14 июн 2014, 11:32

Как оптимизировать работу с кадровыми документами?

Ни для кого из нас не секрет, что наша кадровая служба завалена огромным количеством документов, которые она должна оформлять. И кажется нет конца и края этим документам. И точно нет времени на то, чтобы отслеживать изменения законодательства, оптимизировать работу, доделать какие-то «старые» долги, систематизировать документы и т.д.

А хотите найти это время? Причем без ущерба для качества оформления документов. Как это сделать? Очень просто. Давайте проведем ревизию кадровых документов.

Шаг №1.

Выписываем в столбик все кадровые документы, которые оформляются в Вашей кадровой службе.

Шаг №2.

Рядом с каждым документом выписываем конкретную статью из Трудового кодекса РФ или иного обязательного для применения нормативного или правового акта, в котором указано, что этот документ обязателен и установлены какие-то требования к этому документу: по принятию, по срокам принятия, по оформлению, по ознакомлению работников с ним и т.д.

Например:

документ

ссылка

Трудовой договор

Ст. 57, 67 Трудового кодекса РФ

Приказ о приеме на работу

Ст. 68 Трудового кодекса РФ

Приказ об отпуске

И т.д.

Шаг №3.

Анализируем полученные результаты.

Знаете, что Вы увидите? Что у многих документов (а иногда у большинства), которые оформляют кадровики нет ссылки на нормативный или правовой акт, который бы установил требование об обязательности этого документа.

Не верите?

А проверьте. Ниже привожу всего лишь список 5 стандартных документов, которые оформляются ежедневно в кадровой службе. А таких документов, в кадровых службах – десятки, без преувеличений.

Пример: приказ об отпуске, приказ о переводе, журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов, приказ на исполнение обязанностей и т.д.

И что вам даст эта информация?

Шаг №4.

Проанализируйте необходимость оформления документов, на которые вы не нашли ссылки для решения внутренних задач в компании.

Откажитесь от ненужного и удивитесь тому, сколько времени вы выиграете на другие более важные дела, например, на отслеживание изменений в трудовом законодательстве и приведение в соответствие тех документов, которые точно являются обязательными и будут запрашиваться при проверках.


