны.

Третье - объективно больший профессионализм в этой работе.

А единственный минус - это стоит денег.

Но можно обойтись и внутренним аудитом, конечно. Но это не всегда эффективно. В любом случае аудиты надо проводить, неважно внутренними или внешними силами, если Вы хотите:

· соблюсти требования закона,

· накладывать на виновных лиц официально дисциплинарные взыскания,

· привлекать к материальной ответственности,

· снижать риски административных санкций,

· оптимизировать бизнес-процессы,

· и уже начать подходить к оформлению кадровых документов цивилизованно,

· и, в конце концов, по-хорошему шокировать инспекторов.

И тогда обязательно понемножку, мелкими шагами российский бизнес будет двигаться в сторону оптимизации работы внутри компании по всем направлениям, в том числе оптимизации работы административного персонала. То, что в западных компаниях уже десятилетиями сложившаяся практика, нам предстоит только осваивать.


8 3
4 936
Лучшие комментарии
С наказаниями в РФ, к сожалению, все просто и без документирования. Значительная часть страны получает зарплаты в конверте по серым схемам и выжить работника, если он сам не хочет уходить, в таких условиях особых проблем не представляет. Опять-таки, спокойно заниматься серьезным бизнесом без административного ресурса в нашей стране редко получается, а если у боссов есть возможности организовать маски-шоу конкурентам, то рядового сотрудника они могут просто в порошок стереть в буквальном смысле слова. С другой стороны, менеджмент компании/филиала нередко может состоять в близкородственных отношениях с первыми лицами местной администрации или силовых органов и предпринимать в отношении этих людей какие-то действия даже при наличии доказательств чревато. Крахом бизнеса, потерей местного рынка или госконтрактов и.т.д. и пока профит выше, чем ущерб от действий этих "менеджеров", на это закрывают глаза. Когда ситуация доходит до ручки, разговоры обычно разговаривают с их покровителями, и в этих разговорах ГК и прочие К РФ - последнее, о чем вспоминают. Обычно там более...конкретные вопросы затрагиваются.
С аудитом, к слову, в нашей стране тоже не все так просто. Слишком глубоко аудиторов стараются не пускать во избежание утечек. Нередко аудиторам прямо указывают границы, в которых следует действовать. Вежливо, но указывают. Впрочем, опытным даже указывать не надо - сами не полезут и подчиненным не дадут. Точно также, как опытные журналисты прекрасно знают о чем и о ком в нашей стране писать можно, а о чем нет.

Но в теории все верно. Для малого и среднего бизнеса за редким исключением это может иметь смысл.
8 0
Ответить
24 комментария
11 июл 2014, 14:26
New
Серьезный вопрос, исчерпывающий ответ. Что происходит, кто виноват - ни добавить, ни убавить. Вопрос "что делать" - выведет ли из такого, проявляющегося почти повсеместно положения, кадровый аудит. Конечно же, без него, в том или ином виде, соответствующем и адекватном условиям деятельности компании/организации, никак не обойтись.
Однако, и это отмечается в публикации, сам по себе такой аудит - только инструмент, которым еще нужно уметь воспользоваться. Без построения системы использования полученной информации и ее анализа, предусматривающей не только карательные, но и корректирующие мероприятия, этот инструмент останется пылиться в кладовке. И, что не менее актуально, где ж взять тех, кто такую систему будет профессионально двигать? Нужна еще одна система, - система обучения, с которой сейчас пожалуй проблем больше, чем с кадровой работой... Векторы такой системы - тоже проблема.
И можно предвидеть, что почти повсеместно все упрется в вопрос: "где деньги, Зин?"
С наказаниями в РФ, к сожалению, все просто и без документирования. Значительная часть страны получает зарплаты в конверте по серым схемам и выжить работника, если он сам не хочет уходить, в таких условиях особых проблем не представляет. Опять-таки, спокойно заниматься серьезным бизнесом без административного ресурса в нашей стране редко получается, а если у боссов есть возможности организовать маски-шоу конкурентам, то рядового сотрудника они могут просто в порошок стереть в буквальном смысле слова. С другой стороны, менеджмент компании/филиала нередко может состоять в близкородственных отношениях с первыми лицами местной администрации или силовых органов и предпринимать в отношении этих людей какие-то действия даже при наличии доказательств чревато. Крахом бизнеса, потерей местного рынка или госконтрактов и.т.д. и пока профит выше, чем ущерб от действий этих "менеджеров", на это закрывают глаза. Когда ситуация доходит до ручки, разговоры обычно разговаривают с их покровителями, и в этих разговорах ГК и прочие К РФ - последнее, о чем вспоминают. Обычно там более...конкретные вопросы затрагиваются.
С аудитом, к слову, в нашей стране тоже не все так просто. Слишком глубоко аудиторов стараются не пускать во избежание утечек. Нередко аудиторам прямо указывают границы, в которых следует действовать. Вежливо, но указывают. Впрочем, опытным даже указывать не надо - сами не полезут и подчиненным не дадут. Точно также, как опытные журналисты прекрасно знают о чем и о ком в нашей стране писать можно, а о чем нет.

