Как поощрить работника дополнительным отпуском

"Время - деньги!"

Бенджамин Франклин

Каждому работнику приятно поощрение со стороны работодателя: материальное и нематериальное. Как поощрить работника дополнительным отпуском, не нарушая норм российского законодательства?

Согласно статье 191 Трудового кодекса РФ, работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии.

Выбор конкретных мер поощрения, предоставление различных льгот и преимуществ – это право работодателя, которое во многом зависит от специфики организации и финансовых возможностей.

Виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.

Таким образом, система мер поощрения работников и порядок их применения должны быть закреплены работодателем в локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка), а также отражены в коллективном договоре (при его наличии).

1. Как можно установить дополнительный отпуск?

Для поощрения работников можно установить дополнительный оплачиваемый отпуск, который выполняет функцию удержания работников и стимулирует их на продолжительную работу в организации (например, такой отпуск предусмотрен статьей 21 федерального закона от 02.03.2007 № 25‑ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Министр спорта РФ Виталий Мутко, например, предложил добавлять сотрудникам, успешно сдавшим нормы ГТО, дополнительные дни к отпуску (на федеральном уровне этот вопрос пока окончательно не решен).

Минтруд также рассматривает предложение, по которому работников, не использовавших ни разу за год листок нетрудоспособности, будут поощрять дополнительными днями оплачиваемого отпуска.

Каждому работодателю следует выработать свои формы поощрения, учитывая специфику производства и организации труда.

Систему факторов, служащих основаниями для поощрения, целесообразно формировать для разных категорий работников с учетом характера выполняемой работы, порядка учета и нормирования результатов работы. Например, можно определить категории работников, которым будет предоставляться дополнительный оплачиваемый отпуск:

– работники, для которых установлен ненормированный рабочий день (более 3-х календарных дней);

– старшие/ведущие/главные специалисты, вносящие основной вклад в работу организации;

– руководители структурных подразделений, от которых зависит эффективность отделов, служб и т.п.

Процедура применения мер поощрения закреплена в трудовом законодательстве не полностью и во многом определяется работодателем.

На практике документирование процедуры поощрения в виде предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска включает в себя:

1) порядок предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска закрепляется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (статья 191 ТК РФ);

2) внесение сведений о дополнительном оплачиваемом отпуске в график отпусков (например, с использованием унифицированной формы Т-7);

3) извещение работника под роспись о времени предоставления отпуска не позднее чем за две недели до его начала (статья 123 ТК РФ);

4) издание приказа или распоряжения, которые доводятся до сведения работника под роспись (например, с использованием унифицированных форм Т-6 или Т-6а);

5) оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала (статья 136 ТК РФ);

6) запись в личной карточке Т-2 (раздел VII, VIII);

7) оформление табеля учета рабочего времени (например, с использованием унифицированных форм Т-12 или Т-13).

2. Вносим изменения в коллективный договор

Если в организации заключен коллективный договор (правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей, статья 40 ТК РФ), то любое его изменение и дополнение производятся в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, либо в порядке, установленном самим коллективным договором (статья 44 ТК РФ).

Основные действия при внесении изменений в коллективный договор:

1) Одна из сторон (представители работодателя или работников) выступает с инициативой о внесении изменений или дополнений в коллективный договор (часть 1 статьи 36 ТК РФ). Для этого направляется письменное предложение представителям другой стороны о начале коллективных переговоров с приложением проекта изменений. Ответ о вступлении в переговоры должен быть направлен в течение семи календарных дней с момента получения предложения (часть 2 статьи 36 ТК РФ).

Если инициатором переговоров выступают представители работников, а в организации существует несколько первичных профсоюзных организаций, то все профкомы должны быть извещены о проведении переговоров. В течение последующих пяти рабочих дней необходимо создать с их согласия единый представительный орган либо включить их представителей в состав имеющегося единого представительного органа. При отсутствии в указанный срок сообщения о своем решении или отказе направить представителей для работы в составе единого представительного органа работников коллективные переговоры начинаются без их участия. Вместе с тем в течение месяца со дня начала переговоров за ними сохраняется право направить своих представителей (часть 5 статьи 37 ТК РФ).