13 3
10 695
Лучшие комментарии
17 июн 2014, 15:13
При всем уважении к Валентине Митрофановой мне эта идея не кажется здравой. Предлагаю ей анализировать не статьи Трудового Кодекса РФ, а судебную практику трудовых споров, Гражданский Кодекс РФ и Постановления Верховного Суда РФ. Как только она это сделает, то сразу поймет, ЗАЧЕМ работодателю, даже в маленькой компании, необходимо кадровое делопроизводство и те 5 документов, которые она приводит в пример. Как только при отсутствии этих документов лично она выиграет хоть одно судебное дело, я готова буду взять свои слова обратно, но пока нет - нежелательно публиковать такие вещи. Именно из-за этих опусов с ней не согласно во многих вещах все кадровое сообщество... Нельзя кадровикам опираться только на ТК РФ! Есть множество других документов, которые надо знать.Ох как же им не хватает КАЧЕСТВЕННОГО юридического образования и судебной практики...
11 0
Ответить
19 комментариев
Довольно здравая идея, ИМХО, для небольших компаний, где кадровик един во всех лицах и на одном или паре сотрудников висит и подбор, и КДП, и юридические вопросы, с этим самым КДП связанные.
Вообще, HRM в РФ - поле непаханое.
При этом "логичные" идеи типа внедрения СЭДО на базе той же DocsVision или SharePoint далеко не всегда себя оправдывают. Даже для меня (я регулярно сталкиваюсь с самым разным высокотехнологичным ПО) оформить отпуск в DocsVision было сущим мучением: интерфейс там, мягко говоря, был не очень интуитивным, UX откровенно запутанным плюс первое время вышеупомянутый интерфейс постоянно дорабатывался. Когда в организации внедрили SAP HR, у сотрудников праздник был - там отпуск можно в два клика оформить. Минусы - удовольствие, мягко говоря, недешевое.
В теории, замечу, HRM автоматизацией КДП отнюдь не ограничивается, но, боюсь, разработка мер по подбору или удержанию сотрудников с использованием стат.инструментов (или на основе подходов Data Mining - что почти то же самое, только в более упорядоченной форме и в красивой обертке современного ПО и методологии), в России еще не скоро станет актуальной.
Недавно в руки попала переводная книжка по менеджменту, 1992 года издания, где описывается, как подбирать персонал, ориентируясь на профили успешных сотрудников Опрашиваем и тестируем наиболее и наименее эффективных сотрудников, ищем какие-то другие их особенности, например, во время работы на испытательном сроке, а потом эти же вопросы/тесты предлагаем соискателям и смотрим на результаты. Или просто анализируем анкетные данные. Или анализируем работу в компании в первые месяцы. В США, ради справедливости, CV гораздо более подробные плюс почти всегда есть сопроводительное письмо, которое можно анализировать при помощи подходов, которые сейчас называют Text Mining. Сама книга, на основе которой делался перевод, в США где-то в середине 80-х годов была издана. Становится грустно, когда понимаешь, что вещи, которые ТАМ были в порядке вещей тридцать(!) лет назад, здесь до сих из разряда фантастики.
В промышленности никого не удивляет, что контроль качества начинается с контроля качества сырья и полуфабрикатов, используемых для изготовления конечного продукта. Но почему-то до набольших с трудом доходит мысль, что в сервисе в качестве такого вот "сырья" выступают трудовые ресурсы, и что этот процесс можно квантифицировать (сиречь свести к наблюдаемым и объективным количественным, а не субъективным качественным метрикам). И что "люб- не люб" или "сдал- не сдал левый тест из Интернета" - не самая разумная форма подбора персонала. Впрочем, это уже к обсуждаемой теме отношения не имеет.
"Становится грустно, когда понимаешь, что вещи, которые ТАМ были в порядке вещей тридцать(!) лет назад, здесь до сих из разряда фантастики."

Именно так. Мне смешно признаться, но некоторые вещи (год обучения им 92-98) я использую до сих пор... И, работодатели (мои наниматели) воспринимают это для себя "как что-то новое"!!!))))))
Вот и сейчас мне предстоит в пятый раз "бежать по той же тропинке с наполовину с теми же инструментами".
16 июн 2014, 11:39
New
Сомневаюсь, что дата майнинг возможен для хоть сколько-нибудь значительной части наших компаний. Во-первых, нужна достаточно большая выборка - тысячи профайлов однотипных специалистов. Во-вторых, массив данных, действительно, должен был достаточно полным, чтобы дырки в данных не сократили выборку по различным критериям до невалидной. Вы, как математик, меня, вероятно, поправите, но вот такое у меня представление.
Вот пара статей об одном примере с Xerox, несколько по-разному описывающих одну историю:
www.hr-portal.ru/article/…-obuchenie
www.computerra.ru/88890/hr-bigdata/

Техническая эволюция и культура управления — вещи связанные между собой очень сильно. После отмены социализма, революционных изменений в собственности и зарождения нового рынка, изменения в культуре управления были также революционные. Мерилом эффективности компании стал собственный карман, стратегия канула в вечность, кризисы приходят по расписанию — где тут строить доброе-вечное, чтобы качественно и на долго? Так что суетимся, трясём банан, а палка рядом валяется...
16 июн 2014, 19:28
New
"...где описывается, как подбирать персонал, ориентируясь на профили успешных сотрудников ..."
Не поверите, но хоть улыбнетесь: в 2009 г. лично я сделала предложение о подобном алгоритме подбора на КЛЮЧЕВЫЕ должности собственнику бизнеса (Он лично курировал все HR-процессы). Ответ потрясает меня до сих пор. Цитирую почти дословно:
- Если мы будем набирать таких, какие сейчас наши, по сути дела, лидеры, то получится, что лидеры станут обычными типовыми сотрудниками. Это их обидит и низведет их рост и развитие. Нет, давайте брать стартовых людей и пусть развиваются. Это и побюджетнее будет, и посправедливее.....
О, КАК!
17 июн 2014, 13:23
New
дело-то не только и не столько в "росте", сколько в качественном изменении, которое может оказаться невозможным или маловероятным
например (грубо): "успешные наши" - замотивированные на результат, интерес и профессиональный рост; а "новый" сотрудник (кандидат) - избегающий неудач и замотивированный на стабильность, то какова вероятность превращения "нового" в "нашего"? )
17 июн 2014, 14:09
New
Чаще "успешный наш" - такой "дед" (армейский термин). Он делает только то, что хочет, остальное - перепоручает "стартовым" новичкам. Он уверен, что может манипулировать работодателем на уровне "не пойдете мне навстречу, я уйду"... Он уже и не развивается, а почивает на лаврах. Таким его делает как раз отсутствие конкуренции со стороны успешных, но не наших...
17 июн 2014, 14:33
New
так в изначальном посте Сусанина речь шла не о дедах, а об успешных :)
да и в Вашем примере, как мне показалось, говорилось о них же ;)