Но в теории все верно. Для малого и среднего бизнеса за редким исключением это может иметь смысл.
12 июл 2014, 18:16
New
Да, очень верный комментарий. А уж облегчить разборки по материальной ответственности можно очень просто: спланировать систему оплаты труда так, чтобы фикс был минимален, а премиально-переменная часть поликомпонентной и составляла максимальную часть дохода. Будет там и квалификационная надбавка, и выслуга лет, и премия. А одним из показателей с самым большим весом в структуре аккумулированного KPI для материально-ответственного лица станут итоги регулярной инвентаризации. А дальше можно не волноваться, если, например, средний доход сотрудника = 80 000, фиксированный окдлад = 25 000, остальное - переменная часть. Но вес показателя по итогам сохранности активов = 78%. Что это означает? Это означает, что из оставшихся 45 000 переменной части товарищ, допустивший отрицательный итог инвентаризации получит всего 22%, то есть 9 900 руб. И только совсем юный специалист не знает, как под эти процедуры сделать грамотную документарную обвязку, чтоб "комар носа не подточил".
Но это так, частное мнение по части поднятых вопросов....
15 июл 2014, 15:06
New
"Начнем с самого главного. Согласно федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ...."
"Но мы не об этом"....
начнем с этого но мы не об этом...начало интригующее

"То, что работа отдела персонала одна из самых «бюрократичных», неэффективных, трудозатратных, неоптимизировнных служб в любой компании, я могу говорить вполне обоснованно. Количество ненужных документов, которые оформляются в кадровой службе, всегда очень большое. При этом ненужных, с точки зрения закона. Эти документы ни от чего работодателя не защищают и по закону не требуются, но все равно отдел кадров продолжает упорно их оформлять – видимо, просто по инерции"
сложно оспорить...
15 июл 2014, 15:10
New
так о чем собственно статья...в чем как говорится соль...
ах вот:
"Можно ли для проведения такого аудита привлекать сторонние организации? Не можно, а нужно...
Но можно обойтись и внутренним аудитом, конечно. Но это не всегда эффективно"

итого:
штатные кадровые службы - полное авно, только внешний аудит способен так соптимизировать "работы внутри компании по всем направлениям, в том числе работы административного персонала"...
ну что ж, несите ваши денежки, но отвечать все равно вам
Очень хорошо поставлен внутренний аудит, особенно кадровый, в гос. органах. Так же как и система дисциплинарных взысканий, она там тоже очень серьезная. Перейдя с гос.службы в ООО я вижу реально насколько уровень кадрового делопроизводства хромает, причем повсеместно. Святая-святых, трудовая книжка, а сколько ошибок делается при ее заполнении.
15 июл 2014, 16:25
New
"Святая-святых, трудовая книжка"
сильно сказано...

а вообще то, в госорганах в отличии от ООО, голова от поиска прибыли не болит, можно и кадровое делопроизводство возвести в ранг культа...
Да, про трудовую книжку написано от и до , и ее заполнение настолько элементарно, что просто стыдно делать ошибки при ее заполнении. При чем тут культ. Просто тот самый аудит, о котором статья, есть на гос.службе. И вообще-то у кадровика не должна болеть голова от поиска прибыли.
15 июл 2014, 17:04
New
ну во первых написано много но не все
примеры:
- можно ли вносить название должности в трудовую частично или полностью латинскими буквами?
- может ли трудоустроенный впервые принести купленную самостоятельно трудовую книжку, или ее обязательно должен выдать работодатель?
и еще куча вопросов

а во вторых, у кадровика естественно голова болеть не должна, но у руководителя она болит, в том числе и об экономии ФОТ. там где должны сидеть 3 кадровички, сидит одна, да и та без опыта, потому что опытной нужно платить несколько больше...да и зачастую экономическая целесообразность в кадровых процедурах превалирует над законностью...
пример? пожалуйста - тупого (ну или вороватого) главного бухгалтера надо немедленно гнать в шею, не оборачиваясь на всё это документирование и прочее бумагомарательство, так как экономические потери могут быть гораздо выше, чем все штрафные санкции вместе взятые, и с учетом оплаты вынужденного...
16 июл 2014, 13:06
New
"При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку." Статья 65 ТК РФ по моему однозначно отвечает на Ваш вопрос, да и он не трудоустроенный, а соискатель до заключения ТД.
По другому вопросу, должность в ТК указывается на основании ШР, а ШР это ЛНА утверждаемый работодателем, если должность не предусматривает вредности, льгот, то коммерческие организации могут обзывать как угодно. Но сейчас так же принимается куча профстандартов и если должность называется как там, то должна соответствовать. Отсюда практический вывод, зачем лезть в дебри?
По сути статьи могу сказать, что взгляд со стороны полезен и к нему быстрей прислушаются, т.к. "нет пророка в своём отечестве".
16 июл 2014, 14:26
New
Статья 65 абсолютно ни как не отвечает на мой вопрос...
обязан оформить (то есть внести сведения о работнике в титул), это понятно, но где работодатель ОБЯЗАН взять чистый бланк трудовой книжки (у себя в сейфе, которых у него "постоянно имеется в наличии необходимое количество" или принять у вновь принятого, который в свою очередь где то купил вполне себе нормальный бланк)...

