Кому и зачем нужен кадровый аудит?

Начнем с самого главного. Согласно федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" – статья 19 пункт 1, экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. То есть проведение внутреннего аудита по всем видам действий внутри компании является обязанностью работодателя, а то, что действий в области персонала и оформления документов в любой компании достаточно много, понятно всем. Естественно, эти действия являются основной для осуществления бухгалтерских операций по учету, оплате труда персонала, предоставления компенсаций и гарантий и т.д., что тоже понятно всем.

Но мы не об этом. Мы часто делаем вид, что закон не обязывает нас что-то делать, особенно если нам не понятна цель таких действий или нет внутреннего ресурса. И поэтому проведением внутреннего аудита по всем видам хозяйственной деятельности работодатели в большинстве своем не занимаются. Или занимаются, но тайно. Тайно не от работников, конечно, а от внешних органов. Работодатель, осуществляя проверку какого-либо аспекта работы внутри компании, не документирует такую задачу, процедуру осуществления и ее итоги. И самое главное – действия после проведения такой проверки. А почему, кстати? Ведь проверка была проведена внутри компании? Да. И итоги есть? Да. И какие-то недоработки были выявлены? Да. И самое главное, после проведения такой проверки должностные лица внутри компании начинают осуществлять какие- то действия: что-то доделывать, что-то исправлять, что-то оптимизировать, кого-то наказывать… А вот тут – стоп.

Чтобы кого-то за что-то наказать, нужна доказательная база по факту вины. И что нужно работодателю для наложения дисциплинарного взыскания? Правильно, задокументированное подтверждение проступка, а еще и возможность подтвердить, когда эти нарушения были выявлены. То есть документировать внутренние проверки работодателю, конечно, необходимо, чтобы иметь возможность наказывать виновных должностных лиц и даже официально прекращать с ними трудовой договор в связи с совершенными проступками.

А если действиями должностного лица компании был нанесен и материальный ущерб? Вам ведь для официального привлечения к материальной ответственности тоже нужны будут факты, определение размера ущерба, виновного лица – и, конечно, роль таких «бумаг» резко возрастает.

Почему в России работодатели нечасто привлекают работников к материальной ответственности? Ведь не потому, что работники не наносят ущерб своему работодателю? Конечно, наносят. А порой еще какой! Просто не привыкли мы документировать такие вещи, и когда у работодателя реально терпение заканчивается, и он «рвет и мечет» тут-то юристы и уверенно заявят, что «доказательств у вас нет, дорогой работодатель, для применения официальных карательных мероприятий». И вот уже, наверное, эту претензию надо разворачивать в сторону тех же внутренних юристов и службы персонала: почему при наличии виновных действий со стороны работника я не могу его уволить, привлечь к ответственности и т.д.?

Кроме возможности разбираться с виновными лицами, часто работодатель не понимает того, что он проводит внутренние проверки и выявляет нарушения, является смягчающим обстоятельством при наложении административного взыскания. То есть, если работодатель регулярно проводит проверки, выявляет нарушения и их исправляет, он подстраховывает себя. При проверке у него появляются аргументы к тому, что он сам нашел нарушения, принимает меры к устранению этих нарушений и их последствий. И в этой ситуации применить максимальный размер административных санкций инспектор уже не может. Но чаще всего у работодателя срабатывает естественный страх того, что, возможно, при проверке инспектор этих нарушений не нашел бы, а тут мы сами на блюдечке с голубой каемочкой инспектору в виде протокола, или акта, или отчета о внутренней проверке такие нарушения и выставляем.

На самом деле с таким страхом можно спокойно справляться, оформляя эти документы как конфиденциальные и вытаскивая на свет только в том случае, когда будет понятно, что проверка идет и какие-то аргументы в свою пользу нам нужны, а не вручать эти документы о проверке инспектору сразу на входе. Хотя, могу сказать по своей практике, даже когда инспектору реально на входе вручаются документы о том, что в компании есть внутренний аудит, он регулярно по графику проводит внутренние проверки: вот результаты этих проверок, вот отчеты о том, что было исправлено на основании таких проверок, – отношение к работодателю сразу резко меняется. И это те единственные случаи, которые я наблюдала, когда санкции к работодателю не применялись вообще. Может, потому что инспектор просто был в шоке, конечно. Но факт остается фактом.

Даже если вы очень оптимистичный и миролюбивый работодатель, то есть искренне надеетесь, что все работники реально работают добросовестно и на благо компании, что наказывать вы никого не будете и инспекционных проверок в нашей организации не будет никогда, то, может быть, вопрос оптимизации работы внутри компании и бизнес-процессов будет для Вас аргументом?

То, что работа отдела персонала одна из самых «бюрократичных», неэффективных, трудозатратных, неоптимизировнных служб в любой компании, я могу говорить вполне обоснованно. Количество ненужных документов, которые оформляются в кадровой службе, всегда очень большое. При этом ненужных, с точки зрения закона. Эти документы ни от чего работодателя не защищают и по закону не требуются, но все равно отдел кадров продолжает упорно их оформлять – видимо, просто по инерции. Но большей частью выявляются при таких анализах не столько лишние действия, операции и документы, сколько нехватка критически важных документов, которые нужны для защиты интересов компании и работодателя. Просто потому, что нет фокуса внутри отдела: какие документы какое значение имеют? какие документы должны быть обязательно? какие закон не требует? какие новые требования появились в законе по оформлению документов? какие новые веяния судебной практики? какие документы можно вести в электронном виде? какие документы «критически» важны потому что за их отсутствие санкции высокие?

В большинстве своем такие вопросы ставят в тупик должностных лиц. Хотя как у любой службы внутри компании отдел персонала должен иметь план развития и оптимизации работы.

А если у Вас в компании его нет, то и удивляться не приходится тому, насколько часто работодатель в суде не может доказать свою правоту, даже если она реальна. Но зато при этом огромное количество времени и сил отдел персонала тратит на документы, которые по закону не нужны и никто никогда их не спросит.

Можно ли для проведения такого аудита привлекать сторонние организации? Не можно, а нужно. Какие самые главные преимущества есть у сторонних аудитов?

Первое - объективность и непредвзятость,

Второе - взгляд со стороны.

Третье - объективно больший профессионализм в этой работе.

А единственный минус - это стоит денег.

Но можно обойтись и внутренним аудитом, конечно. Но это не всегда эффективно. В любом случае аудиты надо проводить, неважно внутренними или внешними силами, если Вы хотите:

· соблюсти требования закона,

· накладывать на виновных лиц официально дисциплинарные взыскания,

· привлекать к материальной ответственности,

· снижать риски административных санкций,

· оптимизировать бизнес-процессы,

· и уже начать подходить к оформлению кадровых документов цивилизованно,

· и, в конце концов, по-хорошему шокировать инспекторов.

И тогда обязательно понемножку, мелкими шагами российский бизнес будет двигаться в сторону оптимизации работы внутри компании по всем направлениям, в том числе оптимизации работы административного персонала. То, что в западных компаниях уже десятилетиями сложившаяся практика, нам предстоит только осваивать.