что касается "дедовщины" в чистом виде на работе такого не встречала. пожалуй, есть элементы, но это скорее из разряда "сначала ты работаешь на репутацию, потом она - на тебя". т.е. эти успешные часто проявляли симптомы звездности, но продолжали оставаться отличными продажниками, управленцами и т.д.
6 авг 2014, 21:07
New
Подход к набору персонала был разный.
В Штатах, как у нас теперь - собственник хочет иметь самых эффективных работников.
В СССР - была задача обеспечить работой всё трудоспособное население.
Разные задачи - разный подход к набору персонала.
14 июн 2014, 22:11
New
Вы предлагаете самому кадровику сделать такой анализ???

Помилуйте, если кадровик - идиот, то сможет ли он проанализировать?

Ну а если с ним все в порядке, - вряд ли он будет использовать "журнально-ордерную" систему при регистрации документации
В жизни всякое бывает:
- толковый кадровик вышел в компанию, где надо разгрести авгиевы конюшни (да, в нормальных условиях человека в такую компанию калачем не заманишь, но бывают в жизни огорчения)
- в компании прошла оптимизация по-русски и последнему бойцу надо как-то распределить свое время и усилия.
- у кадровиков есть своя специализация: КДП, подбор и.т.д. Иногда возникают ситуации, когда толковому подборщику приходится срочно осваивать КДП. Как я уже говорил, в жизни бывают огорчения.

Сам по себе совет ТС, ИМХО, неплохой. Возможно, не универсальный, здесь я с Вами соглашусь, что многим он не пригодится. И что ряд работников ОК никогда не оказывались и не окажутся в ситуации, где такой совет может быть полезным.
Но есть немало людей, которым такой совет поможет выйти из затруднительно ситуации.