что касается второго вопроса, то я с вами абсолютно солидарен, однако ряд экспертов (действиетельных членов ассоциаций и союзов) считает иначе:
consultantpuls.ru/названи…ьзованием/
www.gazeta-unp.ru/reader.…m?id=39616
и т.п., про форумы я вообще молчу...
принимается - не принимается "куча профстандартов" - это вопрос будущего, отдаленного или не очень, а ТК заполняются сейчас...
17 июл 2014, 09:27
New
Эти вопросы разъясняют(уточняют) Правила ведения и хранения ТК, утверждённые Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003г. с изменениями от 19.05.2008г. На 1 вопрос отвечает п.6. На 2 пп.40-44.Там так же указано, что работодателем ведётся, а именно бухгалтерией, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша, которая является обязательной. Расписан порядок возмещения средств за выдачу ТК. По моему там всё ясно, да и ГИТ это однозначно признаёт нарушением. Последние 1.5 года к справочным системам, отношение крайне скептическое, консультации часто спорные, "халтурят" наверно. Ну а форумы, на то и форумы, что бы обсудить вопрос и высказать своё мнение.
По поводу профстандартов, разочарую Вас, много уже принято и будет принято ещё в этом году, примерно около 800.
Принцип кадров, ведём ТК, аккуратно и регламентированно, а иначе работникам потом будут большие проблемы. Косяки идут в основном тогда, когда не за своё дело берутся директора и главбухи.
17 июл 2014, 10:20
New
помилуйте батенька...

п. 6 носит декларативный характер, например в АПК (ФЗ-95, 2002), в ст. 12, дословно - "Судопроизводство в арбитражном суде ведется на русском языке - государственном языке Российской Федерации" (ничего не напоминает?), однако решения и определения арбитражных судов изобилуют словами, написанными латиницей...

пп.40-44 торжественно разъясняют, что книги ведутся, трудовые книжки хранятся, а работодатель обязан иметь необходимый запас, однако запрета на самостоятельный принос книжки работником нет нигде, ни в ФЗ, ни в подзаконных актах, ни даже в письмах Роструда...ГИТ может трактовать нормы закона как им угодно, я же с удовольствием буду продолжать их нагибать, как во время проверок, так и после...
ну а насчет профстандартов...хоть миллион пусть принимают, пока в обязалово коммерсантам их не поставят (а этого не будет в ближайшее время, это точно), я даже обращать внимания на них не буду...
23 июл 2014, 17:21
New
напрасно Вы так про трудовую книжку пишите: на практике заполнить ее правильно вовсе не "элементарно". В соответствии с нашим законодательством очень много нюансов может возникать при ее заполнении.
когда ошибка в записи на прием и увольнение, на заполнение титульного листка. Это точно и написано в порядке заполнения.
24 июл 2014, 09:29
New
Марина, надеюсь, в следующий раз Вы будете осторожны в своих обобщениях
24 июл 2014, 09:37
New
да и как внести ПРАВИЛЬНО запись на увольнение есть разночтения в трудовом законодательстве и инструкции по заполнению трудовых книжек
Олеса, у нас инструкция по заполнению ТК, это первичный документ. И первичны правила, которые там прописаны. И не надо дискуссий по обобщению. То, что 50% кадровиков не читали и не используют данную инструкцию, это факт. И большая проблема.
24 июл 2014, 10:03
New
У нас?
"Первичный" документ, Марина, - это Трудовой кодекс Российской Федерации. У нас))
в трудового кодексе написано как заполнять ТК? Олеся, вы прям из крайности в крайность
24 июл 2014, 12:46
New
Закон — нормативный акт, принятый высшим органом государственной власти в установленном конституцией порядке. Обладает высшей юридической силой по отношению к другим нормативным актам (указам, постановлениям и др.).

Инструкции издаются в целях разъяснения и опреде­ления порядка применения законодательных актов, распоряди­тельных документов, по заполнению и ведению форм докумен­тов.

Инструкция - это всего лишь разъяснение того, как вести ТК и не более. Первичным документом не является. Более того, инструкция в настоящей редакции в некоторых вопросах противоречит нормам ТЗ.

Никаких крайностей.
Совершенно верно, это работа юриста, этим юристы и занимаются
16 июл 2014, 09:57
New
спешу вас опечалить...
юристы занимаются другими вещами
28 янв 2015, 14:30
New
Нам кадровый аудит во многом помогает обеспечить слаженность в работе, поручили эту функцию БДО.
Отменить Войти и отправить