Как уменьшить расходы на персонал, но не сокращать штат и не снижать оклады

Иначе говоря, как в кризис сохранить сотрудников, не отказываясь при этом от оптимизации расходов и экономии денег компании. Многие организации отменяют дорогостоящие тренинги по командообразованию и корпоративы, а также вовлекают сотрудников высказывать предложения, как улучшить бизнес-процессы и устранять потери (что очень полезно). Но всего этого бывает недостаточно. Предлагаем несколько способов.

Способ 1. Отменить премии, доплаты и надбавки, не обязательные с точки зрения законодательства

Эти выплаты компания установила сама, по доброй воле, а не потому, что ввести их обязывает Трудовой кодекс. Например, премию за выслугу лет, доплату за то, что сотрудник защитился и получил ученую степень. Соберите руководителей подразделений, объясните им, почему отменяются доплаты, попросите, чтобы управленцы в свою очередь объяснили это своим подчиненным.

Но соблюдайте правовые нюансы. Если премия предусмотрена трудовым договором не как обязательная выплата (скажем, как переменная часть зарплаты, начисляемая ежемесячно), а лишь как возможное поощрение, начисляемое в зависимости от результатов работы сотрудника и финансовых возможностей компании, то отказаться от нее просто. Нужно указать, что из-за кризиса нет финансовых возможностей выплачивать надбавки. Если же премия предусмотрена и трудовым договором, и Положением о премировании, то все зависит от того, что сказано в трудовом договоре. Если там указана конкретная сумма премии и говорится, что выплачивается она в зависимости от того, выполнены ли условия, прописанные в Положении, то надо изменить и Положение (устранить пункт с критериями), и трудовой договор (убрать пункт о размере премии). Это делается только с согласия сотрудника.

Если же в трудовом договоре не указана сумма премии и прописано, что она может быть выплачена, лишь когда выполняются условия, предусмотренные Положением о премировании, нужно переделать только Положение – установить, что премия не обязательно выплачивается, даже если выполняются условия. С новой редакцией ознакомьте сотрудников под подпись. Получать их согласие не требуется.

Если говорить о дополнительных надбавках и доплатах (сверх предусмотренных законом), то прекратить выплачивать их без каких-либо условностей Вы можете только в том случае, если ранее не прописывали их в трудовом договоре – не указывали, что они входят в состав расходов на оплату труда и являются частью зарплаты (ст. 129 ТК РФ). Если же именно так и прописывали (чтобы уменьшать на сумму доплат и надбавок налогооблагаемую прибыль), то внесите изменение в трудовой договор – исключите из состава зарплаты надбавки и доплаты. Для этого потребуется согласие сотрудника.

Перед тем, как обратиться к тому или иному способу уменьшения расходов на персонал, проанализируйте, какие меры по сокращению HR-бюджета подойдут в вашем случае: http://www.hr-director.ru/article/63210-ekd-kto-vinovat-i-chto-delat-teoriya-i-praktika-upravleniya-v-usloviyah-ekonomicheskogo-spada

Способ 2. Сократить соцпакет

Уберите из него те составляющие, которые активно не используются. Например, оплату бассейна, если туда ходит немного сотрудников, а также фитнеса. Либо оставьте фитнес только топ-менеджерам. Прекратите оплачивать мобильную связь (либо сократите оплату), упраздните компенсацию расходов на корпоративное питание – в кризис не до такой роскоши (если эта компенсация не являлась частью зарплаты, а выплачивалась работодателем дополнительно).

Из добровольного медицинского страхования исключите те виды медуслуг, которые сотрудники могут бесплатно получить в районных поликлиниках по месту прописки (по направлению участкового врача). Например, такое обследование, как флюорография.

Кроме того, урежьте общие затраты на ДМС до размера, позволяющего на всю их сумму уменьшить налогооблагаемую прибыль (сэкономить на налоге). Для того затраты на ДМС не должны превышать 6% от ФОТ (п. 16 ст. 255 НК РФ).

Имейте в виду: если конкретные составляющие соцпакета были прописаны в трудовом договоре, то придется вносить в него изменения с согласия сотрудника. Если же составляющие соцпакета определяются приказом гендиректора, согласие не требуется.

Способ 3. Обучать своих сотрудников собственными силами

Обходитесь без сторонних тренеров! Старайтесь не пользоваться услугами тренинговых, консалтинговых и обучающих организаций. Тогда не придется тратиться на оплату их услуг. Убедите опытных сотрудников выступить в роли преподавателей (тренеров, наставников) для новичков или сотрудников, которым не хватает определенных навыков и знаний. Тратьте средства на стороннее обучение только в том случае, если оно предусмотрено для конкретных категорий сотрудников нормативными актами.

Пример

Компания регулярно отправляла на курсы по охране труда 15 руководителей отделов и подразделений и платила внешнему провайдеру приличную сумму за обучение. Учитывая ситуацию, сложившуюся сейчас в экономике, руководство компании решило в этом году поступить так: обучить на стороне лишь трех своих сотрудников, а затем поручить им передать знания коллегам – другим штатным работникам. HR-службе поручили помочь разработать программу обучения, а также создать комиссию, которая будет принимать зачет или экзамен у слушателей, когда занятия закончатся.

Способ 4. Перевести часть сотрудников на неполное рабочее время

Тогда не придется оформлять понижение окладов. Вы просто установите сотрудникам либо неполный рабочий день (скажем, вместо восьми часов – четыре часа ежедневно), либо неполную рабочую неделю (сделать рабочими лишь три дня из пяти) (ст. 93 ТК РФ). Тогда Вы будете начислять зарплату, исходя из оклада пропорционально отработанному времени. Следовательно, сэкономите на зарплате. Правда, потребуется внести изменения в трудовой договор, получив на это письменное согласие каждого сотрудника.

Возможно, некоторые работники с удовольствием перейдут на такой режим. К примеру, те, кому надо ухаживать за больным родственником, забирать детей из детсада. Не забывайте о том, что есть категории сотрудников, которых Вы обязаны принимать только на неполное рабочее время (беременные женщины, сотрудники, имеющие детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет).

При этом продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисление трудового стажа и другие трудовые права не утрачиваются. Режим неполного рабочего времени устанавливается приказом гендиректора. Сотрудников надо уведомить письменно и под подпись. Если сотрудник отказывается перейти на режим неполного рабочего времени, трудовой договор с ним расторгается (п. 2 части 1 ст. 81 ТК РФ).

Если компания все же решилась на сокращение штата, необходимо заранее подумать, как сохранить лояльных сотрудников. Как выявить таких и удержать, читайте тут: http://www.hr-director.ru/article/63091-nujno-sokratit-kolichestvo-personala-kak-pri-etom-sohranit-loyalnyh-sotrudnikov-dlya-kompanii