Я приведу такой пример: летчиков гражданской авиации в Европе и России не учат выводить самолет из штопора. Потому что автоматика самолета блокирует действия пилота, которые могут к сваливанию привести, а инструкции жестко требуют от гражданских пилотов соблюдать условия, при которых такое сваливание невозможно. Но огорчения иногда случаются независимо от инструкций и желания людей (турбулентный поток может забросить самолет на высоту, где глохнут двигатели и закрутить самолет так, что он таки сваливается в штопор). Шансов спастить в такой ситуации у гражданского пилота из Европы или России - нуль целых хрен десятых.
При этом у военных пилотов штопор - вполне себе фигура высшего пилотажа, позволяющая уйти от некоторых видов атаки.
И в том числе поэтому в США гражданских пилотов готовят из военных. Которые таки выводят самолеты из штопора, сажают разгерметизированные машины, успешно приводняются на воду, раз за разом успешно сажают машины в условиях нулевой видимости, когда уже нет горючего идти на запасной аэродром и делают много чего еще интересного, чему гражданских пилотов не учат. И это делает американские авиакомпании одними из самых безопасных. Ну и позволяет Пентагону иметь некислый такой резерв на случай разных неприятностей.
17 июн 2014, 21:22
New
Иван Осипович! Ну нет у кадровиков такой специализации : ...подбор. Человек, который занимается поиском и подбором персонала называется рекрутер. У рекрутеров и кадровиков даже праздники разные :) День рекрутера и День кадровика :)
16 июн 2014, 09:23
New
Как правило, проблемы возникают при огромной загруженности сотрудников. Если человек вечно завален кипами бумаг, у него не будет времени подумать какие документы к каким нормативно-правовым актам привязаны.
Может попробовать нанять студентку на полставки в помощь? Дателю это недорого, а желающих за опыт и запись в трудовой поработать всегда найдётся :)
17 июн 2014, 13:27
New
найти НПА элементарно ))) забиваете название дока со словосочетанием нпа или что-то в этом роде (в поисковике или в справочно правовой системе) и - упс! :)
а вообще, для того статья и создана, чтоб многие задались вопросом: а как найти НПА? а ответ есть у справочной системы от КД ))) Реклама - двигатель торговли (для чего изначальный пост и создавался ;))
17 июн 2014, 14:07
New
Все это замечательно! Есть правда нюанс - важно чтобы инспектор по труду, который придет с проверкой, тоже был грамотный и вменяемый)) А сталкиваться приходилось с разными. И судиться с ними, даже будучи уверенным в своей правоте - это трата того самого времени, которое экономим.
17 июн 2014, 15:13
New
При всем уважении к Валентине Митрофановой мне эта идея не кажется здравой. Предлагаю ей анализировать не статьи Трудового Кодекса РФ, а судебную практику трудовых споров, Гражданский Кодекс РФ и Постановления Верховного Суда РФ. Как только она это сделает, то сразу поймет, ЗАЧЕМ работодателю, даже в маленькой компании, необходимо кадровое делопроизводство и те 5 документов, которые она приводит в пример. Как только при отсутствии этих документов лично она выиграет хоть одно судебное дело, я готова буду взять свои слова обратно, но пока нет - нежелательно публиковать такие вещи. Именно из-за этих опусов с ней не согласно во многих вещах все кадровое сообщество... Нельзя кадровикам опираться только на ТК РФ! Есть множество других документов, которые надо знать.Ох как же им не хватает КАЧЕСТВЕННОГО юридического образования и судебной практики...
28 июл 2014, 15:41
New
соглашусь с Вашим комментарием, от себя добавлю: Я думаю, что приказ на отпуск нужен для того, чтобы организация могла учесть расходы на отпуск, потому что:

1. В ст. 252 НК указано, что расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов.

2. В соответствии с п. 7 ст. 255 НК к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся в том числе расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе:
- форма N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";


3. Если указанные унифицированные формы первичной учетной документации отсутствуют, то организация не вправе учитывать суммы расходов по оплате труда работникам, сохраненные на период ежегодного отпуска, так как не выполняется критерий документальной подтвержденности расходов, установленный п. 1 ст. 252 НК.


Думаю по другим ненужным документам можно найти законодательную основу, чтобы их делать...

кто-то может заметить, что унифицированные формы упразднены, но в любом случае есть другие, которые утверждаем сам работодатель.
6 авг 2014, 20:17
New
Согласен...однако данное пожелание я бы расширил...В нашей стране, помимо бардака с правопременением законов судами есть еще большая проблема - исполнение судебных решений...К анализу судебной практики, Валентине следует по любому добавить анализ исполнения судебных решений...
6 авг 2014, 21:17
New
Мне кажется, что Валентина Митрофанова указала, что 5 перечисленных документов - это обязательные документы, забыв дописать приказ о приеме на работу и увольнении.
А все остальное - лишняя документация. Но прозвучало это как-то невнятно и сумбурно.
22 июн 2014, 03:49
New
Мне лично помогают разобраться и разгрести дела внутренние аудиты. Есть план проверки, идешь по всем пунктам и сама видишь все косяки, начинаешь корректировать свои же недоработки. И смысл наверно не в том пройдешь ты аудит или нет, а в том что ты начинаешь сама анализировать свое кдп и доводить всё до ума в сжатые сроки. Если бы каждая компания, хотя бы раз в квартал проводила внутренний аудит, кдп было бы близко к идеалу у всех.
Отменить Войти и отправить