Можно предусмотреть упрощенную процедуру изменения в самом коллективном договоре (например, сократить сроки проведения коллективных переговоров). Дополнять и изменять документ можно только после взаимного согласия, достигнутого сторонами в процессе коллективных переговоров.

2) Для ведения переговоров в связи с изменением коллективного договора создается специальная комиссия (часть 7 статьи 35 ТК РФ), в состав которой входят представители работников и работодателя: как правило, члены комиссии со стороны работников избираются профсоюзом, со стороны работодателя – назначаются приказом руководителя организации. Комиссия определяет место, порядок, срок проведения коллективных переговоров (часть 1 статьи 35 ТК РФ).

3) Если в ходе коллективных переговоров не принято согласованное решение по всем или отдельным вопросам, то составляется протокол разногласий (статьи 38 ТК РФ). В нем фиксируются разделы, пункты и части проекта изменений в коллективный договор, по которым не достигнуты договоренности, и обоснование позиций каждой из сторон переговоров.

4) Проект изменений в коллективный договор подписывается представителями работников (как правило, это председатель первичной профсоюзной организации или руководитель единого представительного органа) и работодателя (руководитель организации или иное уполномоченное им на это лицо) (часть 2 статьи 40 ТК РФ).

В случае если профсоюз в компании отсутствует, собранием трудового коллектива может быть выбрано лицо, имеющее право подписи (часть 1 статьи 31 ТК РФ).

Если согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора не достигнуто, то в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий (часть 2 статьи 40 ТК РФ).

5) После подписания сторонами проекта изменений его следует в течение семи дней направить на регистрацию в соответствующий орган по труду: например, орган исполнительной власти субъекта РФ или орган местного самоуправления, если это предусмотрено региональным законодательством (часть 1 статьи 50 ТК РФ).

Обязанность регистрации изменений, внесенных в коллективный договор, лежит на работодателе/его представителе (часть 1 статьи 50 ТК РФ). Она носит уведомительный характер, т.е. изменения в коллективный договор вступают в силу не с момента их регистрации, а с даты подписания проекта или иной даты, которая определена сторонами (часть 2 статьи 50 ТК РФ).

3. Оформляем приказ на дополнительный отпуск

При издании приказа о предоставлении работникам дополнительного оплачиваемого отпуска можно использовать унифицированные формы Т-6 и Т-6а, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», либо разработать и утвердить собственную форму приказа (распоряжения). С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Форма Т-6 применяется для индивидуального приказа (на одного работника), форма Т-6а – для группового (на несколько работников). Эти формы используются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(-ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), на лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Название отпуска следует указывать так, как зафиксировано в локальных нормативных актах организации или в коллективном договоре.

При использовании унифицированных форм Т-6 и Т-6а заполняется раздел «Б» (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие).

Дата приказа на отпуск должна быть не позднее самого отпуска, работника следует ознакомить с приказом под роспись.

4. Вносим дополнительный отпуск в табель

Для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда применяются табели учета рабочего времени, которые могут вестись:

– в унифицированных формах Т-12 и Т-13, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13. При фиксации ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска в табеле проставляется буквенный код «ОД» или цифровой код «10»;

– для органов государственной власти, органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных (муниципальных) учреждений используется утвержденная форма табеля учета использования рабочего времени (код формы 0504421). При фиксации очередного и дополнительного отпуска в табеле проставляется буквенный код «О». Выбор способа заполнения табеля определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения (приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н);

– в форме, разработанной и утвержденной приказом руководителя организации (федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Заключение

Нарушение правил оформления процедуры предоставления дополнительного отпуска работнику предусматривает административную ответственность (ст. 5.27, 5.28, 5.29, 5.30 и 5.31 КоАП РФ).